Tema 39: Centros de documentación y bibliotecas

La Ley 10/2007 define biblioteca (art. 2.g) como la estructura organizativa que, mediante los procesos y servicios técnicamente apropiados, tiene como misión facilitar el acceso en igualdad de oportunidades de toda la ciudadanía a documentos publicados o difundidos en cualquier soporte. La misma ley define biblioteca digital (art. 2.h) como colecciones organizadas de contenidos digitales puestas a disposición del público. El Sistema Español de Bibliotecas (art. 14.2) lo forman el Ministerio de Cultura, la Biblioteca Nacional y demás bibliotecas de titularidad estatal; el Consejo de Cooperación Bibliotecaria; y los sistemas bibliotecarios autonómicos, provinciales y locales. La Biblioteca Nacional es la cabecera del Sistema Español de Bibliotecas (RD 582/1989). La norma internacional de estadísticas de bibliotecas es la ISO 2789; el vocabulario normalizado es la ISO 5127. El Manifiesto IFLA/UNESCO define la biblioteca pública como el centro local de información.

La Ley 10/2007 (art. 13.2) considera bibliotecas públicas aquellas que, sostenidas por organismos públicos o privados, se ofrecen abiertas a todos los ciudadanos sin discriminación por ninguna circunstancia personal o social, a través de una colección de documentos de carácter general. Sus servicios básicos (art. 13.4) son: consulta en sala; préstamo individual y colectivo; información y orientación; y acceso a la información digital por Internet; y son libres y gratuitos (art. 13.5). El Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado (RD 582/1989) las destina esencialmente a la difusión y el fomento de la lectura, exige un horario mínimo de 35 horas semanales de apertura (art. 18) y como servicios mínimos lectura en sala con sección infantil, préstamo e información bibliográfica (art. 19). El Manifiesto IFLA/UNESCO proclama que la biblioteca pública ha de ser, por principio, gratuita, es el centro local de información y es responsabilidad de las autoridades locales y nacionales. La cooperación bibliotecaria (Ley 10/2007, art. 15) son vínculos voluntarios entre bibliotecas para intercambiar información, servicios y medios.

El Consejo de Cooperación Bibliotecaria (CCB, 2011) define la biblioteca especializada como la biblioteca o centro de documentación que depende de una institución, pública o privada, cuyos fondos tratan de un tema específico o grupo de temas afines, y que tiene como objetivo dar apoyo a la toma de decisiones del personal de su institución, facilitar información concreta sobre una materia o dar servicios técnicos para el desarrollo de investigaciones. La Ley 10/2007 NO reconoce ni define la biblioteca especializada. La tradición española de Manuel Carrión usa el término bibliotecas especiales, mientras IFLA/UNESCO usan especializadas. Las bibliotecas parlamentarias son un ejemplo central. El mayor conjunto de bibliotecas especializadas de España es la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC (creada en 1984). El servicio más característico de la biblioteca especializada es la Difusión Selectiva de Información (DSI), consistente en hacer llegar al usuario, de forma periódica, información sobre los temas de su interés; el concepto de DSI se atribuye a Hans Peter Luhn (IBM, 1958).

La conservación preventiva es la actuación indirecta sobre el entorno y la manipulación del documento para evitar el daño antes de que se produzca; la restauración es la intervención directa sobre el documento ya deteriorado. La luz ultravioleta es uno de los agentes más dañinos, con un efecto acumulativo e irreversible. Los hongos son los principales agentes de deterioro microbiológico y se disparan con humedad relativa superior al 65-70 por ciento. El papel ácido, fabricado con pasta de madera con lignina, se vuelve amarillento y quebradizo; el papel permanente cumple la norma ISO 9706. La norma ISO 11799 fija los requisitos de almacenamiento de materiales de archivo y biblioteca. El PVC está desaconsejado como material de guarda porque emite gases ácidos, frente a materiales inertes como el poliéster. La desacidificación neutraliza la acidez y deja una reserva alcalina, frenando la hidrólisis, pero no revierte el daño mecánico ya producido: es una estabilización, no una restauración. Como regla, un aumento de temperatura acelera la degradación del papel, por lo que deben evitarse las oscilaciones bruscas de temperatura y humedad.

El proceso técnico es el conjunto de operaciones que se realizan desde que el documento entra en la biblioteca hasta que queda disponible para el usuario; su secuencia habitual es registro, sellado, catalogación, clasificación y tejuelado. El registro asigna a cada documento un número correlativo, único e irrepetible; si un documento se da de baja, su número de registro no se reutiliza. El sello identifica los fondos como propiedad de la biblioteca y tiene una función disuasoria frente al hurto. El tejuelo es la etiqueta que se pega en el lomo del documento y que porta la signatura topográfica. La signatura topográfica es el código que indica la localización física del documento en la biblioteca; se coloca después de la catalogación y la clasificación, porque necesita la signatura ya calculada. En el reparto habitual de tareas, el registro, el sellado y el tejuelado corresponden al personal auxiliar, mientras que la catalogación y la clasificación corresponden al personal técnico.

