Además del mobiliario, muchas reuniones necesitan medios materiales sencillos que hay que preparar y comprobar antes de su comienzo.

Pizarras

La pizarra blanca se escribe con rotuladores de borrado en seco, que se eliminan con un borrador o un paño. No deben usarse en ella rotuladores permanentes, porque dejan marcas difíciles de quitar; si ocurre, existen limpiadores específicos. Antes del acto se comprueba que la pizarra está limpia, que hay borrador y que los rotuladores escriben. Algunas salas disponen todavía de pizarras de tiza, y otras de pizarras digitales interactivas, en las que hay que comprobar además que el ordenador conectado funciona.

Papelógrafo o rotafolio

El papelógrafo, también llamado rotafolio, es un caballete con un bloc de hojas grandes de papel que se van pasando o arrancando. Tiene la ventaja de que lo escrito se conserva y las hojas pueden colgarse después en la pared. Se comprueba que queda papel suficiente, que el caballete está estable y que se ve desde todos los asientos. Para escribir en él se usan rotuladores de punta gruesa adecuados para papel, que no traspasen la hoja.

Rotuladores

Conviene disponer de varios colores, con preferencia por los oscuros (negro, azul, verde), que se leen mejor a distancia; los colores claros, como el amarillo, apenas se distinguen. Se prueban antes del acto, se retiran los que están secos y se tapan con su capuchón después de usarlos.

Material de escritura y documentación

En las reuniones de trabajo es habitual colocar en cada puesto un bloc o unas hojas y un bolígrafo y, en su caso, la documentación de la reunión, como el orden del día o los informes que se van a tratar. La documentación se prepara con antelación, con copias suficientes y alguna de más, ordenada según el orden del día, y se coloca en cada puesto o se entrega a la entrada. Si contiene información reservada, no se deja al alcance de personas ajenas a la reunión y, al terminar, se recogen las copias sobrantes.

Otros medios

Completan el equipamiento el puntero láser o el presentador inalámbrico para pasar las diapositivas, los alargadores y regletas para conectar los equipos, y la cinta adhesiva para fijar al suelo los cables que crucen zonas de paso y evitar tropiezos.

El proyector permite mostrar a toda la sala lo que aparece en la pantalla de un ordenador: presentaciones, documentos o vídeos.

Conexión

El proyector se conecta al ordenador, normalmente mediante un cable HDMI, que transmite imagen y sonido digitales por el mismo cable. En equipos antiguos todavía se encuentra la conexión VGA, que es analógica y solo transmite imagen: si se utiliza, el sonido necesita un cable aparte. Muchos portátiles actuales solo tienen salidas USB-C u otras similares, por lo que conviene tener adaptadores a mano.

Puesta en marcha

Los pasos habituales son:

1. Colocar el proyector estable, a la distancia adecuada de la pantalla y centrado respecto a ella.

2. Conectar el cable al ordenador y al proyector, y encender el proyector.

3. Seleccionar en el proyector la entrada o fuente correcta, por ejemplo HDMI 1.

4. Si el ordenador no envía imagen, activar la salida a la pantalla externa. En Windows se hace con la combinación de teclas Windows + P, que permite elegir entre duplicar la pantalla o extenderla.

5. Ajustar el enfoque y el zoom hasta que la imagen se vea nítida y ocupe la pantalla, y corregir la deformación trapezoidal (keystone) si la imagen no sale rectangular por estar el proyector inclinado.

Prueba previa

La comprobación más importante es probarlo todo antes de que lleguen los asistentes y, si es posible, con el ordenador y la presentación que se van a utilizar realmente. Se verifica que el archivo se abre, que los vídeos tienen sonido y que la letra se lee desde la última fila. Es recomendable disponer de una copia de la presentación en una memoria USB por si falla el equipo del ponente.

Pantalla e iluminación

La pantalla debe ser visible desde todos los asientos, sin columnas ni otros obstáculos que la tapen. Conviene atenuar la luz que incide directamente sobre ella, con cortinas, persianas o apagando las luces más cercanas, pero sin dejar la sala completamente a oscuras, para que los asistentes puedan tomar notas.

Limpieza de la lente

La lente u objetivo del proyector se limpia con el equipo apagado, desconectado de la corriente y ya frío. El polvo se retira con papel para limpiar lentes, limpio y seco, o con un paño suave que no deje pelusas, como una gamuza de microfibra para lentes. Para las manchas persistentes, ese paño se humedece con limpiador para lentes, sin rociar nunca el líquido directamente sobre la lente. No deben usarse limpiacristales, materiales abrasivos ni productos de limpieza que contengan amoníaco.

Apagado y recogida

Al terminar, el proyector se apaga desde su botón o desde el mando. En los modelos de lámpara no se desconecta de la corriente mientras el ventilador siga funcionando, porque está enfriando la lámpara, y cortar la alimentación en ese momento puede acortar su vida útil. Después se recogen los cables, los adaptadores y el mando, y se tapa el objetivo si el equipo tiene tapa.

En salas medianas y grandes, y en cualquier acto con público, la voz de los oradores se refuerza con un sistema de sonido formado por micrófonos, un amplificador o mesa de mezclas y altavoces.

