Tema 21 · Apoyo a actividades de reunión y de comunicación: preparación de salas y dependencias, de mobiliario (mesas de reunión, mesas presidenciales, sillas, etc.) y de medios materiales (pizarras, papelógrafos, rotuladores). Puesta en funcionamiento de medios audiovisuales: proyectores, sistemas de audio (altavoces y micrófonos), etc.

Tema 21. Apoyo a actividades de reunión y de comunicación: preparación de salas y dependencias, de mobiliario (mesas de reunión, mesas presidenciales, sillas, etc.) y de medios materiales (pizarras, papelógrafos, rotuladores). Puesta en funcionamiento de medios audiovisuales: proyectores, sistemas de audio (altavoces y micrófonos), etc.

Sumario

• 1. Salas exclusivamente con mobiliario
• 1. Salas con proyector y/o traducción simultánea
• 2.1. Proyector
• 2.2. Equipos de traducción simultánea
• 1. Salas de prensa y salón de actos

Las actividades de reunión y de comunicación requieren de una serie de trabajos de apoyo y mantenimiento que son fundamentales para la correcta realización de las mismas. El objetivo fundamental de estos trabajos es asegurar la provisión y disponibilidad de los medios materiales y físicos necesarios en las reuniones, ruedas de prensa, conferencias etc. que se lleven a cabo en las salas dotadas a tal efecto.

Para poder llevar a cabo dichas tareas es importante tener en cuenta las diferentes salas y dependencias que podemos encontrar en el centro de trabajo, por ello podemos dividirlas en tres tipos:

— Salas exclusivamente con mobiliario. — Salas con proyector y/o traducción simultánea. — Salas de rueda de prensa y salón de actos.

El procedimiento comienza cuando obtenemos, bien por medios físicos (carteles en las puertas de las salas, etc.) o bien por medios informáticos (aplicaciones de reservas de salas), la información de todas las reservas realizadas para los días posteriores.

1. SALAS EXCLUSIVAMENTE CON MOBILIARIO

El procedimiento de preparación y mantenimiento de este tipo de salas es común al resto de salas:

— Comprobar con anterioridad en la solicitud de reserva de sala el número de asistentes y el material solicitado y determinar si es adecuado a la sala reservada; es decir, si el número de asistentes es mayor a la capacidad de la sala o si los medios solicitados no pueden estar disponibles en dicha sala habría que contactar con los y las solicitantes y proponer una ubicación más adecuada. — En el mismo día con anterioridad a la hora fijada para la reunión, abrir la sala y hacer una inspección visual del lugar:
• Comprobar mobiliario: número de sillas en función de los y las asistentes, estado de las mismas (limpieza y funcionamiento), mesas, mesas auxiliares, etc.
• Comprobar que el estado general de la sala (iluminación, temperatura) es adecuado;

que no haya bombillas fundidas, goteras, etc.

• Medios adicionales: comprobar que el papelógrafo tiene suficiente papel, que hay rotuladores y que funcionan, que hay suficientes folios y bolígrafos, etc.

Si en esta primera comprobación faltase algún elemento o estos no funcionaran correctamente habría que avisar al personal responsable del mantenimiento del edificio y al almacén para la reposición de los elementos que falten.

Si en esta comprobación se encontrasen materiales de reuniones previas habría que guardarlos y localizar a las personas asistentes para entregarlo.

Hay que tener en cuenta que durante la reunión se debe estar disponible para dotar de diferentes materiales si fuera necesario, televisiones, vídeos...

2. SALAS CON PROYECTOR Y/O TRADUCCIÓN SIMULTÁNEA

Las salas con este tipo de de material necesitan, a parte de la comprobación anteriormente citada, la puesta en marcha y la verificación del correcto funcionamiento de los aparatos mencionados.

2.1. Proyector

Existen en el mercado muchísimos modelos de proyectores, intentaremos en este apartado explicar como se lleva a cabo la comprobación general de estos aparatos electrónicos.

