Tema 5: El archivo

EL PRESIDENTE DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA

A todos los que la presente vieren, sabed que el Parlamento de Andalucía ha aprobado y yo, en nombre del Rey y por la autoridad que me confieren la Constitución y el Estatuto de Autonomía, promulgo y ordeno la publicación de la siguiente ley de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

I

Andalucía fue la comunidad autónoma pionera en regular su patrimonio documental y sus archivos, al ser la primera en dotarse de una ley específica en esta materia. El Estatuto de Autonomía para Andalucía, aprobado el año 1981, le confería, en sus artículos 13.27 y 13.28, las competencias exclusivas en materia de patrimonio histórico, sin perjuicio de lo dispuesto en el número 28 del artículo 149.1 de la Constitución, así como sobre los archivos y colecciones documentales de naturaleza análoga que no fueran de titularidad estatal. Al tiempo, el artículo 17.4 del Estatuto le encomendaba la ejecución de la legislación del Estado sobre los archivos y documentos de esa titularidad. Sobre este fundamento jurídico se transfirieron las competencias citadas en materia de archivos por el Real Decreto 864/1984, de 29 de febrero.

La Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, fue así la primera disposición legislativa sobre la materia aprobada en el Estado de las Autonomías, adelantándose incluso a la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, que vería la luz al año siguiente. Aquella ley venía a reflejar una inquietud por el rico patrimonio documental de Andalucía, estableciendo un marco para la protección y difusión del mismo y, al tiempo, el conocimiento de que una norma legal de tal naturaleza sería un buen instrumento para la mejor articulación y organización del Sistema Andaluz de Archivos. Fue una ley innovadora que introdujo nuevos conceptos, muchos de ellos asumidos por las distintas leyes autonómicas que la siguieron.

Desde entonces, la Ley ha sido modificada en tres ocasiones: por la Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histórico de Andalucía; por la Ley 3/1999, de 28 de abril, de modificación de la Ley 3/1984; y, finalmente, por la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía. Su desarrollo reglamentario se ha llevado a cabo a través de un primer reglamento, el Decreto 73/1994, de 29 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de Organización del Sistema Andaluz de Archivos, y posteriormente mediante el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el vigente Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos.

El amplio periodo de vigencia de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, ha permitido, entre otras cuestiones, la multiplicación del número de los archivos creados o gestionados por la Administración autonómica. Entre ellos hay que destacar la creación del Archivo General de Andalucía, por el Decreto 323/1987, de 23 de diciembre; los archivos centrales de las consejerías y de sus entidades dependientes, por el Decreto 233/1989, de 7 de noviembre; la transferencia a la Junta de Andalucía de la gestión de los archivos históricos provinciales radicados en Andalucía y del Archivo de la Real Chancillería de Granada, por convenio con el Ministerio de Cultura de 9 de octubre de 1984, actualizado por un nuevo convenio de 23 de mayo de 1994, y su posterior integración en el Sistema Andaluz de Archivos por el Decreto 258/1994, de 6 de septiembre, así como la recepción de la gestión de los archivos de los órganos judiciales por el Real Decreto 142/1997, de 31 de enero, de traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia. Asimismo, en el ámbito de esta Comunidad, la Junta de Andalucía ha mantenido actuaciones encaminadas a la incorporación de los archivos privados ubicados en Andalucía a su sistema archivístico mediante la Orden de 16 de junio de 2004, que establecía el procedimiento para la integración de los archivos de titularidad privada en el Sistema Andaluz de Archivos. Desde entonces hasta ahora, podemos afirmar que se han integrado los grandes archivos privados de esta Comunidad, los que conservan documentos de las más representativas organizaciones sindicales, los de grandes empresas industriales y mineras, de organizaciones empresariales, y aquellos otros que custodian los documentos de las más importantes casas nobiliarias con estados y señoríos en Andalucía.

En este periodo, la articulación del Sistema Andaluz de Archivos ha permitido que hayan podido llevarse a la práctica políticas archivísticas concretas en el ámbito andaluz, como ha sido la creación de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por la Orden de 7 de julio de 2000; la Orden de 6 de marzo de 2001, por la que se aprobaba el Plan para la elaboración del Censo de Archivos Andaluces y de Fondos y Colecciones del Patrimonio Documental Andaluz; la Orden de 16 de junio de 2004, por la que se regulaba el procedimiento para la integración de archivos de titularidad privada en el Sistema Andaluz de Archivos; o las líneas de ayuda a los archivos de las entidades locales de la Comunidad Autónoma y a los archivos privados de uso público.

II

El Estatuto atribuye en su artículo 68 competencias exclusivas a la Comunidad Autónoma en materia de archivos de su titularidad y de promoción y difusión de su patrimonio cultural, así como competencias ejecutivas sobre archivos de titularidad estatal cuya gestión no se reserve el Estado. Y ello dentro de un contexto legal general que ha supuesto la publicación estatal y autonómica de nuevas disposiciones que, sin ser específicamente archivísticas, tienen una extraordinaria influencia en este ámbito, como pueden ser la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común; la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos; la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, o la Ley 52/2007, de 26 de noviembre, por la que se reconocen y amplían derechos y se establecen medidas en favor de quienes padecieron persecución o violencia durante la guerra civil y la dictadura, conocida como «Ley de Memoria Histórica», por citar algunas de las más relevantes. Por todo ello, se hace necesaria la adecuación de la norma vigente al nuevo marco jurídico autonómico, estatal y europeo.

Del mismo modo, la Administración autonómica ha conocido una fuerte evolución, asistiendo a un importante incremento de sus funciones, de sus organismos y de sus infraestructuras, que ha supuesto la aparición de nuevos procedimientos y nuevas formas de tramitación administrativa. Igualmente, se han desarrollado y democratizado los servicios públicos, articulando otras formas de relación más transparentes y participativas entre el sector público y la sociedad; una sociedad plural que manifiesta de manera creciente y decidida nuevas demandas de información.

En este proceso evolutivo, no cabe olvidar la auténtica revolución producida en el ámbito de las tecnologías de la información y la comunicación, que ha alterado profunda y definitivamente la gestión del conocimiento, con un claro reflejo en el mundo de la Administración y, consecuentemente, de los archivos. En este contexto, Andalucía está inmersa en un necesario proceso de adaptación a las principales tendencias en el ámbito de la Sociedad de la Información y del Conocimiento que se plasma en el Proyecto de Segunda Modernización de Andalucía y su decidido compromiso con la innovación científica y técnica. Ello está posibilitando una mejora en la calidad de los servicios, en la atención a la ciudadanía y en el acceso a la información a través de la promoción e implantación de los procedimientos telemáticos que configuran la administración electrónica andaluza. A este respecto, ha sido completamente renovadora la implantación, por Orden de 20 de febrero de 2007, del Sistema de Información para la Gestión de los Archivos de titularidad y/o gestión de la Junta de Andalucía (proyecto @rchivA) como herramienta tecnológica para el tratamiento archivístico integral de los documentos y de los archivos, en línea de convergencia hacia el entorno integrado de tramitación de documentos en el marco de la administración electrónica.

Otro factor que debe destacarse es la progresiva implantación de una política activa y comprometida en materia de patrimonio cultural, cuya plasmación más reciente ha sido la promulgación de la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía.

III

Superado el entorno en el que surgió la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, y culminada la primera década del siglo XXI, se hace necesaria la redacción de un nuevo texto legal que dé respuesta a las necesidades actuales, imponiéndose una revisión a fondo de los planteamientos que inspiraron aquella. Los ejes fundamentales sobre los que gira el articulado de esta nueva ley, como sus líneas inspiradoras, son: la protección, custodia y difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía, la organización del servicio público de los archivos y la consideración de la gestión documental como el conjunto de funciones y procesos reglados archivísticos que, aplicados con carácter transversal a lo largo de la vida de los documentos, garantizan el acceso y uso de los documentos de titularidad pública y la correcta configuración del Patrimonio Documental de Andalucía.

En primer lugar, se trata con mayor precisión el concepto de documento, y, especialmente, de documento de titularidad pública, así como de Patrimonio Documental de Andalucía. Los documentos de titularidad pública, en el contexto de esta ley, en atención a su régimen jurídico específico y diferenciado del que afecta al Patrimonio Documental de Andalucía y a su singularidad y relevancia como garantes de derechos y deberes para con la ciudadanía, se abordan asentando de manera definitiva su condición de bienes inalienables, imprescriptibles e inembargables, al tiempo que se dispone, a efectos de su validez, sobre su autenticidad, su inalterabilidad, su conservación, su custodia y el traspaso de esta.

Siguiendo con fidelidad la definición de Patrimonio Documental de Andalucía contenida en la ley de 1984, se reformula el concepto fundamentalmente en tres sentidos. En primer lugar, enunciando los documentos que forman parte del mismo por disposición de esta ley y aquellos otros que, por su valor, pudieran llegar a tener tal consideración. En este sentido, el Patrimonio Documental de Andalucía queda definido como el conjunto de todos aquellos documentos que, en razón no solo de su origen y antigüedad, sino de sus valores, poseen un interés para esta Comunidad, y, para ello, se definen los instrumentos que permitirán su salvaguarda y la aplicación de una adecuada tutela jurídica.

