GESTIÓN DE ALMACÉN Y MATERIAL SANITARIO
Clasificación del material sanitario. El material fungible es el que se consume con el uso y debe reponerse periódicamente; dentro de él, el material desechable o de un solo uso (guantes de asistencia clínica, jeringas, gasas) se utiliza una vez y se desecha para evitar la transmisión de microorganismos: no se reutiliza porque rompería la asepsia. El material inventariable o no fungible es duradero (mobiliario, aparataje, instrumental) y figura en el inventario de bienes. Los guantes clínicos son, por tanto, material fungible desechable de un solo uso.
Sistemas de almacenamiento. El almacén general o central del hospital funciona como sistema cerrado: acceso restringido y control estricto, solo el personal autorizado entra, las existencias se custodian y se dispensan a las unidades mediante pedido o vale, lo que permite registrar entradas, salidas, stock y caducidades. El sistema abierto es propio de los almacenes de planta o de unidad, donde el personal toma el material directamente según lo necesita, sin control individualizado. El sistema de doble cajón es un método de almacenamiento y reposición organizado a partir de referencias codificadas: cada referencia tiene dos compartimentos; mientras se consume de uno, el otro queda como reserva, y al vaciarse el primero se lanza el pedido de reposición.
Clasificación ABC (Ley de Pareto). Clasifica las existencias según su valor económico, no según su número de unidades. El grupo A son artículos de coste elevado: pocas referencias (en torno al 20%) que concentran la mayor parte del valor del almacén (alrededor del 80%); por su precio exigen condiciones de almacenamiento más cuidadas y limitadas y un control estricto con stock ajustado. El grupo B son artículos de coste medio, en posición intermedia. El grupo C son artículos de coste bajo: muy numerosos pero de escaso valor unitario, con control más relajado; representan una pequeña parte del valor del inventario aunque sean muchas referencias. Regla: A = caro y poco; C = barato y mucho; B = intermedio. No existe categoría "M".
Métodos de valoración de existencias. Los principales son FIFO, LIFO y PMP. El FIFO (First In, First Out: primero en entrar, primero en salir) valora las salidas al precio de las unidades más antiguas; es el método preferente en sanidad porque favorece la rotación y evita caducidades. El LIFO (Last In, First Out: último en entrar, primero en salir) valora las salidas al precio de las entradas más recientes, quedando las existencias finales valoradas a precios antiguos. El PMP (precio medio ponderado) calcula un coste medio. El DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades) NO es un método de valoración de existencias, sino una herramienta de diagnóstico estratégico.
Stock. El stock de seguridad es el volumen de un artículo que se mantiene por encima del consumo previsto para cubrir imprevistos (retrasos de suministro, picos de demanda). El punto de pedido es el nivel de existencias que dispara una nueva orden de reposición. El documento que registra la entrada y salida de los materiales y controla las existencias es la ficha de almacén o ficha de existencias.
Tipos de inventario. El inventario anual es el recuento físico completo realizado una vez al año. El inventario permanente o continuo mantiene un registro actualizado en tiempo real con cada entrada y salida. El inventario rotativo recuenta de forma escalonada por grupos a lo largo del año, sin paralizar el almacén. NO existe un "inventario aleatorio" como modalidad reconocida.
Almacenamiento de material especial. Un material higroscópico absorbe y retiene la humedad del ambiente, por lo que debe almacenarse en lugar seco y con el envase bien cerrado; el ejemplo típico son los comprimidos o medicamentos efervescentes, que captan agua con facilidad activando su reacción de forma prematura, por lo que se envasan con tapón desecante. El material termolábil (como las vacunas) exige cadena de frío. El material fotosensible (como el agua oxigenada) se altera con la luz. El almacenamiento debe garantizar la autenticidad de los productos, su adecuada rotación y la trazabilidad/seguimiento.
Identificación y trazabilidad de productos. Cada producto sanitario se identifica mediante códigos y referencias; el número de lote identifica un conjunto o grupo de unidades fabricadas juntas (permite localizar pequeños grupos de productos ante una incidencia o retirada), mientras que el número de serie identifica una unidad concreta. Esta codificación es la base de la trazabilidad y del control de caducidades.
Material caducado, deteriorado o peligroso. El material caducado, inservible o que suponga un riesgo debe retirarse y separarse de forma visible del material útil, para impedir su uso accidental; se segrega y se gestiona según el procedimiento de residuos o devolución. Nunca se mezcla con las existencias en uso.
Conservación del material y seguridad del paciente. Mantener el material en condiciones perfectas de conservación no es solo una cuestión de gestión: un material en mal estado, caducado o contaminado influye directamente sobre la salud del paciente, por lo que su correcta conservación es una medida de seguridad clínica.
Depósito o stock activo. Se denomina depósito activo (o stock activo) al conjunto de productos del almacén que tienen movimiento, es decir, que entran y salen con regularidad para cubrir el consumo normal, frente al stock de seguridad que permanece como reserva.