El entorno de trabajo en Microsoft Outlook 365
Microsoft Outlook 365 integra en una única ventana principal todos los módulos de gestión de comunicación y productividad: correo, calendario, contactos, tareas y notas. Comprender su interfaz es imprescindible para trabajar con eficiencia.
La ventana principal de Outlook
Al iniciar Outlook, la pantalla se divide en varias áreas funcionales que permanecen visibles en todo momento:
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Cinta de opciones (parte superior): contiene las pestañas con todos los comandos organizados por función.
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Panel de navegación / Barra de navegación (lateral izquierdo): acceso rápido a los distintos módulos.
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Lista de elementos (centro): muestra los mensajes, citas, contactos o tareas del módulo activo.
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Panel de lectura (derecha o inferior): previsualiza el elemento seleccionado sin necesidad de abrirlo.
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Barra de tareas pendientes (derecha): resumen de tareas y citas próximas.
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Barra de estado (parte inferior): información contextual sobre el estado de la aplicación.
La cinta de opciones (Ribbon)
La cinta de opciones organiza los comandos en pestañas (tabs). Cada pestaña agrupa comandos relacionados en grupos. Las pestañas principales en la vista de Correo son:
Pestaña Inicio
Es la pestaña activa por defecto en la vista de Correo. Contiene los comandos más utilizados:
| Grupo | Comandos principales |
|---|
| Nuevo | Nuevo correo electrónico, Nuevos elementos (mensaje, cita, reunión, contacto, tarea, nota) |
| Eliminar | Eliminar, Archivar, Limpiar conversación (eliminar mensajes redundantes), Correo no deseado |
| Responder | Responder, Responder a todos, Reenviar, Reunión de respuesta |
| Mover | Reglas, Mover a carpeta, Copiar en carpeta |
| Etiquetas | Seguimiento, Categorizar, Marcar/desmarcar como leído |
| Buscar | Filtrar correo electrónico, Buscar contacto |
Pestaña Enviar y recibir
Permite sincronizar las cuentas de correo con el servidor:
| Grupo | Comandos principales |
|---|
| Enviar y recibir | Enviar/Recibir todas las carpetas (F9), Enviar todo |
| Servidor | Actualizar carpeta, Cancelar todo |
| Descargar | Descargar encabezados, Descargar el resto del mensaje |
| Preferencias | Definir grupos Enviar/Recibir, Trabajar sin conexión |
Pestaña Carpeta
Gestiona las carpetas del buzón:
| Grupo | Comandos principales |
|---|
| Nuevo | Nueva carpeta, Nueva carpeta de búsqueda |
| Acciones | Cambiar nombre, Copiar, Mover, Eliminar carpeta, Marcar todo como leído |
| Limpiar | Limpiar carpeta (eliminar duplicados), Recuperar elementos eliminados |
| Propiedades | Directiva, Configuración de Autoarchivar, Permisos de carpeta, Mostrar recuento de todas las carpetas |
Importante para el examen: En la cinta, el botón Configuración de Autoarchivar está en la pestaña Carpeta (no en Vista ni en Inicio). Microsoft documenta además la ruta Archivo > Opciones > Avanzadas > Configuración de Autoarchivar, y para una carpeta concreta, clic derecho > Propiedades > pestaña Autoarchivar.
Pestaña Vista
Controla cómo se visualizan los elementos en Outlook:
| Grupo | Comandos principales |
|---|
| Vista actual | Cambiar vista (Compacto, Único, Vista previa), Configuración de vista, Restablecer vista |
| Mensajes | Mostrar como Conversaciones, Configuración de conversación |
| Organización | Panel de lectura, Panel de personas, Barra de tareas pendientes |
| Diseño | Panel de carpetas, Barra de acceso rápido |
| Ventana | Abrirla en nueva ventana |
Pestaña Ayuda
Acceso a la ayuda en línea de Microsoft, formación y soporte técnico.
Pestaña Archivo (Backstage)
Al hacer clic en Archivo (extremo izquierdo de la cinta), se abre la vista Backstage, que no es una pestaña de cinta al uso. Desde aquí se accede a:
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Información: estado de la cuenta, configuración de la cuenta, herramientas de limpieza de buzón.
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Abrir y exportar: abrir archivos .pst, importar/exportar contactos y datos.
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Guardar como: guardar mensajes en formatos externos.
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Opciones: configuración general de Outlook (correo, calendario, contactos, tareas, firmas, etc.).
