1. Agentes del Proceso
Los agentes que intervienen directamente en el proceso o que tienen interés en el resultado del mismo, son los siguientes:
1.1. Clientes
Son los destinatarios del resultado del proceso o “output”. Los clientes podrán ser: internos, si pertenecen a la propia organización y externos, si son ajenos a la misma. El proceso deberá estar orientado a satisfacer los requerimientos de los clientes con respecto al output que se les entrega.
En una Administración Pública los clientes externos son todos los ciudadanos, tanto los que acuden a la misma en demanda de un determinado servicio, como los destinatarios de los mismos, o en su caso otros agentes interesados.
Los clientes internos son los agentes o personas de la administración, ya sean funcionarios o laborales destinatarios del output de alguno de los procesos de la organización.
1.2. Proveedores
Son las funciones de la organización o personas que aportan input al proceso.
Al igual que los clientes, podrán ser proveedores internos o externos.
1.3. Responsable o propietario del proceso
Es la persona responsable del proceso y que, por lo tanto, se encarga de controlar el buen funcionamiento del mismo, realizando un seguimiento de los indicadores que conforman el sistema de control y verificando que se alcanzan los resultados objetivo (en términos de eficacia, eficiencia, calidad,...) y procurando la mejora continua del proceso, para lo cual llevará a cabo las modificaciones necesarias.
1.4. Otros agentes implicados
Todos aquellos agentes, a excepción de los clientes, proveedores y los propietarios del proceso, que tienen un interés económico o de otra índole en las actividades y en el rendimiento de los procesos de la organización, y que, por tanto, se ven afectados por los resultados de los mismos.
2. Elementos del Proceso
Los procesos se caracterizan por estar formados por los siguientes elementos:
Unas entradas o “inputs”, procedentes del proveedor del proceso, que han de responder a los estándares o criterios de aceptación previamente definidos.
Estas entradas pueden consistir en información procedente de un suministrador interno, como una unidad administrativa diferente a la que desarrolla el proceso.
Unos medios y recursos adecuados para el desarrollo óptimo de las actividades del proceso, pero que no se transforman durante el mismo. Por ejemplo, personal cualificado y con el nivel de autoridad requerido para realizarlo;
hardware y software adecuados, documentos e información suficiente sobre qué procesar, cómo y cuándo entregar el output al siguiente eslabón del proceso.
Unas salidas o “outputs”: que son los productos o servicios generados por el proceso y que se ofrece al destinatario (ciudadano/cliente) de acuerdo a unos requerimientos o expectativas que éste demanda con respecto a dicho output, y cuya calidad viene definida a través de unos atributos que le aportan valor.
Sistema de Control: lo componen un conjunto de indicadores y medidas del rendimiento del proceso y del nivel de orientación del mismo a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los diferentes clientes (internos y externos).
Alcance o límites del proceso: delimitan el comienzo y la finalización del mismo. El proceso debe comenzar a partir de la identificación de las necesidades y expectativas del cliente, y terminar con la satisfacción efectiva de las mismas.
Ejemplo: Agentes y Elementos de los procesos de una secretaría de un centro educativo
Entre los procesos que se desarrollan en una secretaría de cualquier centro educativo figura la tramitación de matrículas. Este aspecto es claramente un proceso puesto que es el desarrollo sistemático de una serie de actividades encaminadas a prestar un servicio a los alumnos, como es la matriculación de los mismos en el centro.
Otros procesos que realiza esta unidad administrativa son: tramitación de becas, atención telefónica, atención personal, etc.
Agentes que intervienen en los procesos de la secretaría:
Se diferencian claramente clientes externos, que serán los alumnos o en su caso sus padres, o cualquier otro ciudadano u organismo en general que acuda a pedir información o por otro motivo a la secretaría, y los clientes internos, profesores u otras unidades administrativas que soliciten información o documentación.
Del mismo modo, también existen proveedores externos, como son los suministradores de material de papelería, etc., y proveedores internos, como por ejemplo los profesores que comunican las notas de cada uno de los alumnos, etc.
Debe existir un responsable dentro de la secretaría.
Las asociaciones de padres y madres de alumnos, son otros agentes implicados en los procesos.
Tomando como ejemplo el proceso de gestión de matriculación de los alumnos, se tienen los siguientes elementos:
El input de este proceso lo constituye toda la documentación que aporta el alumno/usuario para formalizar la solicitud de matrícula.