En segundo lugar, se articula la protección y tutela del Patrimonio Documental de Andalucía a través del régimen jurídico y los instrumentos establecidos en la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía, abundando más, si cabe, en su consideración de bienes patrimoniales que identifican la cultura y sociedad andaluzas. A tal fin, se dispone la posibilidad de inscripción de los documentos del Patrimonio Documental de Andalucía en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, en cualquiera de sus tres categorías, en razón de la relevancia y singularidad de los documentos y archivos inscritos. En este sentido, hay que reseñar el contenido de la disposición adicional segunda, que, por imperio de esta ley, incorpora a dicho catálogo, como bienes de interés cultural, los documentos de conservación permanente custodiados en el Archivo General de Andalucía y en el archivo del Patronato de la Alhambra y Generalife. Tal disposición se pone en relación con la declaración de Bien de Interés Cultural que ya hiciera la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 60, para los inmuebles destinados a archivos de titularidad estatal y de los bienes muebles del Patrimonio Histórico Español en ellos contenidos.

Asimismo, se ha establecido un nuevo instrumento, el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía, que posibilita la identificación de los documentos de naturaleza privada que, sin alcanzar la antigüedad establecida para su consideración patrimonial genérica, permitirá, por reconocimiento de sus valores, considerarlos parte integrante de dicho patrimonio.

En tercer lugar, hay que destacar que la estructura dada permite disponer de distintos regímenes jurídicos diferenciados para los documentos de titularidad pública, el Patrimonio Documental de Andalucía y los documentos y archivos inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, pudiendo con ello establecer la diversidad coherente de deberes y obligaciones y sus consecuentes infracciones y sanciones.

Asimismo, se regulan de una manera clara las formas y condiciones de acceso de la ciudadanía a los documentos y a su información según su naturaleza, pertenencia al patrimonio documental y régimen jurídico. Los archivos públicos son concebidos, ante todo, como instituciones al servicio de la ciudadanía y garantes de sus derechos en desarrollo de los valores democráticos y de transparencia en la gestión pública. La Ley pretende, pues, plasmar la profunda transformación que la imagen social del archivo ha experimentado a lo largo de los últimos años, pasando de ser visto únicamente como la institución cultural que custodia los documentos históricos a adquirir un papel como elemento clave en la gestión de la información en el ámbito del sector público, que garantiza su transparencia y eficacia, pieza fundamental en la configuración de la memoria histórica de la sociedad.

Por otra parte, se regula de manera concreta el derecho de acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía, delimitándolo de manera específica a aquellos que se encuentren custodiados en archivos del Sistema Archivístico de Andalucía o a aquellos otros que, pudiendo estar o no en archivos, se encuentren inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.

Por último, se trata de conseguir una mayor articulación del Sistema Archivístico de Andalucía, abierto siempre a nuevas incorporaciones, de modo que se puedan alcanzar los máximos niveles de calidad. Y ello atendiendo a la nueva realidad tecnológica y digital, que abarca desde la implantación de un sistema de información para la gestión de los archivos de la Junta de Andalucía, incorporando el tratamiento del documento electrónico, hasta la puesta a disposición de la ciudadanía del Patrimonio Documental de Andalucía a través de las nuevas tecnologías.

Por todo ello, esta ley debe hacer posible la consagración de una política archivística que permita un mayor acercamiento a la población de los documentos de titularidad pública, del Patrimonio Documental de Andalucía incluido en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz y de los archivos en los que se custodia, para que la sociedad pueda hacerlos suyos, los defienda y los reivindique como bienes que permitan incrementar su calidad de vida personal y social, contribuyendo a conseguir una sociedad más justa y democrática.

IV

La Ley se estructura en un título preliminar y cinco títulos más, concluyendo con las disposiciones adicionales, transitorias, derogatoria y finales.

El título preliminar establece el objeto, las definiciones de los principales conceptos empleados en el texto y el ámbito de aplicación de la Ley, especificando sus principios generales, así como las fórmulas de coordinación y colaboración para su adecuado cumplimiento. De forma destacada se contempla la promoción de las tecnologías de la información y la comunicación en este ámbito.

El título I está dedicado a los documentos de titularidad pública y al Patrimonio Documental de Andalucía, donde se establece un régimen jurídico diferenciado para los documentos de titularidad pública y de titularidad privada. Se reformula el concepto y alcance del Patrimonio Documental de Andalucía, al prever su composición no solo en razón del origen y antigüedad de los documentos. Se refuerza así, aún más, el valor atribuido a los documentos como parte del Patrimonio, entendido este como el conjunto de todos los bienes de la cultura de la Comunidad Autónoma andaluza, y, para mejor identificación de este conjunto patrimonial, se establece que los documentos producidos o reunidos por las personas privadas, físicas o jurídicas, que no alcancen la antigüedad establecida con carácter general, puedan ser reconocidos como integrantes del mismo por haber sido incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía o inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz. Asimismo, se regulan de forma más precisa y coherente las obligaciones de las personas privadas, físicas o jurídicas, propietarias, titulares de derechos o poseedoras de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía, y especialmente de aquellas titulares de documentos y archivos inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, así como las cuestiones relacionadas con la transmisión de su propiedad y del traslado de dichos documentos y archivos. En este sentido, hay que decir que las obligaciones y los deberes de quienes sean titulares de documentos de titularidad pública o de documentos y archivos del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz se encuentran delimitados en los artículos específicos, con el fin de reforzar su protección y tutela. Finalmente, se regulan los traslados de documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, las medidas de fomento, el depósito, la expropiación forzosa, así como los derechos de tanteo y retracto.

El título II está dedicado a los archivos y al Sistema Archivístico de Andalucía y se fundamenta en el principio de responsabilidad compartida existente entre las administraciones, así como en la necesaria interconexión de los archivos con las unidades administrativas productoras de los documentos. Se establecen las disposiciones comunes para todos los archivos que integran el Sistema, tales como las obligaciones, las medidas de fomento y la conceptualización del archivo de oficina como el núcleo en el que se origina el ciclo vital de los documentos y la cadena de custodia.

La Ley adopta una nueva definición y estructura del Sistema, delimitando competencias y funciones, al tiempo que se establecen y reorganizan sus órganos colegiados. En este contexto, la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos queda constituida como órgano ejecutivo encargado, entre otras funciones, de la conservación o eliminación de los documentos de titularidad pública, y la Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía como el órgano colegiado de carácter consultivo y participativo que tiene entre sus principales funciones la de actuar como órgano de información, consulta y asesoramiento en todas aquellas materias que tienen que ver con el Sistema.

Por otro lado, en el capítulo destinado a los archivos, a su configuración dentro de un sistema y a las redes que estos forman en razón del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de estos o de la posibilidad de compartir y explotar información, hay que destacar como novedad la disposición que contempla la existencia de los archivos provinciales intermedios como los centros que recibirán los documentos producidos por los correspondientes órganos territoriales de la Junta de Andalucía y sus entidades instrumentales, de manera que se garanticen el servicio a la Administración y a la ciudadanía, así como todas aquellas actuaciones relacionadas con la gestión documental en su ámbito, y fundamentalmente con aquellas que tienen como objetivo la identificación, valoración y selección documental. De esta forma se articula de manera más racional el traspaso de la custodia de los documentos producidos en este ámbito territorial, en el que se ejecuta y gestiona la inmensa mayoría de los procedimientos, favoreciendo la correcta configuración del Patrimonio Documental de Andalucía. En este sentido cabe decir que se apuesta por resolver la carencia real de archivos que se encarguen de recibir los documentos producidos por los órganos territoriales de la Administración de la Junta de Andalucía y sus entidades instrumentales y que conecten los archivos centrales de cada órgano con los archivos históricos provinciales, remediando paulatinamente la falta de espacio por saturación que presentan estos últimos, situación que se prevé corregir mediante el Plan de Implantación de los Archivos Provinciales Intermedios previsto en la disposición adicional octava.

El título III se dedica a la gestión documental, título novedoso dentro del panorama legislativo, tanto nacional como autonómico, en materia de documentos y archivos. La Ley apuesta por la implantación de la gestión documental a lo largo de la vida de los documentos y la define como el conjunto de funciones archivísticas y procesos reglados que tienen carácter transversal y van unidos al ciclo vital y a su aplicación en los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía, de manera que queden garantizados la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, y el acceso y servicio de los documentos públicos. Con este fin, en el ámbito de la Junta de Andalucía, y para la adaptación al nuevo contexto de la administración electrónica como consecuencia de las disposiciones normativas referidas a las tecnologías de la información, de las comunicaciones y las funciones en el ámbito de lo público, se dispone sobre cómo debe ejecutarse el archivo y custodia de los documentos electrónicos, de forma que se garantice el proceso de forma segura y fiable, para lo que se contará con los medios personales, materiales y tecnológicos adecuados. En segundo lugar, se contempla la creación del Registro General de los Sistemas de Información de la Junta de Andalucía, instrumento constituido como necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de los documentos electrónicos de la Administración de la Junta de Andalucía que contendrá y reconocerá todos los sistemas que los produzcan, correspondiendo la responsabilidad de su mantenimiento a la consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental. En tercer lugar, se dispone la implantación del Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía como sistema común para la gestión integrada de sus documentos, contemplando la necesaria interoperabilidad con el resto de los sistemas existentes en este ámbito, de manera que se garantice la autenticidad e integridad de los documentos públicos y el acceso y servicio de los mismos.

El título IV tiene como objetivo la regulación del acceso a los documentos y a la información que contienen, adaptándola a lo dispuesto en la legislación básica y específica que le es de aplicación. La Ley establece las normas básicas para la delimitación y ejercicio de este derecho y el procedimiento para ejercerlo. Por último, se dispone sobre el ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad privada que formen parte del Patrimonio Documental de Andalucía y se encuentren inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.