-
Administrar reglas y alertas: crear y editar reglas de mensajes.
Panel de navegación y Barra de navegación
Barra de navegación
La barra de navegación (lateral o inferior según la versión) permite cambiar entre los módulos principales de Outlook. De forma predeterminada muestra 4 iconos:
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Correo (sobre)
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Calendario
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Contactos (Personas)
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Tareas (To Do)
Los botones o iconos visibles de la barra de navegación se configuran en Opciones de navegación > Número máximo de elementos visibles, cuyo valor predeterminado es 4.
Pregunta frecuente: De forma predeterminada, la barra de navegación de Outlook 365 muestra 4 elementos; el número se aumenta o reduce en Opciones de navegación > Número máximo de elementos visibles.
Lo que se oculta tras los tres puntos: «Opciones de navegación»
Según la ayuda oficial de Microsoft, «según la resolución de pantalla, es posible que algunos elementos de la barra de navegación estén ocultos. Por ejemplo, las notas, las carpetas y los accesos directos se ocultan detrás de los tres puntos del de navegación, al final de la barra de navegación».
Desde ese botón se abren las Opciones de navegación, donde se elige el Número máximo de elementos visibles y el orden en Mostrar en este orden. Los elementos que se pueden mostrar son los módulos de Outlook: Correo, Calendario, Personas (Contactos), Tareas, Notas, Carpetas y Accesos directos. Las bandejas (Bandeja de entrada, Bandeja de salida) no son módulos de la barra, sino carpetas dentro de Correo. Tampoco lo son los Favoritos: son una sección del panel de carpetas.
Panel de carpetas
Dentro del módulo de Correo, el panel de carpetas muestra la jerarquía de carpetas del buzón. Las carpetas predeterminadas en Outlook son:
| Carpeta | Descripción |
|---|
| Bandeja de entrada | Recibe los mensajes entrantes |
| Borradores | Guarda automáticamente los mensajes sin enviar |
| Elementos enviados | Copia de cada mensaje enviado correctamente |
| Elementos eliminados | Mensajes borrados (permanecen en ella hasta que se vacía) |
| Correo no deseado | Mensajes filtrados como spam |
| Archivo | Carpeta de archivado de mensajes |
| Bandeja de salida | Mensajes pendientes de ser enviados |
Importante: Los mensajes que no se terminan de redactar se guardan automáticamente en Borradores. Al eliminar un mensaje (tecla Supr), se mueve a Elementos eliminados. Si se vacía esa carpeta, los mensajes se eliminan definitivamente de ella; con una cuenta Exchange pasan a la carpeta oculta Elementos recuperables, desde donde aún pueden rescatarse durante un tiempo con Inicio > Recuperar elementos eliminados del servidor.
Gestión de carpetas
Desde la pestaña Carpeta o haciendo clic derecho sobre una carpeta se puede:
-
Crear nuevas carpetas (también con Ctrl+Mayús+E).
-
Renombrar carpetas existentes.
-
Mover carpetas a otras ubicaciones.
-
Eliminar carpetas (y su contenido pasa a Elementos eliminados).
-
Configurar el Autoarchivar para cada carpeta individualmente.
Panel de lectura
El panel de lectura muestra una vista previa del mensaje seleccionado sin necesidad de abrirlo. Se puede configurar en tres posiciones:
-
A la derecha (posición predeterminada): el panel aparece a la derecha de la lista de mensajes.
-
En la parte inferior: el panel aparece debajo de la lista de mensajes.
-
Desactivado: el panel queda oculto. Para ocultarlo completamente se usa la pestaña Vista > Panel de lectura > Desactivado.
Panel de personas
El panel de personas (People Pane) aparece en la parte inferior del panel de lectura y muestra información sobre el remitente del mensaje seleccionado: nombre, foto de perfil, mensajes recientes y archivos compartidos.
Barra de tareas pendientes
La barra de tareas pendientes (To-Do Bar) se muestra a la derecha de la ventana y ofrece un resumen accesible desde cualquier vista de Outlook. Muestra:
-
Un miniconsultario (navegador de fechas).
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Las citas próximas de los días siguientes.
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Las tareas pendientes con fecha de vencimiento.
Es accesible y visible desde cualquier módulo de Outlook (correo, calendario, contactos, tareas).
Barra de estado
La barra de estado se sitúa en la parte inferior de la ventana de Outlook. Muestra información contextual sobre el módulo activo:
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Número de elementos en la carpeta seleccionada.