Tipos de micrófonos

• De mesa: normalmente con un brazo flexible, llamado cuello de cisne, y un botón para activarlo y desactivarlo. Se usan en la mesa presidencial y en las salas de consejo; cada orador lo activa al hablar y lo desactiva al terminar.

• De mano: el orador lo sostiene. Puede ser de cable o inalámbrico; se usa en el atril o para dar la palabra al público en el turno de preguntas.

• De solapa o de corbata: pequeño y sujeto a la ropa, conectado a un emisor de petaca que se lleva en el cinturón o en un bolsillo. Deja las manos libres a quien habla de pie o se desplaza.

Los micrófonos inalámbricos funcionan con pilas o baterías. Antes de cada acto se comprueba su carga y se tienen pilas de repuesto a mano, porque quedarse sin ellas es una de las incidencias más frecuentes; al terminar, se apagan para no gastarlas.

Altavoces

Los altavoces reproducen, amplificado, el sonido que recogen los micrófonos. Deben orientarse hacia el público y situarse por delante de los micrófonos.

El acople o retroalimentación

El acople o retroalimentación es el pitido agudo que se produce cuando un micrófono capta el sonido que sale de los altavoces y lo vuelve a amplificar, formando un círculo que se refuerza a sí mismo. Para evitarlo:

• No dirigir nunca el micrófono hacia los altavoces ni acercarse con él a ellos.

• Colocar los altavoces por delante de los micrófonos, de manera que los micrófonos queden detrás de ellos.

• No subir el volumen más de lo necesario; si aparece el pitido, lo primero es bajar el volumen.

• Hablar cerca del micrófono, a una distancia corta y constante, en lugar de subir el volumen para compensar la distancia.

Prueba de sonido

Antes del acto se prueba cada micrófono en su posición real, hablando con voz normal, y se comprueba que se oye bien en toda la sala, incluidas las últimas filas. Se deja el volumen ajustado y se identifica qué control corresponde a cada micrófono. Para la prueba basta con hablar: golpear o soplar el micrófono no aporta nada y puede dañar algunos modelos.

El Software

El software es el conjunto de programas, instrucciones y datos que permiten al hardware de un ordenador realizar tareas útiles. A diferencia del hardware, el software es intangible: no se puede tocar físicamente, pero es imprescindible para que el equipo funcione.

Software: Equipamiento lógico e intangible de un ordenador, formado por el conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que hacen posible la realización de tareas en un sistema informático.

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1. Clasificación del software

1.1 Software de sistema (o de base)

El software de sistema o software base es el conjunto de programas que gestiona los recursos físicos y lógicos del equipo y sirve de plataforma para el resto del software. Es el primero en cargarse y actúa como intermediario entre el hardware y las aplicaciones.

Incluye:

• Sistema operativo (SO): el componente principal.

• Controladores de dispositivo (drivers): permiten al SO comunicarse con el hardware.

• Firmware y BIOS/UEFI: software almacenado en chips del propio hardware.

• Utilidades del sistema: herramientas de mantenimiento, gestión de archivos, etc.

Definición formal: La serie de programas preinstalados en el ordenador que permiten interactuar con el sistema operativo se denominan software de sistema.

1.2 Software de aplicación

El software de aplicación (o simplemente "aplicaciones") está diseñado para que los usuarios realicen tareas concretas. No interactúa directamente con el hardware; lo hace a través del sistema operativo.

Ejemplos:

• Procesadores de texto (Microsoft Word, LibreOffice Writer)

• Hojas de cálculo (Microsoft Excel, Google Sheets)

• Editores de imágenes (Adobe Photoshop, GIMP, Paint)

• Navegadores web (Chrome, Firefox, Edge)

• Clientes de correo electrónico

• Software CAD (diseño asistido por ordenador)

Un programa que permite editar texto pero no interactúa directamente con el hardware se clasifica como software de aplicación.

1.3 Software de programación (o de desarrollo)

Herramientas destinadas a la creación de otros programas:

• Compiladores e intérpretes (Java, Python, C++)

• Entornos de desarrollo integrado (IDE): Visual Studio, Eclipse

• Depuradores

1.4 Resumen comparativo

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2. El sistema operativo (SO)

2.1 Definición y función

El sistema operativo es el software más importante de un ordenador. Es un tipo especial de software formado por múltiples archivos que:

• Gestiona los recursos del ordenador (CPU, memoria, almacenamiento, E/S)

• Coordina las actividades y el intercambio de información entre los componentes

• Actúa como intermediario entre el usuario y el hardware

• Proporciona una interfaz (gráfica o de comandos) para que el usuario pueda interactuar con el equipo

Sistema operativo: Tipo especial de software que gestiona el intercambio de recursos del ordenador (CPU, memoria, dispositivos de almacenamiento, periféricos) y sirve de intermediario entre el usuario y el hardware.

Funciones básicas de un SO:

• Gestión de procesos (qué programa usa la CPU y cuándo)

• Gestión de memoria principal (RAM)

• Gestión del sistema de archivos

• Gestión de dispositivos de E/S (entrada/salida)

• Gestión de usuarios y permisos

• Interfaz de usuario

Lo que NO es función de un SO: La edición de vídeo, la navegación web u otras tareas propias de aplicaciones.

