Tema 23: Reglamento de Administración Electrónica (UAL)

1. Este Reglamento tiene por objeto regular el uso de medios electrónicos en la actividad administrativa de la Universidad de Almería, en sus relaciones con la comunidad universitaria, con el resto de los ciudadanos, con otras administraciones y en las relaciones internas de sus órganos, servicios y entidades vinculadas a la misma, en el marco de la legislación vigente y, en particular, de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento

Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

2. Sus disposiciones son de aplicación:

a) A todos los órganos y unidades administrativas de la UAL.

b) A los miembros de la comunidad universitaria (estudiantes, personal docente e investigador y personal de administración y servicios).

c) A las demás personas físicas y jurídicas que se relacionen con la UAL.

1. Deberán relacionarse por medios electrónicos con la UAL todas las personas que resultan obligadas de acuerdo con lo que establece el artículo 14 de la Ley 39/2015.

Además, en ejercicio de la potestad que otorga a la Universidad el apartado tercero de dicho artículo, se establece también la obligatoriedad de la relación electrónica y telemática para los siguientes colectivos:

a) Los estudiantes matriculados en la Universidad en cualquiera de los estudios ofertados, con las excepciones que se determinen reglamentariamente.

b) El personal docente e investigador y el personal de administración y servicios para los trámites y actuaciones que realicen con la Universidad por razón de su condición de empleado público.

c) Investigadores que reciban retribución con cargo a los presupuestos de la Universidad.

d) Cualquier persona que sea beneficiaria de una beca de la Universidad de Almería.

2. Por acuerdo del Consejo de Gobierno podrá establecerse la obligatoriedad de relacionarse por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas adicionales a los anteriores que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

TÍTULO II

SEDE ELECTRÓNICA

1. La Sede Electrónica de la UAL es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de las redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a la UAL en el pleno ejercicio de sus competencias.

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2. La dirección electrónica de referencia de la Sede Electrónica es https://sede.ual.es

Esta sede estará también disponible en https://www.ual.es/administracionelectronica.

3. A la Sede Electrónica de la UAL se accede también desde el portal de internet de la Universidad, que se encuentra en la dirección electrónica https://www.ual.es/.

1. La Sede Electrónica de la UAL está sujeta a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad.

2. El establecimiento de la Sede Electrónica de la UAL garantiza la confidencialidad en las comunicaciones que puedan afectar a la seguridad pública, al honor, la intimidad y seguridad de las personas, de acuerdo con la legislación aplicable en materia de archivos, bases de datos públicos y protección de datos personales.

3. La Sede Electrónica de la UAL se rige por la normativa estatal aplicable, así como por lo dispuesto en el presente Reglamento y en cuantas otras disposiciones normativas que resulten de aplicación.

4. La publicación en la Sede Electrónica de informaciones, servicios y transacciones respetará los principios de accesibilidad y usabilidad de acuerdo con las normas establecidas al respecto, estándares abiertos y, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.

1. La Sede Electrónica de la UAL deberá contener como mínimo:

a) Identificación de la Sede, así como del órgano titular y de los responsables de la gestión y administración de sus contenidos.

b) Sistema de verificación del certificado de la Sede Electrónica de la Universidad.

c) Información necesaria para la correcta utilización de la Sede, entre la que se incluirá el mapa de la Sede Electrónica, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles.

d) Normativa reguladora general y universitaria, relativa a la tramitación electrónica de los procedimientos, incluido el presente Reglamento.

e) El catálogo de trámites o servicios que son accesibles por vía electrónica.

f) Acceso al Registro Electrónico General.

g) Enlace al boletín o diario oficial de la UAL (BOUAL).

h) Enlace al formulario de quejas y sugerencias de la UAL.

i) Información relacionada con la protección de datos y privacidad de la UAL, incluyendo un enlace con la Sede Electrónica de la Agencia Española de Protección de

Datos.

j) Información sobre accesibilidad a los servicios por medios electrónicos.

k) Información general de los medios puestos a disposición de los ciudadanos para el acceso electrónico a los servicios públicos de la UAL, en particular sobre los sistemas de firma electrónica admitidos para relacionarse con ella a través de medios electrónicos, y sobre las condiciones generales de su utilización y los instrumentos necesarios para comprobar la validez de los documentos firmados mediante este procedimiento.

l) La relación de sellos electrónicos utilizados por la UAL en la actuación administrativa automatizada.

m) Un sistema para comprobar la autenticidad e integridad de los documentos emitidos originalmente en forma electrónica por la Universidad.

n) Fecha y hora oficiales por las que se rige la Sede Electrónica de la UAL.

o) La relación de días considerados inhábiles.

p) Servicios de ayuda y asesoramiento electrónico para la correcta utilización de la

Sede Electrónica.

