Tema 12: Certificat digital i signatura electrònica

En el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:

a) Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.

b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

1. Sin perjuicio de lo previsto en los artículos 38, 41 y 42, la actuación de una Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del titular del órgano o empleado público.

2. Cada Administración Pública determinará los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal, los cuales podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios. Por razones de seguridad pública los sistemas de firma electrónica podrán referirse sólo el número de identificación profesional del empleado público.

1. Les oficines d'atenció ciutadana assisteixen les persones en l'accés electrònic als procediments i tràmits administratius, d'acord amb les limitacions de l'article 73 d'aquest Decret, en relació amb la normativa vigent en matèria de procediment administratiu comú i altres normes sectorials.

2. L'atenció ciutadana es fonamenta en un sistema de relació i de comunicació amb les persones integral, corporatiu i multidepartamental.

3. L'Administració de la Generalitat de Catalunya publica a la Seu electrònica les oficines d'atenció ciutadana que assumeixen les funcions d'assistència en matèria de registre.

4. Les oficines d'atenció ciutadana han de comprovar la identitat de les persones que intervenen en un procediment administratiu, mitjançant les dades que consten en el document nacional d'identitat o el document identificatiu que correspongui.

Les oficines de gestió empresarial s'inclouen dins de la xarxa d'oficines de suport a l'Administració digital de la Generalitat de Catalunya, i presten serveis de la Finestreta Única Empresarial d'acord amb la seva regulació específica.

1. El Registre electrònic general és la plataforma habilitada per a la recepció i remissió de sol·licituds, escrits i comunicacions, i deixa constància telemàtica, mitjançant el sistema d'informació, de l'anotació fidedigna del registre d'entrada i sortida de documents de l'Administració de la Generalitat.

2. El Registre electrònic general assegura el compliment dels requisits i garanties d'integritat, seguretat, normalització i conservació de la documentació que s'hi presenta, des d'aquest moment fins que es lliura a l'òrgan competent.

El Registre electrònic general es pot consultar a la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat i admet la presentació de sol·licituds, escrits i comunicacions tots els dies de l'any durant les vint-i-quatre hores.

1. El Registre electrònic general és únic per a tota l'Administració de la Generalitat. L'hora oficial és la corresponent a la Seu electrònica.

2. En el supòsit d'interrupció del funcionament del Registre per circumstàncies accidentals o planificades, la Seu ha d'informar d'aquesta circumstància i ha d'indicar, quan s'escaigui, les oficines d’atenció ciutadana en què es pot presentar la documentació alternativament, així com els efectes de la interrupció en el còmput dels terminis. En els tràmits de caràcter permanent, els subjectes de l'apartat 1 de l'article 2 d'aquest Decret poden establir, mitjançant la norma que reguli el procediment, sistemes alternatius per comunicar o manifestar la voluntat de sol·licitar un tràmit en cas d'interrupció del servei per causes tècniques.

El Registre electrònic general de l'Administració de la Generalitat admet els formats de documents següents:

a) Els formularis establerts per a cada procediment d'acord amb el llistat de tràmits de la Seu electrònica, adreçats a qualsevol dels subjectes de l'apartat 1 de l'article 2 d'aquest Decret.

b) El formulari genèric que es posa a disposició a la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat, a excepció que s'estableixin formularis específics d'ús obligatori per a les persones interessades El formulari genèric ha d'identificar l'òrgan o ens destinatari, o les dades que permetin identificar-lo.

c) La documentació o les dades que s'aportin posteriorment a la sol·licitud d'inici d'un procediment o els documents que es presentin adreçats a qualsevol Administració pública d'acord amb la normativa de procediment administratiu comú.

d) Els documents electrònics o les dades emeses pels òrgans competents i adreçats a altres òrgans o persones interessades. Els documents que es presenten en paper es registren mitjançant una còpia autèntica.

1. El Registre electrònic general de l'Administració de la Generalitat emet un rebut que acredita la presentació de la documentació, la data i hora de presentació, el número de registre assignat i l'oficina que ha fet el registre d'entrada. A petició de les persones interessades se li lliura en paper una còpia autèntica del rebut.

2. El rebut inclou els documents presentats mitjançant la incorporació del codi segur de verificació, o altres referències que els identifiquin, amb indicació del format en què s'han presentat.