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Número de mensajes no leídos.
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Estado de conexión (conectado / trabajando sin conexión).
-
Progreso de operaciones de envío y recepción.
-
Controles de zoom del panel de lectura.
Lo que NO muestra la barra de estado: la dirección de correo del remitente del mensaje seleccionado. El espacio del buzón no aparece por defecto, pero con una cuenta de Exchange puede mostrarse: clic derecho en la barra de estado > Personalizar barra de estado > Información de cuota.
Barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido (Quick Access Toolbar, QAT) se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana, sobre la cinta de opciones. Permite personalizar atajos de acceso rápido a los comandos más usados. Los accesos predeterminados incluyen: Enviar y recibir, Deshacer y Rehacer.
Vistas de la lista de mensajes
En la vista de Correo, los mensajes se pueden visualizar de tres formas (Vista actual > Cambiar vista):
| Vista | Descripción |
|---|
| Compacto | Muestra el remitente, asunto y un fragmento del mensaje en líneas reducidas |
| Único | Muestra cada mensaje en una fila única con columnas separadas para remitente, asunto y fecha |
| Vista previa | Muestra varias líneas del mensaje bajo el asunto |
Vista Conversación
La vista de conversación agrupa todos los mensajes que comparten el mismo asunto (y sus respuestas y reenvíos) en un único hilo expandible. Se activa desde Vista > Mostrar como Conversaciones.
Dentro de la Configuración de conversación (pestaña Vista, grupo Mensajes) están disponibles estas opciones:
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Mostrar mensajes de otras carpetas.
-
Expandir siempre la conversación seleccionada.
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Usar vista con sangría clásica.
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Mostrar siempre los remitentes encima del asunto.
Lo que NO es una opción de Configuración de conversación: "Ocultar remitentes duplicados" no existe como opción en este menú.
Al usar "Responder a todos" en un mensaje recibido, el nuevo mensaje tendrá como destinatarios al remitente original y a todos los que estaban en los campos Para y CC del mensaje recibido (nunca a los de CCO).
Búsqueda de mensajes
La barra de búsqueda de Outlook 365 permite localizar mensajes, contactos, citas y tareas mediante texto libre u operadores de búsqueda:
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Búsqueda simple: escribir una palabra devuelve todos los elementos que la contienen (coincidencia por prefijo). Ejemplo: escribir "proyecto" devuelve mensajes que contienen "proyecto", "proyectos", etc.
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Búsqueda de frase exacta: poner la frase entre comillas. Ejemplo: "solicitud aprobada".
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Operadores de campo: restringen la búsqueda a un campo concreto. Ejemplo: Asunto:oferta busca solo en el campo Asunto.
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Operador NO (NOT): excluye términos. Ejemplo: Asunto:oferta NO primera busca mensajes con "oferta" en el asunto pero sin la palabra "primera".
-
Búsqueda avanzada: Ctrl+Mayús+F.
Desde la pestaña Inicio, el grupo Buscar incluye el comando Filtrar correo electrónico con opciones para mostrar solo mensajes: No leídos, Con marca, Adjuntos, A mí, En copia, Categorizados, Urgentes, Próximos 7 días, etc.
En Microsoft Outlook, el criterio de disposición "Para" permite agrupar los mensajes de una carpeta según su destinatario.
Gestión de mensajes
Importancia y seguimiento
Los mensajes en Outlook pueden marcarse con tres niveles de importancia:
-
Alta (exclamación roja !): indica que el mensaje requiere atención prioritaria.
-
Normal: valor predeterminado.
-
Baja (flecha hacia abajo azul).
Atención: Un correo con exclamación roja tiene marcada importancia alta.
Las marcas de seguimiento permiten añadir un recordatorio a mensajes recibidos o enviados para gestionarlos posteriormente. Se pueden aplicar a cualquier mensaje de correo electrónico. Las opciones de seguimiento disponibles incluyen: Hoy, Mañana, Esta semana, La próxima semana, Sin fecha y Personalizada. El comando de seguimiento personalizado se abre con Ctrl+Mayús+G.
Lo que NO es una opción de Seguimiento: "Mes siguiente" no aparece en el menú de seguimiento de Outlook.
Bandera roja junto a un correo: sirve para marcar el seguimiento de un correo, indicando que requiere atención o acción posterior.