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2. Desde la Sede Electrónica se podrá acceder mediante enlaces a otras informaciones o servicios que, por no reunir los requisitos necesarios, no forman parte de la misma y, consecuentemente, no están sujetos a las condiciones de la Sede Electrónica.

1. El catálogo de servicios o procedimientos administrativos susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos estará situado de forma claramente visible en un espacio de la Sede Electrónica.

2. Para cada servicio o procedimiento se podrá acceder a la información general relativa al mismo, que en todo caso deberá contener las instrucciones generales para la tramitación, el órgano competente, los efectos del silencio administrativo y los recursos que proceden contra la resolución y órgano ante el que hubieran de interponerse, con indicación de los plazos.

La Sede Electrónica estará disponible todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones técnicas que sean imprescindibles, o de aquellas otras producidas por causas no imputables a la UAL.

En la medida de lo posible, las interrupciones técnicas se producirán de manera programada, serán comunicadas a los usuarios con la antelación que sea posible en el portal de la UAL y en la misma Sede Electrónica e incluirán en dicha comunicación la información sobre posibles vías alternativas para acceder a los servicios administrativos de la Universidad durante el periodo de interrupción.

1. El Secretario General de la UAL es el órgano responsable de la supervisión, de la gestión, disponibilidad y seguridad de la Sede Electrónica de la Universidad, así como de la coordinación y supervisión de la implantación de las medidas tecnológicas y administrativas que se señalan en la normativa estatal aplicable, en el presente

Reglamento y en las resoluciones que se dicten en aplicación de este.

2. El Secretario General de la UAL garantizará la plena efectividad de las especificaciones recogidas en este Reglamento, adoptando para ello las medidas jurídicas y tecnológicas que sean necesarias. Asimismo, velará por que las medidas de carácter tecnológico y jurídico aseguren un estricto régimen de acceso a la información administrativa por parte de los interesados.

3. Las tareas de administración material y mantenimiento de la Sede Electrónica corresponden al órgano responsable de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la UAL.

4. Al órgano competente en materia de seguridad de la información le corresponde aplicar, en el ámbito de la UAL, las previsiones contenidas en el Esquema Nacional de

Seguridad y determinar la Política de Seguridad que se ha de emplear en la utilización de los medios electrónicos que permitan la adecuada protección de la información.

TÍTULO III

SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA

1. La UAL es responsable de la definición de una política de firma que establezca los criterios generales para la admisión de los sistemas de identificación y firma por medios

electrónicos, tanto del ciudadano como del personal al servicio de la UAL.

2. De conformidad con los criterios generales establecidos en la política de firma, los mecanismos de firma para su uso por los sistemas, los servicios administrativos y la

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ciudadanía deben determinarse en cada caso específico. Asimismo, debe recopilar los criterios generales para la generación, validación, marca de tiempo y conservación de las firmas electrónicas.

3. De conformidad con la política de firma, es posible aprobar prácticas de firma específicas para las diferentes acciones, sistemas o procedimientos.

1. La Sede Electrónica de la UAL se identificará a través de un certificado específico de dispositivo seguro o medio equivalente. El certificado de Sede Electrónica tendrá como finalidad exclusiva su identificación.

2. La seguridad de la Sede Electrónica se regirá por lo establecido en el Esquema

Nacional de Seguridad.

3. La interoperabilidad de la Sede Electrónica se regirá por lo establecido en el

Esquema Nacional de Interoperabilidad.

1. La UAL utilizará, tanto para su identificación como para el ejercicio de su competencia en la actuación administrativa automatizada, un sello electrónico de

Administración Pública basado en un certificado reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.

2. La responsabilidad de la utilización del sello electrónico corresponde al Secretario

General. Sus características técnicas generales pueden consultarse en la Sede

Electrónica de la UAL. La verificación del certificado podrá realizarse a través del servicio

VALIDE de la plataforma de validación de certificados de la Administración General del

Estado, accesible desde la Sede Electrónica de la UAL.

3. Mediante instrucción técnica de la Secretaría General se regularán los procedimientos y actuaciones susceptibles de automatización, así como los términos en que se deberá llevar a cabo según lo que prevé el artículo 41 de la Ley 40/2015.