Las medidas cautelares y de ejecución son tratadas de manera singular en el título V.

El título VI recoge el régimen sancionador, en el que se establece el régimen jurídico, el concepto de infracción contra el patrimonio documental y las clases de infracciones derivadas del incumplimiento de las obligaciones impuestas por la presente ley, sus correspondientes sanciones y el procedimiento, adaptándolo a la legislación vigente en materia de patrimonio histórico de Andalucía.

Las disposiciones adicionales recogen diversas cuestiones que completan aspectos concretos de la regulación contenida en la Ley.

La disposición adicional segunda incorpora, por imperio de esta ley, como bienes de interés cultural al Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz los documentos de conservación permanente custodiados en el Archivo General de Andalucía y en el archivo del Patronato de la Alhambra y Generalife, e insta a practicar de oficio su inscripción.

La disposición adicional tercera promueve la colaboración con las distintas confesiones religiosas en relación con el patrimonio documental y establece el límite del ejercicio de los derechos de tanteo y retracto en la transmisión de la titularidad o tenencia entre las instituciones de la Iglesia Católica dentro del territorio de la Comunidad Autónoma de Andalucía.

La disposición adicional cuarta incorpora el Censo de Archivos y Fondos Documentales constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía del artículo 17 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, al Censo de Archivos.

Las disposiciones adicionales quinta y sexta expresan la intención de promover el retorno a la Comunidad Autónoma de los documentos del Patrimonio Documental de Andalucía, así como la incorporación de cualquier documento de interés para esta Comunidad que se encuentre fuera de Andalucía.

La disposición adicional séptima establece el cambio de denominación de la Comisión de Coordinación del Sistema Andaluz de Archivos, del Sistema Andaluz de Archivos, de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y del Patrimonio Documental Andaluz.

La disposición adicional octava se ocupa del Plan de Implantación de los Archivos Provinciales Intermedios mediante aprobación del Consejo de Gobierno en el plazo de tres años.

La actualización de las cuantías de las multas indicadas en el título V está prevista en la disposición adicional novena.

La disposición adicional décima incluye referencias específicas a los archivos del sistema sanitario de Andalucía y a los documentos que conforman las historias clínicas de las personas usuarias de los servicios sanitarios de Andalucía.

Por último, la disposición adicional undécima contempla la singularidad del archivo del Patronato de la Alhambra y Generalife en el Sistema Archivístico de Andalucía.

La disposición transitoria primera excluye del régimen previsto en la presente ley aquellos procedimientos pendientes de resolución a su entrada en vigor, evitando de este modo disfunciones y procurando su adecuación a las nuevas figuras de protección.

La disposición derogatoria única deroga la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, y cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a la presente ley.

Finalmente, la disposición final primera prevé la supletoriedad de la legislación vigente en materia de patrimonio histórico; la segunda, la modificación de los artículos 54 y 60 de la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía; la tercera, la modificación de los artículos 69, 78 y 98 de la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía; la cuarta, la modificación del artículo 2 de la Ley 8/2007, de 5 de octubre, de Museos y Colecciones Museográficas de Andalucía; la quinta, la reutilización de la información del sector público; y, por último, la sexta, el desarrollo reglamentario mediante las disposiciones que sean necesarias.

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La presente ley tiene por objeto regular la gestión, la protección, el acceso y la difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía, así como la coordinación, planificación, organización y funcionamiento del Sistema Archivístico de Andalucía.

A efectos de la presente ley, se entiende por:

a) Documento: Toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo.

b) Documentos de titularidad pública: Documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, enumeradas en el artículo 9, producidos y recibidos en el ejercicio de las competencias que les son propias, sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que les afecte.

c) Documentos de titularidad privada: Documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas no incluidos en la definición anterior.

d) Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. Se entiende también por archivo aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

e) Archivo público: Archivo que custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la gestión documental.

f) Archivo privado: Archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.

g) Archivo de oficina: Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.

h) Archivo central: Unidad administrativa cuya función es la gestión documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están adscritos, transferidos desde las unidades productoras o desde los archivos de oficina, hasta su transferencia al archivo intermedio.

i) Archivo intermedio: Archivo cuya función es la gestión de los documentos transferidos desde los archivos centrales hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico para su conservación definitiva.

j) Archivo histórico: Archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente.

k) Red de archivos: Conjunto de archivos vinculados entre sí en razón del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de estos o de la posibilidad de compartir y explotar información común o de poseer características comunes.

l) Sistema Archivístico de Andalucía: Conjunto de órganos, archivos y centros que llevan a cabo la planificación, dirección, coordinación, ejecución, seguimiento e inspección de la gestión de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía y de los archivos integrados en dicho sistema archivístico, de acuerdo con lo previsto en el artículo 40, sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal que le sea de aplicación.

m)  Gestión documental: Conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, así como para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía. La gestión documental tiene un carácter transversal, ya que participan en la misma todas las personas responsables de la gestión administrativa y se aplica a todos los ámbitos de actividad.

n) Patrimonio Documental de Andalucía: Conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía, que poseen, por su origen, antigüedad o valor, interés para la Comunidad Autónoma.

1. Sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal y en los tratados y convenios internacionales ratificados por España que resulten aplicables, las disposiciones de la presente ley serán de aplicación a:

a) Los documentos de titularidad pública en los términos establecidos en la presente ley.

b) El Patrimonio Documental de Andalucía.

c) Los archivos que constituyen el Sistema Archivístico de Andalucía, con independencia de su titularidad.

2. Los archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la Comunidad Autónoma se regirán por la legislación estatal que les afecte, por los convenios suscritos entre el Estado y la Junta de Andalucía y por las disposiciones de esta ley.

La consecución de los objetivos de esta ley está inspirada por los siguientes principios:

1. Los principios generales de organización, actuación y atención a la ciudadanía, recogidos en la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía.

2. Transparencia, accesibilidad e igualdad, de acuerdo con los derechos de la ciudadanía y las garantías de una sociedad democrática, respetando los derechos fundamentales protegidos por la Constitución.

3. Carácter transversal de las funciones archivísticas recogidas en el artículo 54 y los principios archivísticos de respeto al origen y al orden natural de los documentos aplicados a lo largo del ciclo vital de los mismos con independencia de su productor.

4. Adaptación a las nuevas tecnologías con la promoción de la gestión documental electrónica.

1. Todas las administraciones, organismos y entidades del sector público están obligados a colaborar en la consecución de los objetivos de esta ley. Las relaciones entre los mismos se regirán por los principios de lealtad institucional, coordinación y colaboración. A estos efectos, y en el ámbito de sus respectivas competencias, podrán establecer los convenios de colaboración que resulten necesarios.

2. La consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental impulsará la coordinación de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Andalucía.

3. La Comunidad Autónoma colaborará con el Estado para la integración en el Sistema Archivístico de Andalucía de los archivos estatales ubicados en el territorio andaluz.

4. Con el fin de posibilitar el eficaz desarrollo de la colaboración con las personas titulares de los archivos integrados en el Sistema, se asegurará la representación adecuada de todos ellos en los órganos ejecutivos, consultivos o de cualquier otro tipo que se creen en el marco de la presente ley.

Las administraciones públicas tienen el deber de fomentar la colaboración con las personas y entidades privadas en la consecución de los objetivos previstos en la presente ley. Las personas físicas y jurídicas de naturaleza privada tienen la obligación de colaborar con las administraciones públicas andaluzas para conseguir dichos objetivos.

Las administraciones públicas andaluzas promoverán la simplificación y el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en el tratamiento, conservación, gestión, acceso y difusión de los documentos de su competencia. La Junta de Andalucía promoverá, además, la implantación y utilización de herramientas de administración digital para facilitar a las personas físicas y jurídicas su participación en los procedimientos contemplados en la presente ley.

1. Se entiende por documento, a los efectos de la presente ley, toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado.

2. Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo.

1. A los efectos de la presente ley, son documentos de titularidad pública los de titularidad de las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, enumeradas en el apartado siguiente, producidos y recibidos en el ejercicio de las competencias que les son propias, sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que les afecte.

2. A los efectos de la presente ley, son documentos de titularidad pública:

a) Los del Parlamento de Andalucía y demás instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía.

b) Los de la Presidencia de la Junta de Andalucía y el Consejo de Gobierno.

c) Los de la Administración de la Junta de Andalucía.

d) Los de las entidades instrumentales de la Administración de la Junta de Andalucía.

e) Los de las corporaciones de derecho público de Andalucía, en lo relativo a sus funciones públicas atribuidas.

f) Los de las entidades locales de la Comunidad Autónoma y sus entes, organismos o empresas de ellas dependientes.

g) Los de las universidades públicas radicadas en Andalucía y centros y estructuras de ellas dependientes.

h) Los de la Administración del Estado y sus organismos públicos, sociedades mercantiles y fundaciones de ella dependientes radicados en Andalucía.

i) Los de los órganos de la Administración de Justicia radicados en Andalucía.

j) Los de las notarías y registros públicos radicados en Andalucía.

k) Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Unión Europea, así como los de cualquier otro organismo público internacional radicados en Andalucía.

l) Los de entidades dotadas de personalidad jurídica propia creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de las entidades y personas jurídicas mencionadas en este artículo en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.

m)   Los de las personas privadas físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos, en cuanto a los documentos generados en la prestación de dichos servicios.

n) Los de las entidades dependientes de los organismos públicos y los de cualquier otra entidad pública no incluida en los supuestos anteriores en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.