Categorías de color
Las categorías de color permiten asignar una etiqueta visual a cualquier elemento de Outlook (mensajes, citas, contactos, tareas). Hay varias categorías habilitadas por defecto que se pueden modificar, eliminar o renombrar. También es posible crear nuevas categorías y asignar teclas de método abreviado a cada una.
Correo no deseado (spam)
Outlook incluye un filtro antispam que evalúa los mensajes entrantes y mueve automáticamente los sospechosos a la carpeta Correo no deseado. Se puede configurar el nivel de protección:
- Cuanto mayor sea el nivel de protección, mayor será el riesgo de que mensajes legítimos (falsos positivos) sean clasificados como no deseados.
Si un usuario marca un mensaje como "No es correo no deseado", el mensaje vuelve a la Bandeja de entrada y el remitente puede añadirse a la lista de remitentes seguros.
Los correos de phishing son los que tratan de conseguir información confidencial (contraseñas, datos bancarios) de forma fraudulenta, haciéndose pasar por entidades legítimas. El spam es correo comercial no solicitado.
Eliminar y purgar mensajes
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Supr: mueve el mensaje a Elementos eliminados. (Ctrl+D en el módulo Correo responde al mensaje; en Tareas sí elimina el elemento)
-
Mayús+Supr: elimina permanentemente (no pasa por Elementos eliminados).
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Vaciar Elementos eliminados: elimina definitivamente todos los mensajes de esa carpeta (con una cuenta Exchange pasan a la carpeta oculta Elementos recuperables, desde donde aún pueden rescatarse un tiempo).
-
Limpiar conversación: el comando Limpiar de Outlook elimina los mensajes repetidos o redundantes de la conversación o de la carpeta seleccionada enviándolos a Elementos eliminados.
-
Purgar: en una cuenta IMAP, un mensaje eliminado puede quedar marcado para su eliminación (tachado, sin salir de su carpeta); Purgar elimina definitivamente esos mensajes marcados del servidor IMAP, sin posibilidad de restaurarlos.
Redacción de mensajes
Al crear un nuevo mensaje, la ventana de redacción incluye sus propias pestañas:
| Pestaña | Contenido principal |
|---|
| Mensaje | Comandos de portapapeles, fuente, párrafo, responder, etiquetas y zoom; también el botón Firma, para insertar a mano una firma en el mensaje |
| Insertar | Adjuntar archivo, firma, tablas, imágenes, hipervínculo, emoji, elementos rápidos |
| Opciones | CCO, De (remitente alternativo), Cifrado, Retrasar entrega, Confirmaciones (entrega, lectura), envío de las respuestas a otra dirección |
| Formato de texto | Negrita, cursiva, color de fuente, estilos, Cambiar estilos (conjunto de estilos, colores, fuentes) |
| Revisar | Ortografía y gramática, sinónimos, traducir |
Importante para el examen: El botón "Cambiar estilos" (que modifica el conjunto de estilos, colores, fuentes y espacio entre párrafos) se encuentra en la pestaña Formato de texto de la ventana de redacción.
Campos del mensaje
| Campo | Descripción |
|---|
| Para | Destinatario principal (obligatorio para enviar) |
| CC (Con Copia) | Destinatarios en copia (ven a los de Para y CC, pero no a los de CCO) |
| CCO (Con Copia Oculta) | Destinatarios en copia oculta (los demás no pueden verlos) |
| Asunto | Título breve que describe el contenido del mensaje |
| Cuerpo | Contenido del mensaje |
Para enviar correo a varios destinatarios sin que se vean entre sí: usar el campo CCO.
Para enviar un correo solo es imprescindible indicar al menos un destinatario (en Para, CC o CCO). El asunto y el cuerpo del mensaje son opcionales: si el asunto está vacío, Outlook avisa antes de enviar, pero permite enviarlo igualmente. El remitente (De) lo rellena Outlook con la cuenta desde la que se envía.
Adjuntos y opciones de envío
El tamaño máximo depende del tipo de cuenta: en la aplicación de Outlook, las cuentas de correo de Internet (Outlook.com, Gmail) tienen un límite de 20 MB por mensaje, incluidos los adjuntos, y las cuentas de Exchange de 10 MB por defecto; en Outlook.com (la web), el límite de un archivo adjunto es de 25 MB, y de 2 GB si se adjunta desde OneDrive.