2.2 Clasificación de los sistemas operativos

Por número de usuarios

Por número de tareas

Un sistema operativo multitarea administra recursos para ejecutar múltiples tareas simultáneamente, dando la sensación al usuario de que todo ocurre al mismo tiempo.

Por número de procesadores

• Monoprocesador: trabaja con un único procesador.

• Multiprocesador (SMP): trabaja con varios procesadores simultáneamente.

Por tipo de interfaz

• CLI (Command Line Interface): interfaz de línea de comandos. Ejemplos: MS-DOS, terminal de Linux.

• GUI (Graphical User Interface): interfaz gráfica de usuario. Ejemplos: Windows, macOS, GNOME.

2.3 Principales sistemas operativos de escritorio

Distribuciones de Linux más conocidas: Ubuntu, Debian, Fedora, CentOS, openSUSE, Arch Linux, Kali Linux.

Importante para el examen: Apache no es un sistema operativo (es un servidor web). MySQL no es un sistema operativo (es un gestor de bases de datos). Windows 4.0 no es un SO real.

2.4 Sistemas operativos para dispositivos móviles

Slackware es una distribución de Linux para PC/servidor, no un SO para dispositivos móviles.

2.5 La interfaz de usuario del SO

La interfaz de usuario tiene como finalidad facilitar la interacción entre el usuario y el sistema. En Windows, las ventanas pueden minimizarse, maximizarse y moverse libremente dentro del escritorio.

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3. El Kernel (núcleo del sistema operativo)

3.1 Definición

El kernel o núcleo es la parte central y más importante del sistema operativo. Funciona como intermediario entre el software y el hardware.

Kernel: Núcleo del sistema operativo que administra directamente los recursos del hardware (CPU, memoria, dispositivos E/S) y actúa como puente entre las aplicaciones y el hardware físico.

3.2 Funciones del kernel

• Gestión de procesos: asigna tiempo de CPU a los procesos

• Gestión de memoria: controla qué aplicaciones usan qué bloques de RAM

• Gestión de dispositivos: comunica el SO con el hardware a través de los drivers

• Gestión del sistema de archivos

• Seguridad y permisos de acceso

3.3 Lo que NO hace el kernel

El kernel no gestiona eventos en un calendario ni realiza tareas de nivel de aplicación. Esas funciones corresponden a aplicaciones o servicios de usuario.

3.4 Tipos de kernel

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4. Controladores de dispositivo (Drivers)

Los drivers o controladores de dispositivo son programas que permiten al sistema operativo reconocer y utilizar dispositivos de hardware (impresoras, tarjetas gráficas, teclados, ratones, etc.).

Driver: Programa que traduce las instrucciones del sistema operativo para que un dispositivo hardware concreto las entienda y pueda ejecutarlas.

¿Por qué son necesarios?

• Sin driver, el SO no sabe cómo comunicarse con el dispositivo.

• Si los drivers no están actualizados, el dispositivo podría no funcionar correctamente o experimentar fallos.

• Para que una impresora funcione correctamente en un sistema informático, se necesita su controlador de dispositivo.

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5. BIOS y UEFI

5.1 BIOS (Basic Input Output System)

La BIOS es un software almacenado en un chip de la placa base que se ejecuta antes que el sistema operativo. Sus funciones son:

1. POST (Power-On Self-Test): comprueba que el hardware está en buen estado al encender el equipo.

2. Inicialización del hardware: prepara la CPU, la RAM y los dispositivos básicos.

3. Carga del sistema operativo: localiza y lanza el SO desde el dispositivo de arranque.

BIOS: Software que, nada más encenderse el equipo, inicia y comprueba el hardware del ordenador para luego cargar el sistema operativo.

El elemento que interviene antes de la carga del SO es la BIOS o UEFI.

5.2 UEFI (Unified Extensible Firmware Interface)

La UEFI es la evolución moderna de la BIOS:

• Interfaz gráfica más amigable

• Soporta discos duros de más de 2 TB (usa tabla de particiones GPT)

• Mayor seguridad (Secure Boot)

• Tiempos de arranque más rápidos

5.3 Firmware

El firmware es software almacenado en memoria no volátil (chips ROM, Flash) que controla funciones básicas del hardware. Está estrechamente ligado al hardware que controla.

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6. Herramientas y accesorios del sistema operativo Windows

6.1 Accesorios principales de Windows

El Símbolo de sistema (cmd.exe) es el accesorio de Windows que permite ejecutar comandos y programas en modo texto (MS-DOS/línea de comandos). No confundir con PowerShell, que es una interfaz más avanzada.

6.2 Restaurar sistema

"Restaurar sistema" es una herramienta de Windows que permite revertir el equipo a un estado anterior registrado como punto de restauración, en el que el sistema funcionaba correctamente.

• No afecta a los documentos personales del usuario.

• En Windows 10, "Restaurar Sistema" revierte cambios en el sistema hasta el último punto de restauración, pero no afecta a las aplicaciones instaladas después de ese punto (las elimina).