1. Los documentos de titularidad pública que forman parte del Patrimonio Documental de Andalucía de acuerdo con el artículo 15.1.a) son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

2. La Junta de Andalucía podrá recuperar en todo momento la posesión de estos documentos cuando se hallen indebidamente en posesión de terceros, adoptando las medidas legales oportunas para conseguir su reintegro.

1. Los documentos de titularidad pública, a efectos de su validez, han de cumplir los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización, de acuerdo con la normativa que sea de aplicación.

2. Los documentos de titularidad pública electrónicos incorporarán la información precisa que determine la consideración de su originalidad en los términos en que se desarrolle reglamentariamente.

1. Las personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo. La custodia de documentos de titularidad pública conlleva la obligación de preservarlos.

2. Los documentos de titularidad pública solo podrán salir de sus correspondientes unidades administrativas, sistemas de información y archivos en los casos y con los procedimientos que se establezcan reglamentariamente. El préstamo administrativo y el requerimiento por órganos jurisdiccionales no se considerarán a estos efectos como salida.

3. Las personas responsables de los órganos administrativos, así como cualquier otra persona física que por razón del desempeño de una función en el sector público tenga a su cargo o bajo su custodia documentos de titularidad pública, deberán entregarlos al cesar en sus funciones a quien les suceda en el cargo, o, en su defecto, al archivo público que corresponda.

1. El traspaso de funciones de algún órgano, ente u organismo público a otro conllevará la transferencia solo de los documentos producidos en el ejercicio de dichas funciones y que correspondan a procedimientos en tramitación o relativos a relaciones jurídicas vigentes que les afecten, sin perjuicio de aquellos que contengan información relevante para el funcionamiento de dicho órgano, ente u organismo.

2. La supresión o desaparición de algún órgano, ente u organismo público motivará la incorporación al órgano, ente u organismo que asuma sus funciones solo de los documentos a que se refiere el apartado 1. En caso de que estas funciones no sean asumidas por otro órgano, ente u organismo, los documentos deberán transferirse al archivo que le corresponda, de acuerdo con el capítulo III del título II.

3. Los documentos que se transfieran en virtud de lo dispuesto en los apartados anteriores deberán estar identificados e inventariados antes de su incorporación al ente, organismo o archivo receptor, documentándose su ingreso en el mismo mediante la correspondiente acta.

1. El patrimonio documental de Andalucía es el conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía que posean interés histórico, social o cultural para la comunidad autónoma atendiendo a su origen, productor, antigüedad, valor o singularidad.

1. Forman parte del Patrimonio Documental de Andalucía:

a) Los documentos de titularidad pública de cualquier época, recogidos o no en archivos, definidos en el artículo 9, sin perjuicio de la normativa estatal e internacional que les sea de aplicación, de acuerdo con lo dispuesto en la disposición adicional duodécima.

b) Los documentos ubicados en la Comunidad Autónoma con más de cuarenta años de antigüedad, conservados o no en archivos, producidos, recibidos o reunidos en el desarrollo de su actividad en Andalucía por las personas jurídicas privadas de carácter religioso, político, sindical, cultural, educativo o con fines sociales.

c) Los documentos producidos, recibidos o reunidos por cualquier persona física o jurídica privada distinta de las señaladas en el apartado 1.b), ubicados en Andalucía, que a la entrada en vigor de esta ley tengan una antigüedad igual o superior a cien años.

2. También formarán parte del Patrimonio Documental de Andalucía aquellos documentos de naturaleza privada que, sin alcanzar la antigüedad prevista en el apartado 1, sean incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía previsto en el artículo 16, por poseer valores de interés para la Comunidad Autónoma.

3. Asimismo, formarán parte del Patrimonio Documental de Andalucía cualesquiera documentos de valor relevante, contemplados o no en los apartados anteriores, que sean inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz mediante cualquiera de las figuras de protección previstas en la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía.

1. El Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía se constituye como un instrumento que tiene por objeto facilitar la identificación de bienes integrantes de dicho Patrimonio, correspondiendo a la consejería su formación, actualización, coordinación y difusión.

2. Formarán parte de este inventario los bienes a los que, en virtud de resolución de la dirección general competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, se les reconozca como integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía, conforme al procedimiento establecido en el artículo 17.

3. No formarán parte de este inventario los bienes que se inscriban en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.

1. El procedimiento para la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía de los documentos a que se refiere el artículo 15.2 se incoará de oficio por la consejería. Este procedimiento tendrá una duración máxima de doce meses desde la fecha de incoación, transcurridos los cuales sin que se haya dictado y notificado la resolución, este habrá caducado.

2. Asimismo, cualquier persona física o jurídica podrá instar a la consejería, mediante solicitud razonada, que incoe el procedimiento. La consejería decidirá si procede la incoación. La solicitud se podrá entender desestimada transcurridos seis meses desde su entrada en el registro del órgano competente para la tramitación sin haberse dictado y notificado resolución expresa.

3. En el procedimiento para la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía será preceptivo el trámite de audiencia a las personas físicas o jurídicas interesadas.

4. La resolución del procedimiento corresponderá a la persona titular de la Dirección General competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, y conllevará la inclusión de los documentos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía. Dicha resolución se publicará en el «Boletín Oficial de la Junta de Andalucía» y contendrá, al menos, la identificación, descripción genérica y localización de los documentos.

No se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andalucía, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente.

Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía, están obligadas a proporcionar la información que les sea requerida por la consejería en lo referente a tales documentos.

1. La transmisión onerosa entre vivos de la propiedad o de los derechos sobre los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía estará sometida al derecho de tanteo y retracto, con arreglo a lo previsto en los siguientes apartados.

2. Las personas privadas físicas o jurídicas, propietarias, titulares de derechos o poseedoras de los documentos incluidos en el apartado anterior tienen la obligación de comunicar la transmisión onerosa de su titularidad o tenencia a la consejería con los siguientes requisitos:

a) La comunicación se realizará a la consejería, mediante notificación fehaciente por su titular o representante con poder bastante, con dos meses de antelación a la fecha en que pretenda efectuarse la correspondiente transmisión. En el caso de la enajenación mediante subasta se entenderá que la fecha en que pretende efectuarse la transmisión es la asignada para la celebración de la subasta.

b) La comunicación expondrá las condiciones jurídicas y económicas de la transmisión, debiendo identificarse al adquirente previsto. En el caso de la subasta se harán constar los datos contenidos en el catálogo correspondiente.

3. Durante el plazo indicado en el apartado 2.a), la consejería podrá ejercitar el derecho de tanteo para sí o para las entidades locales y otras entidades de derecho público o entidades privadas, en este último caso sin ánimo de lucro que tengan una destacada finalidad cultural, previo informe de la Comisión Andaluza de Patrimonio Documental y Bibliográfico. En tal caso, la consejería o entidad beneficiaria quedará obligada al abono del precio comunicado, convenido o, en el caso de subasta pública, de remate. Cuando la transmisión se lleve a cabo mediante subasta pública, el derecho de tanteo se ejercerá mediante comparecencia en la misma. En el momento de adjudicarse el remate, la persona representante de la consejería hará constar el propósito de la Administración y quedará en suspenso la adjudicación por espacio de diez días, en el curso de los cuales deberá comunicarse a quien realice la subasta el ejercicio del derecho de tanteo.

4. Sin perjuicio de lo indicado en el apartado anterior, la consejería podrá divulgar dicha información entre las entidades locales y otras entidades de derecho público o entidades privadas, en este último caso sin ánimo de lucro que tengan una destacada finalidad cultural, que puedan ser parte interesada en la adquisición de los documentos para el ejercicio del derecho de tanteo. No obstante, tendrá carácter preferente el derecho de tanteo ejercido por parte de la consejería.

5. El derecho de retracto podrá ser ejercitado por la consejería dentro de los seis meses siguientes a la fecha en que tenga conocimiento explícito y fehaciente de la transmisión en los siguientes supuestos:

a) Incumplimiento de la obligación de comunicación previa a la consejería.

b) Transmisiones efectuadas en condiciones distintas a las precisadas en la comunicación previa.

c) Transmisiones efectuadas antes de haber transcurrido el plazo legal para el ejercicio del derecho de tanteo.

1. Las personas privadas, físicas o jurídicas, propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, de acuerdo con lo previsto en el artículo 15.3, tienen la obligación de:

a) Conservar organizados los documentos y custodiarlos.

b) Facilitar la inspección de los documentos, y de los archivos en que estos se custodien, por parte de la consejería, que estará limitada por las normas que resulten de aplicación y, en particular, por el derecho a la intimidad y a la propia imagen.

c) Permitir el acceso a los documentos, previa solicitud razonada, para su consulta, estudio o investigación, en los términos que regulan la presente ley y la legislación específica que le sea de aplicación. Para su cumplimiento, las personas titulares de los documentos podrán depositarlos en un archivo público del Sistema Archivístico de Andalucía, de acuerdo con los términos que se establezcan reglamentariamente.

d) Solicitar a la consejería la autorización para cualquier traslado de los documentos, en los términos previstos en el artículo 22.

e) Notificar a la consejería con carácter previo la transmisión onerosa de la propiedad, posesión o tenencia de los documentos, en los términos previstos en el artículo 20.

f) Notificar a la consejería la transmisión a título de herencia, legado o donación de la propiedad, posesión o tenencia de los documentos en el plazo de tres meses, que se computará desde la fecha en que se haga efectiva la transmisión.

g) Comunicar a la consejería cualquier accidente o siniestro que motive la pérdida o destrucción de documentos dentro de las veinticuatro horas siguientes al suceso.