Ojo con la pregunta: si se pregunta por la aplicación de Outlook y una cuenta de Internet, la cifra es 20 MB; si se pregunta por Outlook.com, es 25 MB. Fuentes oficiales de Microsoft: «Para las cuentas de correo electrónico de Internet, como Outlook.com o Gmail, el límite de tamaño del correo electrónico es de 20 megabytes (MB)» (https://support.microsoft.com/es-es/outlook/reduce-attachment-size-to-send-large-files-with-outlook; en inglés, «For internet email accounts such as Outlook.com or Gmail, the email size limit is 20 megabytes (MB)», https://support.microsoft.com/en-us/outlook/reduce-attachment-size-to-send-large-files-with-outlook) y «El tamaño límite de los datos adjuntos para archivos es de 25 MB» (https://support.microsoft.com/es-es/outlook/sending-limits-in-outlook-com; en inglés, «The attachment size limit for files is 25 MB», https://support.microsoft.com/en-us/outlook/sending-limits-in-outlook-com).
La opción Retrasar entrega (pestaña Opciones del mensaje) permite programar una fecha y hora concretas para que el mensaje se envíe. Mientras no llega ese momento, el mensaje permanece en la Bandeja de salida. Si se pulsa "Enviar" accidentalmente y el mensaje está todavía en la Bandeja de salida, aún es posible abrirlo y borrarlo.
Desde la pestaña Opciones del mensaje se pueden solicitar:
-
Confirmación de entrega: notifica cuando el mensaje llega al servidor del destinatario.
-
Confirmación de lectura: notifica cuando el destinatario abre el mensaje (si este lo permite).
Responder, Responder a todos, Reenviar
Estos tres comandos se encuentran en la pestaña Inicio de la cinta de opciones (grupo Responder):
| Acción | Resultado |
|---|
| Responder | Nuevo mensaje dirigido solo al remitente original |
| Responder a todos | Nuevo mensaje al remitente y a todos los de los campos Para y CC |
| Reenviar | Nuevo mensaje con el contenido original para enviarlo a un tercero |
El prefijo RE: al inicio del asunto indica que el mensaje es una respuesta. El prefijo RV: indica que es un reenvío.
Respuestas automáticas (fuera de la oficina)
Las respuestas automáticas se configuran desde Archivo > Respuestas automáticas. Permiten establecer un mensaje automático que se envía cuando se recibe un correo durante el período configurado (inicio y fin). Se pueden configurar mensajes distintos para personas de dentro y fuera de la organización.
Dónde se encuentran las Respuestas automáticas: en Archivo (Archivo > Respuestas automáticas), no en la pestaña Inicio. Solo aparecen con cuentas que las admiten (Exchange); con Gmail, Yahoo u otras cuentas POP o IMAP se usa una regla.
Identidades múltiples y dirección de respuesta
Desde un cliente Outlook, sí es posible enviar correos con identidades diferentes si se tienen varias cuentas configuradas o si se usa el campo "De" (pestaña Opciones). Desde la pestaña Opciones también se puede hacer que las respuestas al mensaje se dirijan a una dirección diferente de la que lo envía.
Reglas de mensajes
Las reglas permiten automatizar la gestión del correo (mover, eliminar, reenviar, categorizar, marcar, etc.) según condiciones definidas por el usuario.
Existen dos tipos:
-
Reglas basadas en servidor: se ejecutan en el servidor Exchange aunque Outlook no esté abierto.
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Reglas solo de cliente: se ejecutan únicamente cuando Outlook está en ejecución en el equipo local.
Para crear o gestionar reglas: Inicio > Mover > Reglas > Administrar reglas y alertas o desde Archivo > Administrar reglas y alertas.
Las reglas pueden basarse en condiciones como: remitente, asunto, tamaño, importancia, palabras clave, etc. Las acciones disponibles incluyen: mover a carpeta, eliminar, reenviar, responder con plantilla, marcar con seguimiento, cambiar importancia, etc.
Grupos de envío y recepción
Los grupos de envío y recepción permiten configurar qué cuentas de correo se sincronizan, con qué frecuencia y qué carpetas se descargan. Se configuran desde Enviar y recibir > Definir grupos Enviar/Recibir.
Limpieza del buzón
Outlook 365 incluye varias herramientas para administrar el tamaño del buzón, accesibles desde Archivo > Herramientas de limpieza del buzón:
-
Limpieza de buzón: muestra estadísticas del tamaño del buzón y permite encontrar y eliminar elementos grandes o antiguos.