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7. Sistemas de archivos

El sistema de archivos es la forma en que el SO organiza y gestiona los datos en los dispositivos de almacenamiento.

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8. Licencias de software

La licencia de software es el contrato legal que establece las condiciones de uso, copia, distribución y modificación de un programa.

8.1 Software propietario

El software propietario (o privativo) es aquel cuyo código fuente no es público y cuyo uso está sujeto a restricciones impuestas por el fabricante.

Software propietario: Impone restricciones de uso y distribución. El usuario no puede ver, modificar ni redistribuir el código fuente.

Ejemplos: Windows, Microsoft Office, Adobe Photoshop, macOS.

8.2 Software libre (Free Software / Open Source)

El software libre respeta las cuatro libertades fundamentales definidas por la FSF:

1. Libertad de usar el programa con cualquier propósito.

2. Libertad de estudiar cómo funciona y modificarlo (acceso al código fuente).

3. Libertad de distribuir copias.

4. Libertad de mejorar y publicar las mejoras.

Software libre: Se puede modificar y redistribuir libremente. El acceso al código fuente es condición indispensable.

La licencia GPL (GNU General Public License) es la más conocida del software libre. Obliga a que las modificaciones se distribuyan bajo la misma licencia (efecto "copyleft").

Software de código abierto (Open Source): Su código fuente es accesible y modificable por cualquiera. Término técnico similar al software libre pero sin las implicaciones filosóficas.

8.3 Freeware

El freeware es software que se distribuye de forma gratuita, pero cuyo código fuente no puede modificarse.

Freeware: Distribución gratuita + uso libre, pero sin acceso al código fuente. El usuario no puede modificarlo ni redistribuirlo con cambios.

8.4 Shareware

El shareware permite al usuario evaluar el programa de forma gratuita durante un período de prueba. Pasado ese tiempo, el programa deja de funcionar o pierde funcionalidades si no se paga la licencia.

Shareware: El usuario puede evaluar gratuitamente el programa y, transcurrido el período de prueba, debe pagar para seguir usándolo. Un programa que deja de funcionar tras un periodo de prueba responde a una licencia shareware.

8.5 Demoware

El demoware presenta parte o todas las características del software, pero limitadas en funcionalidades, tiempo de uso o número de guardados. Su objetivo es mostrar las capacidades del producto.

Demoware: Versión incompleta o limitada del software, destinada a mostrar sus características antes de la compra.

8.6 Adware

El adware es software que muestra publicidad (anuncios) al usuario, normalmente en un explorador web, como condición de su uso gratuito.

Adware: Software no deseado diseñado para mostrar anuncios en pantalla, normalmente en un explorador web o en ventanas emergentes. En algunos casos puede comportarse como malware.

8.7 Spyware

El spyware es software malicioso que recopila información sobre el usuario sin su consentimiento.

8.8 Tabla resumen de tipos de licencias

8.9 Suscripción

La suscripción es un modelo de licenciamiento basado en pago periódico (mensual o anual) para el uso del software. Ejemplo: Microsoft 365.

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9. Software middleware

El middleware es un software que facilita la comunicación entre aplicaciones o sistemas distintos. Actúa como capa intermedia entre el sistema operativo y las aplicaciones distribuidas.

Middleware: Software que conecta aplicaciones o componentes de software para que puedan comunicarse e intercambiar datos, aunque hayan sido desarrollados con diferentes tecnologías.

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10. Software portable

El software portable es aquel que no necesita instalación para ejecutarse. Puede funcionar directamente desde una unidad USB u otra ubicación sin dejar rastro en el sistema.

Software portable: No requiere instalación en el sistema. Se puede ejecutar desde una unidad externa (pendrive) directamente.

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11. Software de virtualización

El software de virtualización permite crear máquinas virtuales (MV) dentro de un sistema operativo real. Una máquina virtual simula un ordenador completo con su propio SO y aplicaciones, aislado del sistema anfitrión.

Ejemplos: VMware, VirtualBox, Hyper-V.

Software de virtualización: Programa que permite crear máquinas virtuales dentro de un sistema operativo anfitrión, de modo que se pueden ejecutar varios SO simultáneamente en el mismo hardware.

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12. La nube y modelos de servicio (Cloud Computing)

La computación en la nube (cloud computing) permite acceder a recursos informáticos (servidores, almacenamiento, software) a través de Internet, sin necesidad de tenerlos físicamente.

12.1 Modelos de servicio

SaaS (Software as a Service): modelo en que se proporciona software como servicio, accesible a través de Internet sin instalación local. El usuario paga por el acceso, no por la licencia perpetua.

IaaS, PaaS y SaaS son los tres modelos principales de servicio en la nube. Pregunta frecuente: ¿cuál proporciona software como servicio? → SaaS.

Microsoft 365 es un ejemplo de software de aplicación y, en su modalidad cloud, de SaaS.

12.2 Tipos de nube

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13. Suite ofimática

Una suite ofimática es un conjunto de programas de productividad orientados al trabajo de oficina: procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, correo, etc.

PentahoOffice no existe como suite ofimática real. Es una opción trampa frecuente en exámenes.