2. La consejería podrá ordenar a quienes sean titulares, propietarios o poseedores de documentos privados constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz la adopción de actuaciones necesarias para su conservación, mantenimiento y custodia.

1. Todo traslado, entendido como desplazamiento a otro inmueble, de los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, incluidas las salidas con carácter temporal, requerirá autorización de la consejería a solicitud de las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras, sin perjuicio de las excepciones previstas en el apartado 7.

2. Las solicitudes de autorización de traslado de los documentos deberán cumplir los requisitos que se determinen reglamentariamente conducentes a la identificación de los documentos, motivo de su salida, destino y condiciones del traslado y de su nueva ubicación.

3. La resolución que autorice el traslado de los documentos podrá imponer las condiciones que se estimen necesarias para garantizar la conservación de los mismos.

4. La solicitud de autorización deberá ser resuelta y notificada en el plazo de dos meses. Transcurrido dicho plazo, la persona interesada podrá entender estimada la solicitud.

5. Dicha resolución podrá denegar la autorización para el traslado de los documentos en los siguientes casos:

a) Cuando las condiciones en que vaya a realizarse el traslado no garanticen la adecuada conservación de los documentos y el mantenimiento de los valores protegidos legalmente.

b) Cuando la nueva ubicación no garantice su adecuada conservación, investigación o difusión, o impida el mantenimiento de sus valores o el cumplimiento de las obligaciones legalmente impuestas.

c) Cuando el traslado afecte, directa o indirectamente, a documentos vinculados a bienes inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz o afectados por inscripción en el mismo, y cuya disgregación o desvinculación influya negativamente en los valores propios de estos bienes.

d) Cuando la persona solicitante impida o dificulte la inspección que, en caso de que fuera necesaria a efecto de autorizar o denegar el traslado, deba practicarse por la consejería, sin perjuicio de la sanción que pueda imponerse con arreglo a la legislación vigente que le sea de aplicación.

6. La consejería, sin perjuicio de otras medidas cautelares que puedan adoptarse, y mediante resolución motivada, podrá impedir el traslado de los documentos a los que se refiere este artículo o, en su caso, ordenar su reposición a su depósito originario en los siguientes casos:

a) Cuando no se haya realizado la preceptiva solicitud en los términos establecidos.

b) Cuando, mediando la referida solicitud, se efectuara el traslado sin haber sido autorizado.

c) Cuando, notificada la autorización, se efectuara el traslado contraviniendo las condiciones señaladas en la autorización concedida.

7. Quedan exceptuados del requisito de la autorización aquellos traslados que, sin implicar la salida de Andalucía, deban llevar a cabo quienes sean titulares de los documentos en los casos de fuerza mayor o caso fortuito, siempre que concurra la urgente e inaplazable necesidad de la salida para garantizar la conservación de los documentos. En los citados casos, la persona titular de los mismos comunicará por escrito a la consejería, en el plazo de las veinticuatro horas siguientes, el traslado efectuado, las razones que lo han motivado, la identificación del lugar y las condiciones en que se encuentren los documentos, a efecto de que por aquella se adopten las medidas conducentes para su conservación. En estos supuestos excepcionales, si se estima que la nueva ubicación no cumple las condiciones adecuadas, la consejería podrá exigir a las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras su pronta reubicación en un lugar más idóneo.

1. Cuando no se reúnan las condiciones necesarias para garantizar la conservación, seguridad o acceso de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, la consejería requerirá a las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de los mismos la adopción de medidas necesarias para subsanar la situación.

2. La consejería podrá acordar, en caso de incumplimiento de dicho requerimiento, la ejecución subsidiaria o la imposición de la multa coercitiva prevista en el artículo 67.1.

3. Para la ejecución subsidiaria, la consejería podrá ordenar el depósito en un archivo público de los documentos afectados por el requerimiento de subsanación contemplado en el apartado 1, hasta tanto no desaparezcan las causas que lo motivaron. Dicho depósito se realizará previa resolución motivada de la persona titular de la dirección general competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, con la tramitación del correspondiente procedimiento.

1. La falta de cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley para las personas físicas y jurídicas privadas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz facultará a la Administración autonómica para la expropiación total o parcial de los mismos por causa de interés social, con objeto de garantizar su conservación.

2. La expropiación forzosa de los bienes integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz se regirá por el procedimiento especial previsto en el capítulo III del título III de la Ley de Expropiación Forzosa, de 16 de diciembre de 1954, para la expropiación de bienes de valor artístico, histórico y arqueológico.

3. Los documentos expropiados por este procedimiento ingresarán en el archivo en que se acuerde su custodia por parte de la consejería.

Para contribuir al cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 21.1, la Junta de Andalucía podrá promover el establecimiento de medidas de fomento a favor de las personas físicas o jurídicas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de documentos privados constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía.

El Sistema Archivístico de Andalucía es el conjunto de órganos, archivos y centros que llevan a cabo la planificación, dirección, coordinación, ejecución, seguimiento e inspección de la gestión de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía y de los archivos integrados en dicho sistema archivístico, de acuerdo con el artículo 40, sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal que le sea de aplicación.

1. El Sistema Archivístico de Andalucía actuará bajo los principios de coordinación y descentralización administrativa y operativa.

2. Los planes y programas archivísticos se acordarán, regularán y ejecutarán siguiendo los principios de igualdad, participación, cooperación, descentralización y autonomía.

3. El Sistema Archivístico de Andalucía promoverá un modelo común de gestión documental acorde con la implantación de la administración electrónica, siguiendo los principios de cooperación y colaboración entre las consejerías competentes en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, administración electrónica y política informática.

Bajo la superior dirección del Consejo de Gobierno se ejercerá el conjunto de competencias en materia de documentos, archivos y patrimonio documental previstas en la presente ley, conforme al reparto de funciones que se dispone en los preceptos siguientes.

1. La Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental será responsable de la formulación y ejecución de la política dirigida a la tutela, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental de Andalucía, así como la dirección y coordinación del Sistema Archivístico de Andalucía, sin perjuicio de los principios de colaboración y coordinación con las consejerías competentes en materia de transformación digital y de simplificación administrativa.

2. Como órgano de dirección y coordinación del Sistema Archivístico de Andalucía le corresponden en particular las siguientes funciones:

a) La elaboración y, en su caso, aprobación de las disposiciones normativas referentes a los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía y de las normas técnicas y procedimientos para la gestión documental.

b) El impulso, planificación, cooperación y fomento para el desarrollo y mejora de los servicios de los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía y para el acrecentamiento, conservación y difusión del Patrimonio Documental de Andalucía.

c) La dirección funcional y coordinación del Sistema de Información de Archivos para la gestión documental de la Junta de Andalucía y el impulso para su extensión, en su caso, a los demás archivos integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.

d) La adopción de acuerdos de integración de archivos públicos no integrados y de archivos privados en el Sistema Archivístico de Andalucía.

e) La coordinación técnica de los archivos de la Junta de Andalucía, salvo lo dispuesto en el artículo 60.5.

f) La inspección de los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía.

g) Cualesquiera otras funciones necesarias para el ejercicio de sus competencias.

Corresponderá a las delegaciones provinciales de la consejería el ejercicio de las funciones ejecutivas que se establezcan reglamentariamente, así como las que les delegue la consejería.

1. En el marco de las normas recogidas en la Constitución, en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, en la Ley de Transparencia Pública de Andalucía, en la presente ley y demás normas que resulten de aplicación, la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos es un órgano colegiado de carácter técnico y de participación, al que corresponde la valoración de los documentos de titularidad pública y la aplicación del régimen de acceso material al patrimonio documental de Andalucía custodiado en los archivos del Sistema.

2. La adscripción, composición y funcionamiento de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos se establecerán reglamentariamente.

3. Son funciones de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos:

a) Dictaminar la conservación de aquellos documentos que tengan interés para la Comunidad Autónoma y autorizar la eliminación de aquellos otros que, extinguido su valor probatorio de derechos y obligaciones, carezcan de ese interés, de acuerdo con el procedimiento que reglamentariamente se establezca.

b) Establecer los criterios sobre el acceso material a los documentos de titularidad pública y a los documentos del Patrimonio Documental de Andalucía custodiados en los archivos del Sistema.

c) Establecer los plazos de permanencia, custodia y control de los documentos en los diferentes archivos.

d) Evacuar el informe que declare la conservación de los documentos judiciales en razón de su valor histórico-cultural a que se refiere el artículo 48.2.

e) Evacuar los informes que les sean solicitados por la persona titular de la consejería y por quienes sean titulares de sus direcciones generales en materia de su competencia.

f) Elevar propuestas sobre cualquier otra medida que permita el cumplimiento de sus funciones.

g) Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.

1. La Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía es el órgano colegiado, consultivo y de participación de la Administración de la Junta de Andalucía en las materias relacionadas con el Sistema Archivístico de Andalucía.

2. La adscripción, composición y funcionamiento de la Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía se establecerán reglamentariamente.

3. Son funciones de la Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía:

a) Actuar como órgano de información, consulta y asesoramiento del Sistema Archivístico de Andalucía.

b) Elevar propuestas sobre cualquier otra medida para el mejor cumplimiento de los fines del Sistema Archivístico de Andalucía.

c) Conocer e informar los planes que se refieran al Sistema Archivístico de Andalucía.

d) Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.

4. Las funciones de esta comisión se entienden sin perjuicio de las que la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía, atribuye a la Comisión Andaluza de Patrimonio Documental y Bibliográfico.