-
Autoarchivar: mueve elementos antiguos a un archivo .pst automáticamente.
-
Vaciar carpeta Elementos eliminados.
-
Limpiar carpeta Elementos eliminados.
Módulo Calendario
Vistas del calendario
El calendario de Outlook ofrece las siguientes vistas:
| Vista | Descripción | Atajo |
|---|
| Día | Muestra las horas de un solo día | Ctrl+Alt+1 |
| Semana laboral | Muestra los días laborables (lun-vie) | Ctrl+Alt+2 |
| Semana | Muestra los 7 días de la semana | Ctrl+Alt+3 |
| Mes | Vista mensual completa | Ctrl+Alt+4 |
| Programación | Vista en franjas horizontales para comparar calendarios | — |
Al hacer doble clic sobre un día en la vista Mes: se abre el formulario de una cita nueva para esa fecha. Como se pincha el día entero y no una franja horaria, Outlook la propone marcada como Evento de todo el día. Es el mismo comportamiento del doble clic en cualquier área en blanco del calendario, en todas las vistas.
⚠️ El doble clic no cambia de vista. Para pasar a la vista Día se usa la cinta (Inicio > Organizar > Día) o el atajo Ctrl+Alt+1 de la tabla anterior.
Tipos de elementos del calendario
| Tipo | Descripción |
|---|
| Cita | Evento personal sin invitados externos; solo afecta al propio calendario |
| Reunión | Evento con invitados; Outlook envía convocatoria por correo electrónico |
| Evento | Ocupa todo el día (o varios días) sin bloquear franjas horarias específicas |
-
Las reuniones permiten usar el Asistente para programación (botón de la cinta del formulario de reunión) para ver la disponibilidad de todos los invitados y de las salas antes de confirmar la hora.
-
Las citas recurrentes (diarias, semanales, mensuales, anuales) al eliminarse ofrecen la opción de borrar solo esa ocurrencia o todas las recurrencias.
Módulo Contactos (Personas)
Outlook permite gestionar contactos individuales y grupos de contactos (antes llamados listas de distribución). Un grupo de contactos agrupa varias direcciones de correo para simplificar el envío masivo.
En la página Contactos, para crear un grupo de contactos hay que seleccionar Nuevo grupo de contactos (no "Nueva lista de correo" ni "Nueva libreta de direcciones").
Desde la vista de contactos se puede:
-
Ver, crear, editar y eliminar contactos.
-
Enviar correo electrónico a un contacto.
-
Programar una reunión con un contacto.
-
Compartir contactos individuales (adjuntándolos como .vcf / vCard).
-
Exportar contactos a CSV desde Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar.
La libreta de direcciones centraliza todos los contactos y listas de distribución. Se abre con Ctrl+Mayús+B. Para verla, en la pestaña Inicio, grupo Buscar, se elige Libreta de direcciones; para agregar otra libreta de direcciones se va a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta, pestaña Libretas de direcciones, Nuevo.
Permisos al compartir una carpeta de contactos: se usan los mismos niveles predefinidos de los permisos de carpeta (Propietario, Editor, Autor, Revisor…); «Solo lectura» corresponde a Revisor. No existe el nivel «Administrador del sistema».
Módulo Tareas
Las tareas de Outlook permiten registrar compromisos con fecha de vencimiento, prioridad, estado y porcentaje de completado.
Campos de una tarea
| Campo | Descripción |
|---|
| Asunto | Nombre de la tarea |
| Fecha de inicio | Cuándo empieza |
| Fecha de vencimiento | Fecha límite (se configura haciendo clic en "Fecha de vencimiento" en la ventana de la tarea) |
| Estado | Situación general de la tarea (por ejemplo, si no ha comenzado, si está en curso o si ya está terminada) |
| Prioridad | Importancia relativa de la tarea, en tres niveles |
| % completado | Porcentaje de avance |
| Aviso emergente | Se puede activar en la ventana de la tarea para que Outlook muestre un aviso emergente en la fecha y hora que se definan |
-
Si la tarea se hace periódica (botón Periodicidad), se crea una nueva ocurrencia de la tarea automáticamente al completar la anterior.
-
Al arrastrar un correo electrónico a la sección de Tareas, Outlook crea una nueva tarea usando el asunto y el cuerpo del mensaje (copia del correo como tarea).
-
Para eliminar varias tareas a la vez: seleccionarlas con Ctrl+clic y pulsar Supr.