4. La UAL podrá utilizar sistemas de código seguro de verificación, en los términos y condiciones establecidos en la política de firma y en el resto de normativa reguladora de esta materia, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la Sede Electrónica.

1. Los miembros de la UAL utilizarán los medios de identificación y firma en los términos que establezca la política de firma de la UAL. Como mínimo, dispondrán de un sistema de claves concertadas para su relación con la Universidad, y obtendrán certificados electrónicos reconocidos que reflejen su condición de empleado público o de representante de la Universidad aquellas personas cuyas funciones lo requieran.

2. El personal al servicio de la UAL utilizará en el ejercicio de sus funciones preferiblemente como medio de identificación y firma el certificado de empleado público proporcionado por la UAL según determine la política de firma de la UAL siempre que se requiera para la firma de documentos susceptibles de generar derechos y obligaciones para terceros.

3. El personal al servicio de la UAL en los trámites y actuaciones que realice con la Universidad por razón de su condición de empleado público podrá utilizar, además del certificado de empleado público, el sistema de claves concertadas y cualquier otro sistema de identificación y firma descrito como válido en la política de firma.

1. Los terceros interesados podrán identificarse por medios electrónicos ante la UAL

a través de los sistemas previstos en la política de firma, que incluirán:

a) Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma o sello electrónicos según lo establecido en la normativa estatal aplicable.

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b) Plataforma común del Sector Público Administrativo Estatal para la identificación, autenticación y firma electrónica mediante el uso de claves concertadas.

c) El sistema de clave concertada propio de la UAL, para aquellos procedimientos que así lo establezcan.

2. Cualquier otro sistema que la UAL considere válido, en los términos y condiciones que se determinen. Cuando los interesados se relacionen por medios electrónicos con la UAL se considerarán medios válidos de firma los que determine la política de firma, si bien la documentación descriptiva de cada procedimiento determinará en cada caso qué medios serán admisibles, teniendo en cuenta los requisitos de seguridad del procedimiento en concreto. Con carácter general se podrán admitir:

a) Los sistemas de firma y sello electrónico establecidos en la normativa estatal aplicable.

b) Los sistemas de identificación previstos en el apartado anterior previa aceptación del documento como medio de garantía de expresión de la voluntad y el consentimiento.

No obstante, la Universidad podrá realizar comprobaciones adicionales sobre la autenticidad de la declaración de voluntad del interesado, rechazando la equiparación de los sistemas de clave concertada con la firma cuando existan indicios de irregularidades en su utilización.

TÍTULO IV

REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL

1. El Registro Electrónico General de la UAL estará habilitado para la recepción y remisión, por vía electrónica, de documentos, en la forma prevista en la normativa estatal aplicable.

2. El Registro Electrónico General será único para toda la UAL y estará disponible tanto en su Sede Electrónica como en la oficina que ejerza las funciones que la ley otorga a la Oficina de asistencia en materia de registros.

3. El Secretario General de la UAL es el responsable de la dirección del Registro

Electrónico General.

4. El órgano responsable de las tecnologías de la información y comunicación de la

UAL garantizará la disponibilidad y seguridad del Registro Electrónico General regulado en este Reglamento.

1. El Registro Electrónico General permitirá la presentación, vía Sede Electrónica, de documentos durante las veinticuatro horas de todos los días del año, sin perjuicio de las interrupciones por razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, de las que se informará en la Sede Electrónica, según las indicaciones del artículo 7.

2. A los efectos oportunos, la Sede Electrónica mostrará en lugar visible:

a) El calendario de días inhábiles relativo a sus procedimientos y trámites, publicado en los boletines oficiales correspondientes que será completado, en su caso, con las resoluciones que la UAL pudiera publicar posteriormente.

b) La fecha y hora oficiales, que serán las que consten como fecha y hora de la transacción en el Registro Electrónico General.

1. La presentación de documentos por medio del Registro Electrónico General podrá realizarse por medios telemáticos, mediante el acceso al Registro Electrónico General habilitado en la Sede Electrónica de la UAL, en los términos y condiciones regulados

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en la presente norma. En el caso de las personas no obligadas a la relación telemática según prevé el artículo 2 podrán igualmente presentar sus escritos electrónicamente, pero tendrán también la opción de aportarlos en papel al Registro Electrónico General, que asumirá las competencias que la Ley 39/2015 atribuye a la Oficina de asistencia en materia de registros. Los documentos aportados en papel serán digitalizados antes de su incorporación al Registro Electrónico General.