Los medios y recursos imprescindibles para llevar a cabo el proceso son: el personal de secretaría, el soporte informático para el tratamiento de información, etc.
El output, es la matriculación efectiva del alumno en el centro educativo.
El centro podría tener un Sistema de Control de este proceso que midiera el rendimiento del mismo y su nivel de orientación a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los alumnos/usuarios. Por ejemplo podría contemplar alguno de los siguientes indicadores: tiempo de espera medio para efectuar la matrícula, número de alumnos matriculados en cada curso, nivel de satisfacción de los alumnos con la calidad del proceso, etc.
El inicio del proceso lo marca el alumno/usuario con la presentación de la documentación necesaria para efectuar la matrícula, y finaliza cuando la matrícula se hace efectiva.
3. Conceptos Clave
Sistema. El conjunto de procesos que tienen por finalidad la consecución de un objetivo común.
Subprocesos. Son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.
Procedimiento. Forma específica de llevar a cabo un proceso, subproceso o actividad. De forma generalizada, los procedimientos se describen en documentos a modo de manual, que contienen el objeto y su campo de aplicación;
qué debe hacerse y quién debe hacerlo; cuándo, dónde y cómo se debe llevar a cabo; qué materiales, equipos y documentos deben utilizarse y cómo debe controlarse y registrarse.
Procedimiento Administrativo. El proceso mediante el cual un órgano administrativo adopta decisiones sobre las pretensiones formuladas por los ciudadanos o sobre las prestaciones o servicios cuya satisfacción o tutela tiene encomendadas dicho órgano. A tal efecto, el procedimiento administrativo consta de al menos las siguientes tres fases: iniciación, instrucción y finalización. De esta forma se entenderá por fases dentro del procedimiento administrativo el conjunto de trámites caracterizados por ser consecutivos y responder a una misma finalidad en el circuito de tramitación.
Actividad. Es la agrupación de tareas dentro de un procedimiento, para facilitar su gestión. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente, es desarrollada por un mismo departamento o unidad administrativa.
Tarea. Es la parte más pequeña en la que se puede descomponer una actividad. Si bien, un proceso puede comprenderse correctamente sin necesidad de bajar a este nivel de detalle, la desagregación a nivel de tarea permitirá la asignación específica e indiscutible de las mismas a personas concretas, evitando solapamientos o dilución de responsabilidades.
Indicador. Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente el funcionamiento y la evolución de un proceso o de una actividad en términos de eficacia, eficiencia y flexibilidad o capacidad para adaptarse al cambio.
EJEMPLO: Aplicando estas definiciones a una organización pública, se tendría desde lo más global a lo más particular:
Sistema: Gestión de presupuestos.
Proceso: Gestión del presupuesto de gasto.
Subproceso: Gestión de gastos de personal.
Actividad: Órdenes de transferencia de pago de salarios.
Tarea: Revisión y registro de los datos bancarios del personal.
Flujograma. Es una representación gráfica de la secuencia ordenada de las actividades que se desarrollan dentro de un proceso.
Mapa de procesos. Es una representación esquematizada de los grandes procesos que conforman una organización. Normalmente, en el mapa de procesos figuran los procesos clasificados por su finalidad: estratégicos, clave u operativos y de apoyo o soporte.
Simplificación de procesos. Consiste en la mejora continua e incremental de los procesos.
Reingeniería de procesos. Es una revisión fundamental y un rediseño radical de los procesos clave que transforma el modo de trabajar de una organización, consiguiendo grandes mejoras en: coste, calidad, flexibilidad, servicio y rapidez.
Procesos Estratégicos. Son aquellos que están relacionados con la definición y el control de los objetivos de la organización, su planificación y estrategia, definición de la misión, visión y valores. En su gestión interviene directamente el equipo directivo.
Procesos Operativos o Procesos de Servicios. Son aquellos que permiten el desarrollo de la planificación y estrategia de la organización, y que añaden valor para el ciudadano o inciden directamente en su satisfacción.
Procesos de Soporte o de Apoyo. Facilitan el desarrollo de las actividades que integran los procesos clave, y generan valor añadido al cliente interno.
Procesos Críticos. Aquellos procesos que inciden de forma directa en los resultados que alcance la organización, de tal manera que cualquier variación en los mismos repercute de manera significativa en la prestación del servicio a los ciudadanos o clientes externos.
Nota: el original incluye además el esquema «Gestión por procesos» (proveedor, entradas, procesos, salidas, cliente), que no se reproducen aquí.