3. En cas d'incidència dels sistemes d'informació de les oficines, per impossibilitat material o tècnica en l'atenció presencial, els òrgans competents per a la tramitació poden realitzar en diferit la digitalització dels documents presentats i, si escau, l'expedició de la còpia autèntica.

1. En l'àmbit de l'Administració de la Generalitat, poden efectuar còpies autèntiques, mitjançant un funcionari habilitat o una actuació administrativa automatitzada:

a) Les oficines d’atenció ciutadana, respecte de la documentació presentada o les dades aportades per les persones.

b) Els òrgans competents per a la tramitació dels procediments, respecte de la documentació en paper que presenten les persones interessades, si no s'ha digitalitzat a les oficines d’atenció ciutadana, o respecte de la documentació administrativa que emeten.

c) Els arxius centrals administratius dels subjectes de l'apartat 1 de l'article 2 d'aquest Decret.

2. Les sol·licituds de còpies autèntiques de documents públics administratius es registren d'entrada i s'adrecen a l'òrgan emissor del document original.

3. Les persones interessades poden sol·licitar, davant les oficines d’atenció ciutadana habilitades a l'efecte, l'expedició de còpies autèntiques de qualsevol document privat que s'hagi d'incorporar a un expedient administratiu. Les sol·licituds les poden realitzar les persones que s'identifiquin en el document privat, o el seu representant, especificant el procediment al qual s'ha d'incorporar el document objecte de còpia autèntica. L'oficina d’atenció ciutadana, mitjançant el sistema d'actuació administrativa automatitzada, la còpia autèntica corresponent, un cop comprovada la identitat o la representació del sol·licitant.

1. La data i hora oficials de la Seu electrònica i la informació que hi consta sobre els dies hàbils i inhàbils s'apliquen al Registre general electrònic de l'Administració de la Generalitat.

2. La Seu electrònica publica anualment el calendari dels dies que es consideren inhàbils als efectes que estableix aquest article. Aquest és l'únic calendari de dies inhàbils que s'aplica als efectes del còmput de terminis en el Registre electrònic general.

3. L'inici del còmput dels terminis que hagin de complir els subjectes de l'apartat 1 de l'article 2 d'aquest Decret està determinat per la data i hora de presentació al Registre electrònic general de la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat. En cas d'error en la determinació de l'òrgan destinatari del document presentat, l'oficina de registre o l'òrgan receptor l'ha de remetre a l'òrgan competent en el termini màxim de dos dies.

1. L'òrgan responsable de l'atenció ciutadana posa a disposició de les persones, a través de la Seu electrònica i les oficines d'atenció ciutadana integrades, les oficines d'atenció ciutadana sectorials i l'oficina d'atenció ciutadana virtual, els formularis i sistemes de sol·licitud massiva d'ús voluntari que permetin a les persones interessades presentar simultàniament diverses sol·licituds.

2. El procediment de sol·licitud, gestió i tramitació del formulari de presentació massiva de sol·licituds s'estableix mitjançant una instrucció de l'òrgan competent en matèria d'atenció ciutadana.

L'Administració de la Generalitat impulsa la creació de sistemes d'identificació i signatura electrònica d'acord amb els principis següents:

a) L'accés omnicanal de les persones als serveis públics.

a) L'accés a la identificació i signatura electrònica mitjançant serveis de fàcil accés i usabilitat.

b) La proporcionalitat dels sistemes d'identificació i signatura en termes de seguretat i usabilitat en relació amb el servei o tràmit que les requereixin.

c) La coordinació interadministrativa.

d) La col·laboració amb la societat civil, el sector privat i iniciatives de la societat, per tal d'aconseguir la màxima reutilització de serveis i les sinergies necessàries amb la ciutadania.

1. L'Administració de la Generalitat, mitjançant una instrucció del secretari o secretària d'Administració i Funció Pública, determina els sistemes de signatura electrònica que ha d'utilitzar el seu personal i el del seu sector públic.

2. Les eines de tramitació electrònica del procediment administratiu comú han d'incorporar mecanismes de signatura electrònica basats en sistemes no criptogràfics incorporant l'ús d'un segell electrònic i, si escau, amb un codi segur de verificació.