Aplicaciones ofimáticas más preguntadas:

• Excel → hoja de cálculo → software de aplicación y ofimática

• Word / WordPad → procesador de texto

• Adobe Reader → visualización de ficheros PDF

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14. Otros conceptos clave de software

14.1 API (Application Programming Interface)

Una API es un conjunto de reglas para la comunicación entre aplicaciones. Define cómo los programas pueden solicitar servicios y datos unos a otros.

14.2 Software CAD

El CAD (Computer-Aided Design / Diseño Asistido por Ordenador) es software especializado para el diseño técnico e ingenieril (arquitectura, ingeniería mecánica, etc.).

14.3 Lenguajes de programación

• Java: lenguaje de programación multiplataforma, orientado a objetos.

• Python: lenguaje de programación interpretado, muy popular en ciencia de datos e IA.

• No son sistemas operativos ni suites ofimáticas.

14.4 Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN)

El Procesamiento de Lenguaje Natural (en inglés, NLP: Natural Language Processing) es el campo de la Inteligencia Artificial que investiga cómo los ordenadores pueden comprender y procesar el lenguaje humano.

14.5 Tasa de refresco

La tasa de refresco de un monitor es el número de veces por segundo que la imagen en pantalla se actualiza. Se mide en Hz (hercios). Ejemplo: 60 Hz, 144 Hz.

14.6 Interfaces de vídeo

VDI no es un tipo de puerto de vídeo habitual en ordenadores (es un protocolo de escritorio virtual). Pregunta trampa frecuente.

14.7 Soportes de almacenamiento

En los CD: la información se graba en una superficie donde se generan perforaciones denominadas PITS, que pueden ser leídas utilizando la reflexión de un haz láser.

Una memoria EEPROM (Electrically Erasable Programmable Read-Only Memory) se puede borrar mediante una descarga eléctrica.

Un ordenador puede tener instalados simultáneamente un HDD y un SSD sin incompatibilidades.

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15. Resumen: conceptos que NO son sistemas operativos

Es importante saber distinguir qué es y qué no es un SO:

El Administrador de tareas de Windows

El Administrador de tareas muestra las aplicaciones y procesos en ejecución, el uso de CPU, memoria, disco y red, y permite finalizar tareas. No muestra las aplicaciones que no se están ejecutando. Se abre con Ctrl+Mayús+Esc.

El Explorador de archivos de Windows

El Explorador de archivos (Explorador de Windows) gestiona archivos y carpetas. La tecla F11 alterna entre la vista de pantalla completa y la vista normal de su ventana.

Caracteres no permitidos en nombres de archivo (Windows)

En Windows, el nombre de un archivo no puede contener los caracteres: barra invertida (\), barra (/), dos puntos (:), asterisco (*), interrogación (?), comillas ("), menor que (<), mayor que (>) ni barra vertical (|). Otros símbolos como +, $ o % sí están permitidos.

Correo electrónico: conceptos elementales y funcionamiento

Contenido GENÉRICO, común a cualquier cliente de correo. No describe menús ni atajos de un programa concreto: cuando el programa oficial de una oposición nombra un cliente (Outlook, Thunderbird…), esa materia va en el contenedor de ESE cliente.

Qué es

El correo electrónico es un servicio de red que permite intercambiar mensajes entre usuarios identificados por una dirección de correo. Es un servicio asíncrono: no exige que emisor y receptor estén conectados a la vez, porque el mensaje queda almacenado en el servidor del destinatario hasta que este lo recoge.

La dirección de correo

Tiene la forma buzón@dominio:

• La parte anterior a la arroba identifica el buzón dentro del dominio.

• La parte posterior identifica el dominio (la organización o el proveedor que gestiona ese buzón).

La arroba (@) separa ambas partes y es obligatoria. Las direcciones no distinguen mayúsculas de minúsculas en la parte del dominio.

Cómo viaja un mensaje

Intervienen dos familias de protocolos, y conviene no confundirlas:

La diferencia práctica entre POP3 e IMAP es dónde vive el correo: con POP3 en el equipo, con IMAP en el servidor. Por eso IMAP es el adecuado cuando se consulta el mismo buzón desde varios dispositivos.

El entorno de trabajo

Un cliente de correo organiza los mensajes en carpetas, y estas son comunes a todos:

• Bandeja de entrada: los mensajes recibidos.

• Bandeja de salida: los que están pendientes de enviarse.

• Elementos enviados: copia de los ya enviados.

• Borradores: los redactados y no enviados.

• Elementos eliminados / Papelera: los borrados, hasta su vaciado definitivo. Ese vaciado lo puede hacer el usuario a mano o el propio servicio de forma automática, y el plazo automático depende de cada servicio: en Gmail y en Outlook.com los mensajes que llevan 30 días en la Papelera / Elementos eliminados se eliminan solos (Gmail: «Una vez transcurridos 30 días: El mensaje se eliminará de forma permanente», https://support.google.com/mail/answer/7401?hl=es · https://support.google.com/mail/answer/7401?hl=en; Outlook.com: «…hasta que se vacíe manualmente o los correos electrónicos se eliminen automáticamente después de 30 días, lo que ocurra primero», https://support.microsoft.com/es-es/outlook/mailbox-storage-limits-in-outlook-1 · https://support.microsoft.com/en-us/outlook/mailbox-storage-limits-in-outlook-1). Por eso, como regla común a cualquier cliente, lo que marca el final es el vaciado, no un plazo fijo.