Diferencia entre tarea, cita y reunión
La tarea solo tiene fecha de vencimiento y no bloquea la agenda ni tiene invitados. La cita tiene fecha/hora fija y bloquea la agenda pero no tiene invitados. La reunión tiene fecha/hora fija, bloquea la agenda y envía convocatoria a los invitados.
La barra de tareas pendientes (To-Do Bar) muestra un resumen de tareas y citas próximas accesible desde cualquier vista.
Ejecución inicial, cuentas y seguridad
Si se ejecuta Outlook sin ninguna cuenta configurada, el asistente de configuración de cuentas se inicia automáticamente. Se puede añadir una nueva cuenta desde Archivo > Agregar cuenta.
Recomendaciones de seguridad básica: no abrir mensajes de remitentes desconocidos, no hacer clic en enlaces ni descargar adjuntos sospechosos, usar contraseñas seguras y activar la verificación en dos pasos. Responder correos desde dispositivos móviles no es una recomendación de seguridad específica.
Los sistemas de acceso al correo que NO son webmail (clientes de escritorio): Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail. Los webmail son accesibles por navegador: Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail.
<!-- ampliado claude_code_mislink_review_2026_07 (Microsoft Support: https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-gr%C3%A1ficos-a-mensajes-en-outlook-114bb251-861f-41cd-b20f-7e7289630c5b) -->
Insertar gráficos de Excel en un mensaje
Outlook permite crear un gráfico de Excel directamente desde el editor de mensajes, sin tener que crearlo antes en Excel:
-
Haga clic en el cuerpo del mensaje.
-
En la pestaña Insertar, grupo Ilustraciones, elija Gráfico.
-
Elija el tipo de gráfico y pulse Aceptar.
-
En la hoja de cálculo de Excel que aparece, escriba los datos y ciérrela.
Fuente oficial: Microsoft Support — «Agregar gráficos a mensajes en Outlook». La ruta correcta es Insertar → Ilustraciones → Gráfico (no «Opciones → grupo Excel»).
<!-- ampliado claude_code_mislink_review_2026_07 (Microsoft Support: https://support.microsoft.com/es-es/office/compartir-y-obtener-acceso-al-buz%C3%B3n-o-carpeta-de-otra-persona-en-outlook-a909ad30-e413-40b5-) -->
Corrección — Niveles de permiso al compartir una carpeta (contactos, calendario, correo)
Al compartir una carpeta, Outlook ofrece niveles de permiso predefinidos que descienden de mayor a menor derecho: Propietario, Editor de publicación, Editor, Autor de publicación, Autor, Autor no editor, Revisor (solo lectura), Colaborador y Ninguno.
Fuente oficial: Microsoft Support — «Compartir y obtener acceso al buzón o carpeta de otra persona en Outlook». Propietario SÍ es un nivel de permiso válido (el más alto). «Solo lectura» se corresponde con Revisor. NO existe el nivel «Administrador del sistema».
El formulario de un contacto
Al abrir un contacto (en Personas, el apartado de contactos del panel de navegación) se abre su formulario en una ventana propia, con su cinta de opciones:
-
Pestaña Contacto, grupo Mostrar: General (la ficha principal: nombre, organización, correo, teléfonos, direcciones) y Detalles, para la información secundaria del contacto, como el cumpleaños, el aniversario o el sobrenombre. Para añadir un cumpleaños: en la pestaña Contacto, en el grupo Mostrar, se selecciona Detalles.
-
Pestaña Contacto, grupo Comunicar: Correo electrónico, que crea un mensaje de correo electrónico dirigido a ese contacto, además de Reunión y Más.
-
Pestaña Archivo: desde la vista Backstage del elemento abierto se puede Mover a carpeta, es decir, trasladar el elemento actual a una carpeta diferente.
Fuente: Microsoft Support, «Agregar un cumpleaños o aniversario de un contacto» (https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-un-cumplea%C3%B1os-o-aniversario-de-un-contacto-333ccb47-1d57-405a-8d61-3cc39b80912e).
Lista de Autocompletar (caché de apodos)
Al escribir las primeras letras de un destinatario en Para, CC o CCO, Outlook sugiere direcciones sacadas de su Lista de Autocompletar, también llamada caché de apodos (nickname cache).
De dónde sale: la lista se genera automáticamente a medida que se envían mensajes desde Outlook. Contiene las direcciones de correo y los nombres para mostrar de las personas a las que ya se ha enviado correo. Se forma, por tanto, a partir del historial de envíos desde Outlook.