2. Los documentos presentados presencialmente serán digitalizados por la Oficina de asistencia en materia de registros para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que una norma determine la custodia por la Universidad de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.

3. Cuando se establezcan procedimientos electrónicos normalizados o modelos específicos de presentación de las solicitudes, estos serán de uso obligatorio.

1. El Registro Electrónico General admitirá los documentos que se presenten por vía telemática en relación con los trámites y procedimientos publicados en la Sede

Electrónica, utilizando, en su caso, los correspondientes modelos normalizados.

2. El Registro Electrónico General podrá rechazar los documentos electrónicos que se presenten en alguna de las siguientes circunstancias:

a) Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.

b) Que no se hayan cumplimentado los campos requeridos como obligatorios en los documentos normalizados, o que la información contenida presente incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.

3. Las personas interesadas no estarán obligadas a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier otra administración. La UAL consultará dicha información en las plataformas de intermediación de datos o servicios electrónicos habilitados a este efecto, siempre que la persona interesada haya expresado su consentimiento para que estos documentos sean consultados o recogidos. Se presume que la consulta u obtención es autorizada por las personas interesadas, salvo que se haga constar en el procedimiento la oposición expresa o que la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso.

4. Será objeto de rechazo en el registro cualquier escrito en el que se dé alguna de las siguientes circunstancias:

a) Que no se ajusten a los formatos de fichero electrónico admitidos por la UAL que, en ausencia de una regulación más detallada que podrá aprobar la Secretaría General, serán los reconocidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad que aprueba el catálogo de estándares.

b) Que no conste el nombre, apellidos, denominación o razón social de la persona aportante, así como su firma y el número del Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente.

c) Que se desconozca el órgano o entidad al que se dirija el escrito.

d) Cuando la Administración o entidad, a la que pertenezca la unidad u órgano administrativo de destino, no se encuentre integrada en el sistema de interoperabilidad de las Administraciones Públicas.

Tras la recepción de un documento, el Registro Electrónico General emitirá,

automáticamente, un recibo firmado electrónicamente, en el que constarán como mínimo los datos proporcionados por el interesado, la fecha y hora en que tal presentación se produjo y el número de registro de entrada.

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TÍTULO V

NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS

1. La UAL potenciará el uso de comunicaciones electrónicas, para informar a los interesados de las actuaciones que sean de su interés y para las cuáles la normativa vigente no requiera la práctica de notificación administrativa.

2. Se usará la comunicación electrónica para comunicarse con todos los interesados, sean o no miembros de la Comunidad Universitaria.

3. El canal preferido de comunicación electrónica con las personas que no formen parte de la Comunidad Universitaria será el correo electrónico.

4. Para la comunicación con las personas integrantes de la Comunidad Universitaria se utilizará el correo electrónico, complementado con la emisión de avisos y noticias a través de los entornos informáticos de la Universidad y, en particular, el campus virtual o la herramienta que en el futuro le pueda sustituir.

1. La UAL podrá usar mecanismos de notificación electrónica para practicar notificaciones administrativas a los interesados en los distintos procedimientos.

2. La notificación electrónica a personas que no formen parte de la Comunidad

Universitaria se practicará utilizando alguno de los buzones de notificación proporcionados por la Administración General del Estado, la Administración Autonómica o empresas de alcance nacional, como la Dirección Electrónica Habilitada o la Dirección Electrónica

Habilitada Única.

3. Las personas que no están obligadas a relacionarse telemáticamente con la UAL podrán comunicar su voluntad de recibir notificaciones electrónicas, tanto en el momento de presentar una solicitud como con carácter general. En todo caso, la opción se aplicará a todas las notificaciones que le pueda remitir la UAL, y podrá ser revocada en cualquier momento sin que la revocación invalide las notificaciones que se hayan emitido con anterioridad al momento en que se produzca.

4. La notificación electrónica a las personas integrantes de la Comunidad Universitaria se practicará a través de los sistemas de la Universidad, según se describe en el artículo 21 de este Reglamento.

1. La Universidad desplegará un sistema de notificación electrónica, asociada a los entornos de tramitación de la Universidad, que cumpla con los requisitos del artículo 38 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios

Públicos.

2. El sistema de notificación será accesible mediante el sistema de identificación del entorno de tramitación, consistente en una pareja de claves concertadas.

3. Cuando exista una notificación pendiente de lectura, el interesado recibirá un aviso siempre que se identifique en el sistema. Dicho aviso permitirá acceder directamente al buzón de notificaciones.