• Correo no deseado / Spam: los que el filtro considera basura.

Campos de un mensaje

• Para: destinatario o destinatarios principales.

• CC (con copia): destinatarios en copia. Todos los receptores ven estas direcciones.

• CCO (con copia oculta): destinatarios en copia cuyas direcciones NO ve el resto. Es el campo que debe usarse al escribir a muchas personas que no se conocen entre sí, porque evita difundir sus direcciones.

• Asunto: resumen del contenido.

• Cuerpo: el texto del mensaje.

• Datos adjuntos: ficheros que acompañan al mensaje.

Enviar, recibir, responder y reenviar

• Responder dirige la contestación solo al remitente.

• Responder a todos la dirige al remitente y a todos los destinatarios de «Para» y «CC» (no a los de CCO, que no son visibles).

• Reenviar manda el mensaje a un tercero que no lo había recibido; a diferencia de responder, conserva los datos adjuntos.

Reglas y filtros

Una regla (o filtro) es una acción automática que el cliente aplica a los mensajes que cumplen una condición: mover a una carpeta, marcar, reenviar, eliminar o avisar. Se compone de:

1. Una o varias condiciones (remitente, destinatario, palabras del asunto o del cuerpo, presencia de adjuntos, tamaño…).

2. Una o varias acciones a ejecutar.

3. Opcionalmente, excepciones que impiden aplicarla.

Las reglas se ejecutan en orden, y ese orden importa: una regla anterior puede mover o eliminar un mensaje antes de que otra llegue a verlo.

Gestión de contactos

La libreta de direcciones almacena los contactos con sus datos (nombre, una o varias direcciones, teléfono, organización). Permite:

• Dar de alta contactos manualmente o desde un mensaje recibido.

• Agruparlos en listas de distribución (o grupos de contactos), que envían a todos sus miembros escribiendo un único nombre.

• Importar y exportar la libreta, habitualmente en formato vCard (.vcf) o CSV.

Firma

La firma es un bloque de texto (nombre, cargo, datos de contacto) que el cliente añade automáticamente al final de los mensajes nuevos, para no tener que escribirlo cada vez. Puede configurarse más de una firma y elegir cuál se usa por defecto en mensajes nuevos y cuál en respuestas o reenvíos, que suele ser más breve. La firma se inserta al redactar; si se modifica después de enviado un mensaje, los ya enviados no cambian.

Respuesta automática (fuera de oficina)

La respuesta automática (también llamada aviso de ausencia o «fuera de oficina») es un mensaje que el cliente envía por sí solo, sin intervención del usuario, a quien escribe mientras está activada. Suele configurarse con una fecha de inicio y otra de fin, y con un texto distinto según el remitente sea de la propia organización o externo. A diferencia de una regla ordinaria, no reenvía ni copia el mensaje original: solo avisa al remitente de que la respuesta se demorará. Por eso conviene desactivarla al volver: si se olvida, sigue respondiendo automáticamente aunque el usuario ya esté leyendo el correo con normalidad.

Buenas prácticas y seguridad

• Usar CCO para envíos masivos a personas que no se conocen entre sí: es una obligación de protección de datos, no una cortesía.

• Desconfiar de mensajes que piden credenciales o datos bancarios con urgencia (phishing), aunque parezcan de un remitente conocido.

• No abrir adjuntos inesperados: son la vía habitual de entrada de código malicioso.

• Un mensaje enviado no se puede dar por retirado: la recuperación solo funciona en condiciones muy concretas y dentro de la misma organización.

Creación de mensajes

Al crear un mensaje se rellenan su encabezado (los campos) y su cuerpo. El formato de un mensaje de Internet lo fija un estándar común a todos los clientes (RFC 5322), y lo que sigue vale para cualquiera de ellos.

Campos obligatorios. Según ese estándar, los únicos campos obligatorios de un mensaje son la fecha de origen y el remitente. Todos los demás —incluidos los destinatarios y el asunto— son opcionales para el estándar, aunque el cliente avise si se envía sin asunto.

Responder a. Además de «Para», «CC» y «CCO», un mensaje puede llevar el campo «Responder a» (Reply-To): indica la dirección o direcciones a las que el autor sugiere que se envíen las respuestas, cuando no quiere que vayan a la dirección del remitente.

Qué pasa con CCO al enviar. El estándar admite varias formas de tratar la línea CCO al enviar. En la más habitual, la línea se elimina del mensaje, aunque todos los destinatarios —también los de CCO— reciben una copia. En cualquiera de ellas, los destinatarios de «Para» y «CC» no pueden ver quién iba en copia oculta.

Texto sin formato o HTML. El cuerpo puede escribirse en texto sin formato (solo caracteres) o en un formato enriquecido como HTML (negritas, colores, imágenes, enlaces). Es habitual que el cliente envíe las dos versiones del mismo contenido dentro del mensaje, como partes alternativas; el cliente del destinatario muestra la más rica que sea capaz de mostrar, salvo que el usuario haya elegido ver solo el texto sin formato.