Características que conviene conocer:
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Es propia de Outlook de escritorio. No se comparte con Outlook en la Web, que mantiene su propia lista.
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Tiene un límite de entradas (1.000 en Outlook para Microsoft 365). Al llegar a él, Outlook decide qué nombres quitar según el uso que se hace de cada uno, por lo que alguno puede desaparecer de la lista sin aviso.
-
Se pueden quitar entradas una a una: al aparecer la sugerencia mientras se escribe, se puede eliminar la que ya no interesa. Es la forma recomendada de mantenerla limpia.
-
Se activa o desactiva en Archivo > Opciones > Correo, apartado Enviar mensajes, con la casilla que permite usar la lista de Autocompletar para sugerir nombres al escribir en las líneas Para, CC y CCO.
-
Desde Outlook 2010, la lista se guarda como un mensaje oculto dentro del buzón principal (las versiones antiguas usaban un archivo .nk2, que todavía se puede importar).
Fuente: Microsoft Learn — The Outlook AutoComplete list
Qué convierte una regla en «solo de cliente»
Que una regla sea de servidor o solo de cliente no se elige: lo deciden las condiciones y acciones que lleva.
-
Regla de servidor: solo usa condiciones y acciones que puede resolver el servidor Exchange (por ejemplo, mover los mensajes de un remitente a una carpeta que también existe en el buzón del servidor). Se ejecuta tanto si Outlook está abierto como si no.
-
Regla solo de cliente (o del lado cliente): tiene al menos una condición o acción que necesita una característica del propio Outlook. No se ejecuta hasta que se abre Outlook clásico para Windows con la cuenta con la que se creó; es decir, solo funciona mientras Outlook está en ejecución en ese equipo.
Acciones típicas que hacen que una regla sea solo de cliente:
-
Reproducir un sonido.
-
Mostrar una alerta de escritorio.
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Mostrar un mensaje específico en la ventana de alerta de nuevos elementos.
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Imprimirla (imprimir el mensaje).
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Eliminarla de manera permanente.
-
Mover el correo a una carpeta que solo existe en el equipo y no en el servidor.
Ejemplo: una regla que, al recibir un mensaje de un remitente concreto, reproduce un sonido es solo de cliente, porque reproducir un sonido solo lo puede hacer Outlook; si Outlook está cerrado, esa regla no actúa.
Al terminar de crear una regla, Outlook clásico puede mostrar el aviso de que algunas reglas solo se ejecutarán cuando Outlook esté activado: es la señal de que esa regla depende del cliente. Solo Outlook clásico admite reglas de cliente: el nuevo Outlook, Outlook en la Web y Outlook.com solo trabajan con reglas de servidor, de modo que las reglas de cliente creadas en Outlook clásico no se procesan en ellos.
Fuentes: Microsoft Support — Editar o corregir una regla errónea en Outlook (diferencia entre reglas del lado del servidor y del lado del cliente) · Microsoft Support — Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas en Outlook
Qué hace la marca de importancia al enviar
La importancia se fija al redactar el mensaje, en el grupo Etiquetas de la cinta de opciones, con los botones Importancia alta o Importancia baja (si uno de ellos aparece resaltado, está aplicado). El valor por defecto de todo mensaje es Normal.
Para qué sirve: es una señal para el destinatario. Se marca un mensaje con importancia alta cuando se quiere que la otra persona sepa que necesita atención urgente, y con importancia baja cuando es solo informativo o no es de trabajo. En la mayoría de programas de correo, el destinatario ve un indicador especial junto al mensaje en la lista o en su encabezado.
Qué no hace por sí sola: la marca viaja como un dato del encabezado del mensaje y su efecto normal es visual. En servidores Exchange Server 2013 existe una función opcional, la cola de prioridad, que permite al servidor procesar antes los mensajes de importancia alta; pero viene desactivada de forma predeterminada y solo funciona si el administrador la habilita.
El destinatario también puede cambiar la importancia de un mensaje recibido: lo abre con doble clic (no se puede desde el panel de lectura), entra en Opciones de mensaje del grupo Etiquetas, cambia el valor en la lista Importancia y guarda los cambios al cerrar.
Fuentes: Microsoft Support — Marcar un mensaje como de importancia alta o baja en Outlook · Microsoft Learn — Priority queuing: Exchange 2013 Help