1. A los efectos de la presente ley, se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.

2. Se entiende también por archivo, a efectos de la presente ley, aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

3. Podrán constituirse redes de archivos en razón del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de éstos.

4. Asimismo, se podrán establecer otros tipos de redes de archivos distintas a las mencionadas en el apartado anterior con objeto de compartir y explotar información.

1. Son archivos públicos los que custodian y sirven los documentos, generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias, y que tienen a su cargo la gestión documental. Dentro del ámbito territorial de la Comunidad Autónoma de Andalucía, son archivos públicos los de los órganos y entidades relacionados en el artículo 9.

2. Los inmuebles de titularidad de la Comunidad Autónoma destinados a la instalación de archivos para la conservación definitiva de documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía tendrán la protección que la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía, establece para los bienes de interés cultural, de acuerdo con lo dispuesto en su artículo 75.

Son archivos privados aquellos que custodian los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.

1. Quienes ostenten la titularidad de los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía están obligados a:

a) Organizar, conservar, custodiar y servir los documentos de sus archivos, de acuerdo con sus competencias y con lo establecido en la presente ley y en sus normas de desarrollo.

b) Velar por la adecuada instalación y funcionamiento de los mismos, así como por la dotación de medios humanos y materiales para el ejercicio de sus funciones.

c) Velar por el cumplimiento de los requisitos técnicos que se establezcan en la presente ley y en las normas que la desarrollen, y en especial deberán:

1.º Aplicar las funciones de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en esta ley y con las normas técnicas básicas que pueda fijar la consejería.

2.º Aplicar a todos los documentos las normas de valoración emanadas de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos.

d) Garantizar la aplicación de las normas de acceso a los lugares de consulta que se establezcan como desarrollo de la presente ley, así como la publicidad de las mismas.

2. Las personas titulares de los archivos a los que se refiere este artículo podrán establecer normas para el funcionamiento de los mismos, que deberán ser remitidas a la consejería para su conocimiento.

1. La consejería podrá establecer medidas de fomento y de apoyo técnico y económico, a las que podrán acceder las personas titulares de los archivos ubicados en Andalucía.

2. Los criterios de valoración que se establezcan en las bases reguladoras de las subvenciones y ayudas que conceda la Junta de Andalucía para el apoyo técnico y económico a los archivos primarán que se trate de archivos integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.

1. Se entiende por archivo de oficina el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.

2. Las personas responsables de las unidades administrativas velarán por que sus respectivos archivos de oficina custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación, hasta su transferencia al archivo correspondiente, de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, al año de finalizado el correspondiente procedimiento.

3. Los archivos de oficina se organizarán de acuerdo con las directrices técnicas del correspondiente archivo receptor de sus documentos.

4. En el caso de procedimientos tramitados electrónicamente y, en general, de documentos producidos por medios electrónicos, los propios sistemas de tramitación tendrán, en esta fase procedimental, el carácter de archivos de oficina.

1. Reglamentariamente se establecerán la cualificación y el nivel técnico necesarios del personal técnico con funciones archivísticas que preste servicio en los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía para la gestión, la protección, el acceso y el servicio de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía, así como las condiciones sobre infraestructuras, instalaciones y equipamientos necesarios para la seguridad y la conservación de los documentos custodiados en dichos archivos, todo ello sin perjuicio de las normas que dicte el Estado en el ejercicio de sus competencias.

2. La consejería facilitará recomendaciones técnicas para la construcción, reforma o adaptación de los edificios en los que se ubiquen documentos de titularidad pública.

3. Se declaran de utilidad pública a los efectos de expropiación forzosa los edificios y terrenos en los que vayan a ser instaladas dependencias de archivos de titularidad de la Junta de Andalucía.

Los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía se clasifican en razón de su titularidad y gestión en:

a) Archivos de la Junta de Andalucía.

b) Archivos de las entidades locales de Andalucía.

c) Archivos de las universidades públicas de Andalucía.

d) Archivos de titularidad y gestión distintas a las contempladas en los apartados anteriores integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.

Son archivos de la Junta de Andalucía:

a) Archivo del Parlamento de Andalucía.

b) Archivos de titularidad y gestión de la Junta de Andalucía:

1.º Archivos de las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía.

2.º Archivos centrales.

3.º Archivos provinciales intermedios.

4.º Archivo General de Andalucía.

c) Archivos de titularidad estatal y gestión de la Junta de Andalucía:

1.º Archivos históricos provinciales.

2.º Archivo de la Real Chancillería de Granada.

3.º Archivos de la Administración de Justicia en Andalucía.

Subsección 1.ª Archivos de titularidad y gestión de la Junta de Andalucía

En las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía existirá un archivo. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía.

1. Los archivos centrales son las unidades administrativas encargadas de la gestión documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están adscritos.

2. En cada consejería de la Administración de la Junta de Andalucía existirá un archivo central. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía y llevarán a cabo la coordinación funcional de los archivos centrales de sus respectivos órganos territoriales reseñados en el apartado 4.

3. En cada entidad instrumental dependiente de la Administración de la Junta de Andalucía existirá un archivo central. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía, excepto los de aquellas entidades cuyo ámbito de actuación sea una sola provincia, en cuyo caso lo harán al archivo provincial intermedio correspondiente.

4. En cada delegación del Gobierno de la Junta de Andalucía, así como en cada delegación provincial de las respectivas consejerías, existirá asimismo un archivo central. Estos archivos transferirán sus documentos a los archivos provinciales intermedios.

5. Los archivos centrales transferirán sus documentos de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, en el plazo que reglamentariamente se establezca. En el caso de expedientes electrónicos incorporarán las referencias pertinentes al Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía para la gestión documental y garantizarán la cadena de custodia.

6. Los archivos centrales reseñados en los apartados 2 y 3 serán coordinados funcionalmente por el Archivo General de Andalucía.

1. En cada provincia existirá un archivo provincial intermedio para la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de sus entidades instrumentales.

2. Los archivos provinciales intermedios serán coordinados funcionalmente por el Archivo General de Andalucía.

3. A los archivos provinciales intermedios se transferirán los documentos remitidos por los archivos centrales de la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de las entidades instrumentales en su respectiva provincia.

4. Los archivos provinciales intermedios transferirán a los archivos históricos provinciales aquellos documentos calificados de conservación permanente.

5. Las transferencias contempladas en los apartados 3 y 4 se efectuarán de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, y en su caso en el plazo que reglamentariamente se establezca.

El Archivo General de Andalucía es el archivo intermedio e histórico para los archivos centrales de cada consejería de la Junta de Andalucía, los archivos centrales de las entidades instrumentales de la Administración de la Junta de Andalucía que ejerzan sus competencias en más de una provincia y los archivos de las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía. Estos archivos le transferirán sus documentos de acuerdo a los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, en el plazo que reglamentariamente se establezca.

Subsección 2.ª Archivos de titularidad estatal y gestión de la Junta de Andalucía

1. Los archivos históricos provinciales radicados en Andalucía son los archivos históricos de la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de las entidades instrumentales en su respectiva provincia. A estos archivos les será de aplicación lo dispuesto en el artículo 3.2.

2. Los archivos históricos provinciales dependen orgánicamente de la consejería.

3. A los archivos históricos provinciales se transferirán los documentos de conservación permanente de la Administración de Justicia en Andalucía ubicada en su provincia, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 48.

4. A los archivos históricos provinciales se transferirán los documentos de conservación permanente procedentes de los respectivos archivos provinciales intermedios.

1. El Archivo de la Real Chancillería de Granada es un archivo de carácter histórico, al que se transfieren los documentos del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía. A este archivo le será de aplicación lo dispuesto en el artículo 3.2.

2. El Archivo de la Real Chancillería de Granada depende orgánicamente de la Consejería.

1. Los archivos de la Administración de Justicia de Andalucía se regirán por lo dispuesto en esta ley, en los términos previstos en la disposición adicional duodécima.

2. La Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, a efectos de lo dispuesto en el artículo 17.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, elaborará el informe que declare la conservación de los documentos judiciales en razón de su valor histórico-cultural.

3. Los documentos judiciales calificados de conservación permanente por la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía ingresarán en el correspondiente archivo histórico provincial, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 47.

1. Las entidades locales de Andalucía garantizarán la prestación de los servicios de archivo dentro de su ámbito territorial.

2. Cada entidad local establecerá su propia red de archivos, que incluirá los de sus entes vinculados o dependientes.

3. Los archivos de las diputaciones provinciales y de los ayuntamientos de municipios con más de 15.000 habitantes deberán estar a cargo de personal con la cualificación y nivel técnico que sea necesario, de acuerdo con la normativa que resulte de aplicación.

4. Las entidades locales podrán mancomunarse para la prestación de los servicios de archivo.

5. La Administración de la Junta de Andalucía promoverá el establecimiento de medidas que contribuyan a la conservación del Patrimonio Documental de Andalucía y a la prestación de los servicios de archivo de las entidades locales.

Las universidades públicas de Andalucía establecerán su propia red de archivos, que incluirá los de sus entidades instrumentales.

La inclusión de un archivo distinto de los contemplados en las secciones anteriores en el Sistema Archivístico de Andalucía se producirá a petición de las personas físicas o jurídicas públicas o privadas interesadas, y se resolverá, en un plazo no superior a seis meses, de acuerdo con el procedimiento y con los requisitos que se establezcan en las normas que desarrollen el procedimiento de integración.