Por qué un adjunto hace crecer el mensaje. El correo nació para transportar solo texto, así que los ficheros adjuntos se codifican como texto dentro del propio mensaje. Con la codificación habitual (Base64), cada 3 bytes del fichero se convierten en 4 caracteres, de modo que el adjunto ocupa aproximadamente un tercio más de lo que ocupa el fichero. El tamaño máximo admitido no lo fija el estándar, sino cada servidor de correo; y algunos clientes aplican además su propio límite a los adjuntos.

Confirmación de entrega y confirmación de lectura. Son dos avisos distintos que el remitente puede pedir:

• La confirmación de entrega la genera el sistema de correo e informa de si el mensaje se entregó, falló o se está retrasando. Dice que el mensaje llegó, no que se haya leído.

• La confirmación de lectura se solicita al destinatario, y es solo una petición: su cliente puede ignorarla sin avisar al remitente. Por eso no recibirla no prueba que el mensaje no se haya leído, y recibirla tampoco es una garantía.

Gestión del buzón: marcas, carpetas y búsqueda

Recibir el correo no termina al descargarlo: el buzón se organiza marcando los mensajes, moviéndolos a carpetas y buscándolos. Cuando el buzón se consulta por IMAP, esta organización vive en el servidor; lo que sigue lo fijan el estándar IMAP (RFC 9051) y su extensión de carpetas de uso especial (RFC 6154), comunes a cualquier cliente.

Las marcas de un mensaje. Cada mensaje lleva una lista de marcas (en inglés, flags) que el cliente pone o quita. El estándar define cinco marcas de sistema en uso (una sexta, \Recent, está obsoleta):

• Leído (\Seen): el mensaje se ha leído.

• Respondido (\Answered): el mensaje se ha respondido.

• Marcado o destacado (\Flagged): el mensaje requiere atención urgente o especial.

• Eliminado (\Deleted): el mensaje está marcado para borrarse después.

• Borrador (\Draft): el mensaje no ha terminado de redactarse.

Además de estas, el servidor puede admitir otras marcas, llamadas palabras clave, que no empiezan por barra invertida; por ejemplo, la que indica que el mensaje se ha reenviado ($Forwarded).

Leído y no leído. Al abrir el contenido de un mensaje, la marca de leído se pone sola. Existe una forma de consultar el mensaje que no la pone, y quitarla a mano devuelve el mensaje a «no leído». Si el servidor guarda la marca de forma permanente, que es lo habitual, un mensaje leído en el móvil aparece también como leído en el ordenador.

Eliminar en dos pasos. Marcar un mensaje como eliminado todavía no lo borra: el borrado definitivo lo hace una operación aparte (en inglés, expunge, «purgar»), que suprime de una vez todos los mensajes de la carpeta que llevan la marca de eliminado. Hasta entonces, quitar la marca recupera el mensaje.

Carpetas propias. Además de las carpetas comunes, el usuario puede crear sus propias carpetas, renombrarlas y borrarlas. La Bandeja de entrada (INBOX) es especial: es el buzón principal del usuario, no puede crearse de nuevo ni borrarse, y su nombre no distingue mayúsculas de minúsculas.

Mover y copiar. Copiar deja el mensaje en la carpeta de origen y pone una copia al final de la de destino. Mover lo coloca al final de la carpeta de destino y lo quita de la de origen en una sola acción: el efecto es el de copiarlo y borrar definitivamente solo ese original, sin que pase por el estado de marcado como eliminado. El estándar recomienda que, al copiarlo o moverlo, el mensaje conserve sus marcas.

Carpetas de uso especial y archivado. Cada servidor puede dar un nombre distinto a sus carpetas de enviados, borradores o papelera, así que el estándar permite que el servidor indique qué carpeta cumple cada función (RFC 6154): enviados, borradores, papelera, correo no deseado, archivo y otras. La carpeta de archivo sirve para sacar mensajes de la bandeja de entrada y quitarlos de en medio sin dejar de tenerlos accesibles; qué significa exactamente «archivar» depende del servidor.

Búsqueda. Se buscan los mensajes de una carpeta que cumplan uno o varios criterios: el remitente, el asunto o el texto contenido, la fecha, el tamaño o las marcas (por ejemplo, los no leídos o los marcados). Cuando se escriben varios criterios juntos, el resultado son los mensajes que cumplen todos a la vez. En campos como el remitente o el asunto, un criterio de texto encuentra el mensaje aunque lo buscado sea solo una parte de la palabra; en el cuerpo del mensaje, en cambio, el servidor puede exigir la palabra completa. Con las letras sin tilde ni eñe (caracteres ASCII), el estándar recomienda no distinguir mayúsculas de minúsculas.

Reglas en el servidor y contactos: los estándares Sieve y vCard

Lo que sigue amplía dos apartados del epígrafe —«Reglas/Filtros de mensaje» y «Gestión de contactos»— con lo que fijan dos estándares abiertos que cualquier programa puede implementar: el lenguaje de filtrado Sieve (RFC 5228, con su extensión de rechazo, RFC 5429) y el formato de contactos vCard (RFC 6350).