La ordenación de los fondos consiste en disponer físicamente los documentos en las estanterías siguiendo un criterio que permita localizarlos con rapidez. Existen dos grandes sistemas.

Ordenación sistemática. Los documentos se colocan agrupados por materias, siguiendo un sistema de clasificación, normalmente la Clasificación Decimal Universal (CDU). Reúne en un mismo lugar las obras de contenido afín, de modo que el usuario que busca sobre un tema encuentra próximas otras obras relacionadas. Es el sistema propio del libre acceso, porque favorece la exploración directa de las estanterías (browsing). Su inconveniente es que desaprovecha espacio: hay que dejar huecos para las nuevas incorporaciones dentro de cada materia, y los reajustes obligan a mover fondos.

Ordenación por número currens (numerus currens). Los documentos se colocan por su orden de entrada o registro: a cada obra se le asigna el número correlativo siguiente al último empleado, con independencia de su materia o formato. Aprovecha al máximo el espacio (el fondo crece linealmente sin dejar huecos) y es rápida de gestionar, pero dispersa las obras de una misma materia y obliga a consultar el catálogo para localizar cualquier documento. Por eso es el sistema típico de los depósitos cerrados, donde solo accede el personal.

La signatura topográfica es el código que fija la posición exacta del documento en la estantería y sirve de enlace entre el catálogo y el depósito. En ordenación sistemática suele componerse de: el indicativo de la CDU (materia), la notación de autor o notación Cutter (letras y cifras derivadas del apellido del autor o del título) y, cuando procede, otros elementos como el número de volumen o de ejemplar. Se reproduce en el tejuelo del documento y en el registro catalográfico.

Libre acceso frente a depósito cerrado. En libre acceso el usuario circula entre las estanterías y toma los documentos directamente, lo que exige ordenación sistemática, buena señalización y mantenimiento constante del orden. En depósito cerrado los fondos están reservados al personal, que los sirve por petición; permite ordenación por número currens y un aprovechamiento óptimo del espacio.

Gestión de los depósitos. El depósito puede ser de estantería fija (pasillos permanentes) o compacta/móvil (estanterías sobre raíles que se desplazan y solo abren un pasillo cada vez, con lo que duplican la capacidad de almacenamiento). Deben controlarse las condiciones ambientales: temperatura estable en torno a 16-21 °C y humedad relativa del 40-60%, evitando fluctuaciones bruscas, además de iluminación controlada y limpieza. Otros recursos son los depósitos de gran altura y los depósitos remotos o externos, destinados a fondos de baja consulta. La señalización de módulos, estanterías y baldas y un buen aprovechamiento del espacio son esenciales.

Preparación física. Antes de colocar el documento se realiza su preparación: sellado, registro, tejuelado y, en su caso, magnetización o etiqueta de radiofrecuencia. El tejuelo es la etiqueta que se adhiere en el lomo (o en la parte inferior) y reproduce la signatura topográfica; es la marca visible que permite ordenar y localizar la obra en la balda.

Los recuentos (inventarios) consisten en comprobar físicamente que los fondos existentes coinciden con los registrados en el catálogo. Su finalidad es detectar pérdidas, hurtos, documentos deteriorados y errores de colocación, así como conocer el estado real de la colección. Se realizan periódicamente y suelen aprovecharse para tareas de expurgo (retirada de fondos obsoletos o deteriorados). Un recuento puede hacerse contra el catálogo (comprobar que cada registro tiene su ejemplar) o desde la estantería.

Colocación y mantenimiento del orden. La colocación devuelve a su sitio los documentos devueltos o consultados. El mantenimiento del orden incluye la reordenación periódica de las baldas y la revisión de estanterías (reading shelves): recorrer las baldas comprobando que cada documento está en su posición correcta según la signatura y corrigiendo los que están mal colocados.

La cooperación bibliotecaria, según el artículo 15 de la Ley 10/2007, son los vínculos que, con carácter voluntario, se establecen entre bibliotecas y sistemas bibliotecarios para intercambiar información, ideas, servicios, conocimientos especializados y medios. El Consejo de Cooperación Bibliotecaria, creado por la Ley 10/2007, es el órgano colegiado de composición interadministrativa que canaliza la cooperación entre la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas, las entidades locales y las universidades; se desarrolla por el Real Decreto 1573/2007. En el ámbito internacional, la IFLA (Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas) se fundó en 1927 en Edimburgo y tiene su sede en La Haya. La OCLC (Online Computer Library Center) es una cooperativa internacional de bibliotecas sin ánimo de lucro que gestiona el catálogo colectivo WorldCat. El préstamo interbibliotecario es un servicio cooperativo. REBIUN, comisión sectorial de CRUE, articula la cooperación de las bibliotecas universitarias y científicas españolas, siendo su catálogo colectivo su principal actividad.