Sección 8.ª Censo de Archivos de Andalucía

1. El Censo de Archivos de Andalucía es el instrumento para la identificación de los archivos radicados en el territorio de la Comunidad Autónoma que custodian documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía. Corresponde a la consejería su formación, actualización, coordinación y difusión.

2. El Censo de Archivos de Andalucía comprenderá la información que permita conocer los datos básicos de todos los archivos contemplados en el apartado anterior dependientes tanto de personas físicas como jurídicas de cualquier naturaleza, y de los documentos en ellos custodiados.

3. La metodología para la elaboración y recogida de los datos del Censo de Archivos de Andalucía, así como su actualización, plazos y demás requisitos, se establecerán reglamentariamente.

4. Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean titulares de archivos a los que se refiere el apartado 1 están obligadas a colaborar en la elaboración y actualización del referido censo, proporcionando, además, la información que les sea requerida para ello.

5. A efectos de la elaboración del Censo de Archivos de Andalucía, la consejería promoverá la celebración de convenios u otras fórmulas de colaboración con las demás administraciones públicas y personas físicas o jurídicas privadas.

6. Los datos contenidos en el Censo de Archivos de Andalucía se darán a conocer públicamente para garantizar su difusión.

La gestión documental es el conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, así como para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía.

1. En el marco de esta ley, la gestión documental está integrada por las siguientes funciones archivísticas aplicadas a los documentos: la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio.

2. De acuerdo con el apartado anterior, la gestión documental implicará:

a) La definición de los sistemas de información, con el fin de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de asociarse al documento para su adecuada gestión archivística.

b) La regulación de los procedimientos, con objeto de determinar los criterios de valoración para la selección, transferencias de la custodia y para el acceso.

c) El diseño de los documentos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.

1. Las funciones de la gestión documental se aplicarán en todos los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía. Estas funciones incorporarán las nuevas tecnologías propias de la administración electrónica.

2. Las administraciones públicas andaluzas establecerán en sus respectivos ámbitos el uso de sistemas de información para la gestión de los documentos de titularidad pública, de conformidad con las funciones de la gestión documental, con las normas archivísticas y con los principios técnicos que establezca la consejería.

1. La gestión documental en el ámbito de la Junta de Andalucía es común e integrada en la gestión administrativa.

2. De acuerdo con el carácter transversal de la gestión documental, en las funciones y procesos reglados de esta participarán todas las personas responsables de la gestión administrativa y de la custodia de los documentos de titularidad pública.

3. Todas las funciones establecidas en el artículo 54.1, así como cuantas otras puedan derivarse de la gestión documental, habrán de cumplir las exigencias de calidad de la Junta de Andalucía.

Para el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 54.2, se establecerá:

a) Que el diseño de los sistemas de información para la tramitación de procedimientos garantice la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios para la gestión integrada de los documentos de acuerdo con los principios y criterios técnicos archivísticos.

b) Que en los procesos de diseño de los documentos se incorporen los elementos necesarios que garanticen su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización.

1. La Junta de Andalucía garantizará la custodia y conservación de sus documentos electrónicos, para lo que deberá contar con los medios personales, materiales y tecnológicos necesarios para almacenar de forma segura estos documentos, facilitando a los archivos de su titularidad o gestión el cumplimiento de las funciones que les corresponden sobre aquellos.

2. La Administración de la Junta de Andalucía promoverá la coordinación y colaboración entre las consejerías competentes en materias de administración electrónica, de política informática y de archivos, documentos y patrimonio documental, para el adecuado archivo y custodia de los documentos electrónicos.

El Registro General de los Sistemas de Información que produzcan o custodien documentos electrónicos se constituye como el instrumento necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de documentos electrónicos de la Administración de la Junta de Andalucía, así como de las obligaciones y responsabilidades que conlleva. Reglamentariamente se determinarán las condiciones y procedimientos de inclusión en el mismo y la información que deberá contener. La responsabilidad de su mantenimiento corresponderá a la consejería.

1. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía (@rchivA) es el sistema común para la gestión integral de los documentos de su competencia, de acuerdo con los principios y criterios técnicos archivísticos que la rigen.

2. El Sistema de Información de Archivos contiene los servicios y funciones de ingreso, gestión y recuperación de documentos en el archivo electrónico único de la Junta de Andalucía, para la custodia y conservación de los documentos y expedientes electrónicos una vez finalizados los procedimientos administrativos y actuaciones correspondientes.

3. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía interoperará con el resto de sistemas de información de la Junta de Andalucía para gestionar la transferencia de la custodia de los documentos electrónicos conforme a los plazos establecidos para su gestión, transferencia y conservación en el archivo electrónico único de la Junta de Andalucía, sin perjuicio de los plazos establecidos en las Tablas de Valoración elaboradas por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos y aprobadas por la persona titular de la Consejería competente en materia de documentos, archivo y patrimonio documental que, en su caso, sean de aplicación. Dicha transferencia irá acompañada de los elementos necesarios que permitan asegurar las condiciones de autenticidad e integridad de los documentos públicos y garantizar el acceso y difusión de los mismos.

4. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía interoperará, asimismo, con los sistemas que almacenen los documentos electrónicos de la Junta de Andalucía para facilitar el acceso y uso de los documentos que en él se custodien.

5. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía contará con un modelo específico aplicado a los archivos de los órganos de la Administración de Justicia en Andalucía, correspondiendo su coordinación a la consejería competente en materia de Administración de Justicia.

El acceso a los documentos de titularidad pública y a su información se ajustará a lo dispuesto en la Constitución, en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, en la Ley de Transparencia Pública de Andalucía, en la presente ley y demás normas que resulten de aplicación.

1. El derecho de acceso sólo podrá ser restringido o denegado en aplicación de los límites y causas de inadmisión establecidos en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, y en la Ley de Transparencia Pública de Andalucía.

2. El acceso material a los documentos podrá ser denegado cuando el estado de conservación de los mismos así lo requiera, pudiendo ser sustituido por una reproducción veraz.

3. Se denegará la consulta directa de los documentos originales a las personas que hayan sido condenadas por sentencia firme por la comisión de delitos contra la seguridad y conservación del Patrimonio Documental. Queda exceptuada de esta limitación la consulta de los documentos pertenecientes a procedimientos en los que sean parte interesada.

4. La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos podrá establecer criterios homogéneos sobre la aplicación de la normativa sobre la materialización del acceso a los archivos, en los términos previstos en la legislación sobre transparencia, considerando el estado de conservación de los documentos.

1. El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública y obtención de copias de los mismos está sujeto a lo dispuesto en los artículos 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y 86 de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, y al procedimiento que se regula en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, y en la Ley de Transparencia Pública de Andalucía.

2. Las personas responsables de los archivos podrán autenticar copias y emitir certificaciones de documentos bajo su custodia.

3. La obtención de reproducciones de los documentos estará condicionada por su estado de conservación.

1. Para garantizar el ejercicio del derecho de acceso, cada archivo facilitará instrumentos archivísticos de información y descripción y asesorará a las personas usuarias en la búsqueda de la información contenida en el mismo.

2. Las distintas administraciones públicas procurarán los medios tecnológicos y telemáticos necesarios para facilitar, mejorar y ampliar el conocimiento y la difusión de los instrumentos citados en relación con sus documentos. Cuando estos instrumentos contengan datos referidos a personas físicas incluirán la información desagregada por sexo.

Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos anteriores, el acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía que se encuentren depositados en instituciones públicas se regirá por lo dispuesto en los instrumentos que formalizaron el ingreso.

1. El acceso a los documentos de titularidad privada que formen parte del Patrimonio Documental de Andalucía y que se encuentren en archivos privados integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía se regirá por las normas de acceso a los documentos de titularidad pública.

2. El acceso al resto de documentos de titularidad privada inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz se regirá por las siguientes normas:

a) Las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de dichos documentos permitirán el acceso a los mismos, previa solicitud por escrito, precisa y pormenorizada, salvo cuando su consulta suponga una intromisión en el derecho a la intimidad personal y familiar o a la propia imagen.

b) La persona propietaria, titular de derechos o poseedora de los documentos podrá depositarlos temporalmente en un archivo del Sistema para facilitar el acceso a los mismos.

c) La denegación del acceso tendrá que formularse por escrito motivadamente para que la persona interesada pueda comunicar esta circunstancia a la consejería con el fin de que, en su caso, adopte las medidas previstas en esta ley.

1. En caso de incumplimiento del requerimiento previsto en el artículo 23.1, la consejería podrá acordar la ejecución subsidiaria o la imposición de una multa coercitiva, por cada mes en que se mantenga dicha situación de desobediencia, por importe del 10% del valor del bien o, si dicho valor no fuere conocido, por importe de hasta seis mil euros (6.000,00 €).

2. Para evitar o atenuar los daños a los documentos de titularidad pública o del Patrimonio Documental de Andalucía podrá ordenarse el depósito de los documentos o cualquier otra medida, que se mantendrá en tanto no desaparezcan las causas que los originaron. Los gastos originados a la Administración como consecuencia de la adopción de estas medidas se realizarán a costa de la persona infractora.

3. Independientemente de las sanciones que procedan, el órgano competente, previo requerimiento, podrá imponer a quienes se encontrasen sujetos al cumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley multas coercitivas de hasta mil euros (1.000,00 €), reiteradas por periodos de un mes, hasta obtener el cumplimiento de lo que se ordena.

1. El régimen de infracciones y sanciones establecido en el presente título se aplicará a los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía.