Dónde se aplican las reglas. Un filtro puede aplicarse en el programa de correo del usuario o en el servidor. Sieve es un lenguaje estándar para filtrar los mensajes en el momento de la entrega final, pensado para poder usarse tanto en un cliente como en un servidor, e independiente del protocolo con el que se consulte el buzón. Su lenguaje básico no tiene variables ni bucles, y no puede ejecutar programas externos: por eso puede ofrecerse en servidores donde el usuario no tiene permiso para ejecutar programas propios.

Condiciones. Una regla comprueba condiciones sobre el mensaje: una dirección (por ejemplo, la del remitente o la de un destinatario), el contenido de una cabecera (como el asunto), si una cabecera existe o el tamaño del mensaje. Varias condiciones se combinan de dos formas: que se cumplan todas a la vez (un «y» lógico) o que se cumpla al menos una (un «o» lógico); también puede invertirse una condición (un «no»).

Formas de comparar un texto. Al comparar, por ejemplo, el asunto con una palabra, hay tres formas:

• Igual a (:is): el texto tiene que ser exactamente el buscado. Es la forma que se usa cuando no se indica otra.

• Contiene (:contains): basta con que el texto buscado aparezca dentro.

• Coincide con un patrón (:matches): se usan comodines; el asterisco sustituye a cualquier número de caracteres (también a ninguno) y la interrogación, a un solo carácter.

Salvo que se indique otra cosa, la comparación no distingue mayúsculas de minúsculas en las letras sin tilde ni eñe (caracteres ASCII).

Condición de tamaño. Se comprueba si el mensaje, medido en octetos (bytes), es mayor que un límite o menor que un límite. Un mensaje que mida exactamente el límite no cumple ninguna de las dos.

Acciones. El estándar define cuatro acciones básicas:

• Guardar (keep): hace con el mensaje lo que se haría si no hubiera ningún filtro; normalmente, dejarlo en el buzón principal.

• Archivar en una carpeta (fileinto): entrega el mensaje en la carpeta indicada. Es una acción recomendada, no obligatoria, para quien implementa el estándar.

• Redirigir (redirect): envía el mensaje a otra dirección sin cambiar el cuerpo ni las cabeceras que ya tiene, aunque puede añadir cabeceras nuevas. No es un reenvío como el que hace el usuario desde su programa, que crea un mensaje nuevo, con otro remitente, que envuelve al original.

• Descartar (discard): cancela la acción implícita de guardar (ver más abajo) de forma silenciosa: no puede devolver ningún aviso de no entrega. Si se combina con otra acción (por ejemplo, archivar en una carpeta), esa otra acción se ejecuta igualmente.

Una extensión opcional añade el rechazo (reject): a diferencia de descartar, rechazar niega la entrega del mensaje indicando un motivo. Normalmente la negativa se devuelve a la dirección de retorno del mensaje, bien con un aviso de no entrega, bien rechazándolo durante la propia transmisión. No se envía aviso si esa dirección de retorno está vacía, y puede omitirse si el mensaje parece correo basura.

La acción por defecto. Para que un caso que las reglas no han previsto no haga perder el mensaje, existe una acción implícita de guardar: si ninguna regla ha archivado, redirigido, guardado, descartado ni rechazado el mensaje, este se guarda igualmente (normalmente, en el buzón principal). Una redirección que el servidor ignore por su política no cancela esta acción.

El orden y cómo parar. Las condiciones pueden encadenarse como «si…, si no, si…, si no…»: dentro de esa cadena se ejecuta solo el primer bloque cuya condición se cumple. Una orden de parada (stop) termina todo el filtrado; si hasta ese momento no se ha cancelado la acción implícita de guardar, el mensaje se guarda.

El formato de los contactos: vCard. Los contactos pueden intercambiarse como tarjetas vCard, en ficheros con extensión .vcf (o .vcard). En la versión 4.0 del formato:

• El juego de caracteres es siempre UTF-8, sin posibilidad de cambiarlo.

• La tarjeta empieza por BEGIN:VCARD, y justo después tiene que ir la versión del formato, que es obligatoria.

• El nombre tal como se muestra (FN) es obligatorio. El nombre desglosado en sus partes (apellidos, nombre…) es opcional, aunque se recomienda incluirlo cuando el contacto es una persona con nombre y apellidos.

• Un contacto puede tener varias direcciones de correo. Para indicar cuál se prefiere se usa un número de preferencia del 1 al 100: cuanto más bajo, más preferida, y el 1 es la preferida. Una dirección sin número se considera la menos preferida, y el número solo tiene sentido comparado con el de las demás direcciones de la misma tarjeta.

• La tarjeta puede indicar qué clase de contacto describe: una persona o entidad individual (la clase por defecto si no se indica), un grupo, una organización o un lugar.

• Solo una tarjeta de grupo puede enumerar miembros, que pueden ser otras tarjetas o, por ejemplo, direcciones de correo; una tarjeta de organización no puede tenerlos. Los datos de una tarjeta de grupo son del grupo entero: su dirección de correo puede ser, por ejemplo, la de una lista de distribución.