3. Quan, per raons de seguretat pública, sigui necessària la utilització d'un sistema de signatura que preservi la identitat dels empleats públics, el departament competent en l'actuació, amb l'informe previ de l'òrgan transversal competent en matèria d'impuls de l'Administració digital, ha de determinar altres sistemes de signatura electrònica i les condicions d'ús per a la signatura d'actuacions administratives.

1. Per a la signatura electrònica de les actuacions administratives automatitzades es poden emprar un dels sistemes següents:

a) Segell electrònic dels subjectes de l'apartat 1 de l'article 2 d'aquest Decret o de l'Administració de la Generalitat, basat en un certificat electrònic qualificat que compleixi els requisits exigits per la normativa de signatura electrònica.

b) Codi segur de verificació vinculat als subjectes de l'apartat 1 de l'article 2 o de l'Administració de la Generalitat, que permet comprovar la integritat del document mitjançant l'accés a la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat.

2. L'actuació administrativa automatitzada s'ha d'establir mitjançant una resolució de l'òrgan competent, que l'ha de dictar amb caràcter previ a la posada en funcionament del servei. La resolució ha d'incorporar la definició de les especificacions, programació, manteniment, supervisió i control de qualitat i, si s'escau, auditoria del sistema d'informació i del seu codi font, i també ha d'indicar l'òrgan responsable als efectes d'impugnació de l'actuació automatitzada. Les resolucions de les actuacions es publiquen a la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat.

1. L'Administració de la Generalitat determina, mitjançant la publicació a la Seu electrònica, els sistemes d'identificació i signatura de les persones admesos per a la relació amb l'Administració de la Generalitat i per a la identificació i signatura en el procediment administratiu.

2. L'Administració de la Generalitat facilita sistemes d'identificació i signatura electrònica basats en elements biomètrics.

3. La identificació de les persones físiques es pot realitzar mitjançant els sistemes establerts a les oficines d'atenció ciutadana integrades, les oficines d'atenció ciutadana sectorials i l'oficina d'atenció ciutadana virtual, i altres sistemes basats en un registre distribuït d'identitats.

4. Les persones interessades no obligades a la comunicació electrònica que no disposin dels mitjans d'identificació o signatura electrònica en el procediment administratiu poden identificar-se i signar mitjançant el sistema de signatura electrònica dels funcionaris habilitats de les oficines d'atenció ciutadana integrades, les oficines d'atenció ciutadana sectorials i l'oficina d'atenció ciutadana virtual. Per a aquesta actuació, les persones interessades s'han d'identificar davant el funcionari i prestar el seu consentiment exprés. Ha de quedar constància d'aquest consentiment per als supòsits de discrepància o litigi.

5. L'Administració de la Generalitat aprova un pla que determina l'estratègia d'identificació i d'autenticació de les persones en les seves relacions amb l'Administració de la Generalitat.

Els representants de les persones interessades en un procediment administratiu, poden emprar sistemes de signatura electrònica basats en certificats qualificats de representació i també altres sistemes d'identificació de les persones físiques sempre que acreditin la representació mitjançant qualsevol mitjà vàlid en dret.

El Registre en el tractament de dades de la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat permet el desplegament de mecanismes d'identificació, basats en un registre previ com a usuari, de les persones que es relacionen amb els subjectes de l'apartat 1 de l'article 2 d'aquest Decret.

Així mateix, es poden habilitar altres registres d'usuaris per a la creació de mecanismes d'identificació electrònica que requereixin el registre previ de les persones. L'aprovació d'altres registres d'usuaris, per part de l'òrgan competent, requereix l'informe previ de l'organisme encarregat de la ciberseguretat de la Generalitat de Catalunya.

1. Correspon a la persona titular del departament competent en matèria d'administració digital aprovar, mitjançant una ordre, el Catàleg de sistemes d'identificació i signatura electrònica admesos per efectuar els tràmits i procediments de les persones interessades amb l'Administració de la Generalitat. El Catàleg s'actualitza amb l'admissió de nous sistemes d'identificació i signatura electrònica i es publica a la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat.

2. Correspon a la persona titular del departament competent en matèria d'administració digital aprovar, mitjançant una ordre, una guia d'ús dels sistemes d'identificació i signatura electrònica que reculli els aspectes tècnics i organitzatius necessaris per implantar els sistemes d'identificació i signatura electrònica per a cada tràmit o servei digital a l'Administració de la Generalitat. Per a l'elaboració de la Guia i les actualitzacions posteriors, es requereix l'informe previ de l'òrgan encarregat de la ciberseguretat de la Generalitat de Catalunya i dels ens competents en la provisió dels sistemes d'identificació i signatura electrònica de l'Administració de la Generalitat.