2. La potestad sancionadora respecto de las infracciones tipificadas en esta ley se ejercerá de conformidad con lo dispuesto en ella y en la normativa en materia de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo de aplicación.

3. Cuando la acción u omisión vulnere el régimen específico de protección otorgado a los bienes integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía por la legislación general del patrimonio histórico se aplicará el régimen de infracciones y sanciones previsto en la misma.

4. No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores, si las infracciones son cometidas respecto a los documentos de titularidad pública contemplados en el artículo 9.2, letras a), b), c), f), g), h), i) y k), y a sus correspondientes archivos por personal funcionario o laboral sometido al régimen disciplinario de la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público, se sancionarán conforme a lo previsto en su título VII, según la calificación de las mismas. En el supuesto de que dichas infracciones sean cometidas por personal estatutario sometido al régimen disciplinario de la Ley 55/2003, de 16 de diciembre, del Estatuto Marco del personal estatutario de los servicios de salud, se sancionarán conforme a lo previsto en su capítulo XII, según la calificación de las mismas.

Sin perjuicio de la aplicación del capítulo I del título XIII de la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, son infracciones administrativas en materia de protección del Patrimonio Documental de Andalucía las acciones u omisiones que supongan incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley y las que lleven aparejado daño en el Patrimonio Documental de Andalucía, de acuerdo con lo establecido en los artículos siguientes.

Las infracciones en materia de protección del Patrimonio Documental de Andalucía se clasificarán como muy graves, graves y leves.

Tendrán la consideración de infracciones muy graves:

a) La eliminación o todas aquellas actuaciones u omisiones que lleven aparejada pérdida, desaparición o daños irreparables en los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.

b) La eliminación de documentos de titularidad pública prescindiendo de los procedimientos reglamentariamente establecidos a los que se refiere el artículo 18.

c) La publicación, utilización indebida o permitir el acceso a la información contenida en aquellos documentos que tengan algún tipo de reserva en su acceso o estén restringidos o protegidos por ley.

d) La reincidencia en la comisión de más de una infracción grave en el término de un año cuando así haya sido declarado por resolución firme.

Tendrán la consideración de infracciones graves las siguientes actuaciones:

a) La eliminación o todas aquellas actuaciones u omisiones que lleven aparejada pérdida, desaparición o daños irreparables en los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía incluidos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía o custodiados en archivos del Sistema Archivístico de Andalucía, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 71.a).

b) El incumplimiento del requerimiento de adopción de las medidas impuestas por la consejería para garantizar la conservación, seguridad y acceso a los documentos, previsto en el artículo 23.

c) Impedir el derecho de acceso de la ciudadanía a los archivos, contraviniendo los términos previstos en el artículo 65.

d) La reincidencia en la comisión de más de una infracción leve en el término de un año cuando así haya sido declarado por resolución firme.

Se consideran infracciones leves:

a) La salida de documentos de titularidad pública de sus correspondientes unidades administrativas, sistemas de información y archivos, incumpliendo el artículo 12.2.

b) El incumplimiento de la obligación de entregar los documentos de titularidad pública de acuerdo con lo previsto en el artículo 12.3.

c) El incumplimiento de la obligación de inventariar los documentos que se transfieran por traspaso de funciones entre órganos o por extinción, según lo previsto en el artículo 13.

d) El incumplimiento del deber de información establecido en el artículo 19.

e) El incumplimiento de la obligación de comunicación prevista en artículo 20.2.

f)  El traslado de documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz sin la autorización de la consejería prevista en el artículo 22 o contraviniendo las condiciones de la resolución que lo autorice.

g) El incumplimiento de la obligación de proporcionar la información requerida para la formación y, en su caso, actualización del Censo de Archivos de Andalucía establecida en el artículo 52.4.

h) El incumplimiento de las obligaciones de conservar organizados los documentos, permitir el acceso y la inspección a los mismos, notificar sus transmisiones y comunicar cualquier pérdida o destrucción de documentos, impuestas por el artículo 21.1, párrafos a), b), c), d), f) y g), y por el artículo 66.2 a las personas titulares de documentos de titularidad privada del Patrimonio Documental de Andalucía inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.

i) El incumplimiento de las obligaciones de organizar, conservar, custodiar y servir los documentos, de las normas de valoración de los documentos o de las reguladoras del acceso a los lugares de consulta previstas en los apartados 1.a), 1.c).2.º y 1.d) del artículo 36.

1. Son responsables de las infracciones, aun a título de mera inobservancia, las personas físicas o jurídicas, cualquiera que sea su naturaleza, que realicen las acciones u omisiones tipificadas en la presente ley.

2. Las personas titulares de los archivos privados serán responsables solidarios de las infracciones cometidas por su personal o por otras personas vinculadas a aquéllos por cualquier otro título.

1. Se consideran circunstancias agravantes, cuando no formen parte del tipo infractor:

a) La reincidencia en la comisión de infracciones en materia de documentos, archivos y patrimonio documental.

b) El incumplimiento de las órdenes o medidas impuestas por la consejería.

2. Tienen la consideración de circunstancias atenuantes el reconocimiento de la responsabilidad y la reparación espontánea del daño causado.

3. La concurrencia de circunstancias agravantes o atenuantes se tendrá en cuenta al establecer la cuantía de las sanciones.

1. Las infracciones de las que se deriven daños en los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía llevarán aparejadas, cuando sea posible, la obligación de reparación o restitución de los bienes afectados a su estado original y, en todo caso, la indemnización de los daños y perjuicios causados.

2. El incumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior facultará a la consejería para actuar de forma subsidiaria realizando las actuaciones necesarias a costa del infractor.

1. Las infracciones en materia de documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía se sancionarán con multas de las siguientes cuantías, sin perjuicio de lo establecido en el apartado 4:

a) Infracciones muy graves: multa de cien mil un euros (100.001 €) a trescientos mil euros (300.000 €).

b) Infracciones graves: multa de cincuenta mil un euros (50.001 €) a cien mil euros (100.000 €).

c) Infracciones leves: multa de hasta cincuenta mil euros (50.000 €).

2. Con carácter accesorio se podrá imponer la sanción de inhabilitación durante un año para el ejercicio de su profesión en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía del personal directivo, técnico o profesional responsable de acciones tipificadas como infracciones graves, o durante cinco años en el caso de muy graves.

3. Se dará traslado de las inhabilitaciones a que se refiere el apartado anterior a las entidades profesionales correspondientes.

4. La gradación de las multas y sanciones se realizará en función de las circunstancias atenuantes o agravantes que concurran, la naturaleza e importancia de los bienes afectados, la magnitud del daño causado y el grado de intencionalidad.

5. Las multas y sanciones accesorias que se impongan a distintos sujetos como consecuencia de una misma infracción tendrán carácter independiente entre sí.

1. La imposición de las sanciones previstas en esta ley corresponde a los siguientes órganos y autoridades:

a) La persona titular de la delegación provincial de la consejería: multas de hasta cincuenta mil euros (50.000 €) y las accesorias que en su caso correspondan.

b) La persona titular de la dirección general competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental: multas desde cincuenta mil un euros (50.001 €) hasta cien mil euros (100.000 €) y las accesorias que en su caso correspondan.

c) La persona titular de la consejería: multas superiores a cien mil un euros (100.001 €) y las accesorias que en su caso correspondan.

2. Cuando la cuantía de la multa supere el límite atribuido al órgano que tramite el expediente sancionador se elevará la propuesta de sanción al órgano competente para la imposición de la multa prevista.

1. Cualquier persona podrá denunciar las infracciones a lo establecido en esta ley. La denuncia no otorga la condición de persona interesada a quien la formula, sin perjuicio de que, cuando la denuncia vaya acompañada de una solicitud de iniciación, se comunique a la persona denunciante la iniciación o no del procedimiento.

2. Las autoridades y personal funcionario que tengan conocimiento de actuaciones que puedan constituir infracción con arreglo a lo previsto en esta ley están obligados a comunicarlo a la consejería de inmediato al tener conocimiento del tema.

1. La incoación del procedimiento se realizará de oficio por los correspondientes órganos centrales o territoriales de la consejería, bien por propia iniciativa o como consecuencia de orden superior, petición razonada de otros órganos o denuncia.

2. Tan pronto como tenga conocimiento de la realización de actuaciones que puedan ser constitutivas de infracción con arreglo a lo previsto en esta ley, la consejería estará facultada para exigir la inmediata suspensión de la actividad y ordenar las medidas provisionales que estime necesarias para evitar daños en los documentos de titularidad pública o constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía, así como para incoar el oportuno expediente sancionador.

3. Se podrán establecer como medidas cautelares por el órgano competente para incoar el procedimiento sancionador el depósito de los documentos, precintado del inmueble o parte del mismo donde se ubican los documentos, o cualquier otra que contribuya a evitar o atenuar los daños a los documentos de titularidad pública o constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía.

1. Las infracciones prescribirán:

a) Las leves, a los seis meses.

b) Las graves, a los tres años.

c) Las muy graves, a los diez años.

2. El plazo de prescripción de las infracciones se computará desde el día en que se hubieran cometido. En las infracciones que constituyan el incumplimiento continuado de alguna de las obligaciones impuestas por esta ley el plazo se computará desde el día en que hubiera cesado la conducta infractora.

3. Las sanciones prescribirán:

a) Las leves, al año.

b) Las graves, a los tres años.

c) Las muy graves, a los cinco años.

4. El plazo de prescripción de las sanciones comenzará a contarse desde el día siguiente a aquel en que adquiera firmeza la resolución por la que se impone la sanción.