Figura del proyector (la imagen no se reproduce aquí). Partes señaladas en ella:

• Piloto de encendido
• Pulsador encendido apagado
• Objetivo
• Conexiones a periféricos: entrada para conexión portátil; entrada Audio–Video (Televisión, DVD); entrada cable de red eléctrica
• Interruptor General encendido/apagado

Para comprobar el proyector:

Primero encendemos el proyector con el interruptor general de encendido y apagado, después con el Pulsador encendido apagado y comprobamos que el piloto de encendido está en verde.

Comprobamos entonces que el zoom y el enfoque son adecuados a la pantalla de la sala, este proceso puede ser manual girando el objetivo o mecánico, apretando lo botones de zoom y enfoque (estos pulsadores pueden encontrarse en el propio proyector o en el mando a distancia).

Para hacer esta comprobación no es necesario tener conectado un periférico, una vez que los y las asistentes estén en la sala y conecten su ordenador portátil puede que se requiera de una nueva comprobación si ellos no conocen el funcionamiento de los proyectores.

Para ello necesitamos habilitar la salida del ordenador portátil para que la imagen se proyecte en la pantalla o en el ordenador o en ambos (debemos pulsar la Tecla «Fn» a la vez que la tecla F5 o F8 dependiendo del modelo y fabricante del ordenador portátil).

Periódicamente debemos comprobar y reponer en su caso:

— Las pilas de los mandos a distancia. — La lámpara y los filtros de cada proyector (en función de las horas que determina el fabricante).

2.2. Equipos de traducción simultánea

Los equipos de traducción simultánea constan de:

— Receptores individuales de audio inalámbricos con selector de canal para elegir el idioma en el que se desea escuchar, con sus correspondientes auriculares — Pupitres de locución de la traducción individuales para cada intérprete — Micrófonos de sobremesa para cada asistente — Emisores infrarrojos multicanal con el que dotar a toda la sala de una buena recepción. — Cabinas aisladas donde se sitúa cada intérprete y emite en el idioma respectivo. — Cámara y monitor de video para que cada interprete vea la sala. — Micrófonos inalámbricos para las intervenciones de los y las asistentes.

Para verificar el buen funcionamiento del equipo debemos:

— Comprobar los receptores individuales y los auriculares; si los receptores son de batería recargable comprobar que tienen carga suficiente y si son de pilas cambiarlas regularmente. — Comprobar que los micrófonos de sobremesa funcionan correctamente. — Cambiar las pilas de los micrófonos inalámbricos regularmente. — Comprobar que los pupitres de traducción reciben y emiten el sonido adecuadamente. — Comprobar que la cámara emite al monitor una buena imagen de la sala.

3. SALAS DE PRENSA Y SALÓN DE ACTOS

Los eventos que pueden darse en estas salas son del tipo: conferencias, entregas de premios, ruedas de prensa, exposiciones, presentación de eventos, etc.

En este tipo de eventos suelen realizarse ensayos, simulacros con anterioridad debido a la importancia de dichos actos.

En estas salas se comprueba todo los anteriormente citado y además:

— Se colocan los elementos de ornato necesarios; flores, carteles, etc. — Se colocan carteles informativos en los pasillos de acceso para la localización de la sala. — Mesa presidencial: se deben seguir las directrices del personal responsable del evento, de protocolo o de Prensa para ello debemos tener en cuenta:
• Colocar a cada ponente agua y vasos.
• Colocar y comprobar los rótulos anunciadores de cada ponente en el orden correc to.

Si en el evento se va a servir un lunch o refrigerio habrá que tener en cuenta lo siguiente:

— Colocar biombos para separar la sala de la zona del refrigerio. — Determinar dónde y cómo se va a almacenar la comida antes del evento. — Determinar la forma de acceder al centro del equipo de la empresa de catering para, si fuera posible, no colapsar las entradas principales.

En estos eventos es importante avisar al servicio de seguridad del edificio para que esté al tanto del número de personas que accederán a las instalaciones durante ese tiempo.