1. L'Administració de la Generalitat disposa d'un registre electrònic de representació en què s'inscriuen les representacions de persones físiques i de persones jurídiques que s'atorguin a persones físiques perquè puguin actuar davant l'Administració de la Generalitat i davant d'altres administracions que s'hagin incorporat al registre.

2. Els subjectes de l'apartat 1 de l'article 2 d'aquest Decret inscriuen els apoderaments de caràcter general atorgats apud acta, presencialment o electrònicament, per actuar davant l'Administració de la Generalitat mitjançant el sistema de representació electrònica de l'Administració de la Generalitat.

3. El departament competent en matèria d'administració digital és el responsable del desplegament del Registre electrònic de representació de l'Administració de la Generalitat. Els subjectes de l'apartat 1 de l'article 2 d'aquest Decret són els competents per donar d'alta, modificar i donar de baixa els assentaments en aquest Registre.

4. El Registre electrònic de representació de l'Administració de la Generalitat garanteix la interoperabilitat, interconnexió, compatibilitat informàtica i transmissió telemàtica amb els registres de representació d'altres administracions públiques. La interoperabilitat inclou la consulta dels apoderaments inscrits en el Registre Mercantil, el Registre de la Propietat i en els protocols notarials.

5. Els subjectes de l'apartat 1 de l'article 2 d'aquest Decret poden crear registres particulars en què s'inscriguin els poders atorgats per efectuar tràmits específics del seu àmbit competencial. Aquests registres particulars garanteixen la interoperabilitat, interconnexió, compatibilitat informàtica i transmissió telemàtica amb el Registre electrònic de representació de l'Administració de la Generalitat i la resta de registres de representació.

6. Els subjectes de l'apartat 2 de l'article 2 d'aquest Decret poden accedir a la informació de les representacions del Registre electrònic de representació de l'Administració de la Generalitat d'acord amb la disposició addicional primera.

El Registre electrònic de representació de l'Administració de la Generalitat és accessible des de la Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat, en què s'indiquen els tràmits i les actuacions incorporats al Registre que poden ser objecte d'apoderament.

Les persones accedeixen i realitzen els tràmits relatius a la representació al Registre mitjançant els sistemes d'identificació i signatura disponibles a la Seu electrònica.

1. L'apoderament que s'inscrigui s'ha d'incloure en alguna de les categories següents:

a) Apoderament general perquè l'apoderat pugui actuar en nom del poderdant en qualsevol actuació administrativa davant de qualsevol administració.

b) Apoderament perquè l'apoderat pugui actuar en nom del poderdant en qualsevol actuació administrativa davant una administració o un organisme concret.

c) Apoderament perquè l'apoderat pugui actuar en nom del poderdant únicament per efectuar determinats tràmits o família de tràmits especificats en el poder.

d) Habilitacions per a l'autorització en la realització de determinades transaccions, per part de persones físiques o jurídiques.

2. Per mitjà d'una resolució del departament competent en matèria d'administració digital es poden establir altres categories de representació o apoderament, a petició dels subjectes de l'article 2 d'aquest Decret.

3. Els apoderaments inscrits en el Registre electrònic de representació de l'Administració de la Generalitat només tenen efectes per als tràmits, actuacions o categories als quals faci expressament referència l'apoderament atorgat i que constin en el formulari normalitzat.

1. Els apoderaments inscrits tenen una validesa màxima de cinc anys a comptar de la data d'inscripció. En tot cas, en qualsevol moment abans de la finalització del termini esmentat es pot revocar o prorrogar l'apoderament mitjançant un formulari normalitzat i per compareixença, electrònica o presencial, a les oficines d'atenció ciutadana integrades, les oficines d'atenció ciutadana sectorials i l'oficina d'atenció ciutadana virtual.

2. La renúncia de la persona apoderada es comunica al poderdant mitjançant un avís al correu electrònic indicat en el formulari d'inscripció.

3. En el supòsit que la unitat gestora d'un tràmit o procediment valori que la representació inscrita no disposa de la capacitat jurídica necessària per al tràmit pretès, es pot requerir a la persona interessada la presentació d'informació addicional.