4. El usuario también podrá acceder al buzón de notificaciones a través de los menús del sistema, teniendo acceso a todas las notificaciones que haya recibido en el pasado por este canal.

5. El sistema permitirá dejar constancia del momento en que se carga la notificación, el momento en que el usuario recibe el aviso y el momento en que accede al contenido de la notificación.

6. La notificación se tendrá por practicada cuando el usuario acceda al contenido, o cuando, sin haber accedido, hayan transcurrido diez días naturales desde que fue puesta a disposición.

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7. Tal como se ha establecido en el artículo 2 de este Reglamento, la aceptación de las notificaciones administrativas por el medio descrito en el este artículo será de aceptación obligatoria para todos los colectivos indicados en dicho artículo.

Comunidad Universitaria.

Los terceros interesados en procedimientos administrativos de la Universidad que no tengan la obligación de aceptar las notificaciones electrónicas se tendrán igualmente por notificados de las actuaciones que lo requieran, cuando concurran las siguientes circunstancias:

a) Que accedan a los sistemas informáticos de la Universidad identificándose con las claves de acceso que la Universidad ha puesto a su disposición.

b) Que, en el momento del acceso, el sistema informático les muestre un aviso que claramente comunique la existencia de una notificación oficial de la Universidad pendiente de lectura.

c) Que el sistema permita acceder al contenido de la notificación directamente a través del aviso.

d) Que el sistema permita dejar constancia de que se ha podido leer el aviso.

Este tipo de notificaciones por comparecencia sólo tendrán efecto si la persona destinataria de la notificación efectivamente tiene acceso al aviso, independientemente de que lo utilice para acceder al contenido de la notificación, e independientemente de que haya prestado su consentimiento para el uso de notificaciones electrónicas.

Transcurridos diez días naturales desde la primera oportunidad de acceder al aviso, se tendrá la notificación por rechazada si el usuario no ha accedido a ella.

la Universidad.

Las personas jurídicas están obligadas, en virtud de lo que establece el artículo 14.2.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, a aceptar las comunicaciones y notificaciones de la

Universidad por canales telemáticos.

Para garantizar la efectividad de las notificaciones practicadas por estos medios, la

Universidad ofrecerá a las entidades con las que se relacione un canal a través del cual facilitar los datos sobre la manera como prefieren recibir los avisos de puesta a disposición de las notificaciones, según las tecnologías que en cada momento se prefieran y lo que establece el artículo 25.

Preferiblemente, la designación del medio para recibir los avisos se hará en el momento de establecerse inicialmente la relación con la Universidad:

a) En el caso de licitadores y proveedores, en el momento de la presentación de sus ofertas.

b) En el caso de entidades colaboradoras, en el momento de firmarse el convenio de colaboración.

electrónicos y que no hayan optado por la notificación electrónica.

1. De acuerdo con lo establecido en el artículo 42.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, las notificaciones que se practiquen en papel a personas no obligadas a relacionarse con la UAL por medios electrónicos y que no hayan optado por recibir la notificación por estos medios se pondrán a su disposición a través de los medios previstos en el artículo 20 de este Reglamento. Podrán acceder a su contenido opcionalmente, con la posibilidad

de solicitar que futuras notificaciones se puedan realizar también a través de medios electrónicos, y dicho acceso producirá los efectos de notificación por comparecencia en los términos previstos en el artículo 22 de este Reglamento.

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2. Conforme a lo establecido en el artículo 41.7 de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, cuando la persona interesada fuera notificada por distintos medios, se tomará como fecha de notificación la de aquella que se hubiera producido en primer lugar.

1. Los interesados podrán indicar una dirección de correo electrónico y, opcionalmente, dispositivo electrónico en el que recibir avisos de notificaciones electrónicas por los siguientes medios:

a) La incorporación de estos datos en los formularios asociados a procedimientos administrativos.

b) La incorporación de estos datos en el sistema de notificaciones electrónicas de la UAL.

c) Cualquier otra vía que concretamente se articule para mejorar sus derechos y garantías.

2. En su caso, los medios de envío del aviso de notificación indicados por la persona interesada tendrán carácter preferente en el correspondiente procedimiento.

3. La falta de práctica del aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

TÍTULO VI

DOCUMENTOS Y EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO

1. La UAL emitirá los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

2. Los documentos administrativos cumplirán los requisitos de validez establecidos en la normativa estatal reguladora.

1. Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

2. La formación de los expedientes electrónicos es competencia del órgano o unidad responsable de su tramitación.

3. Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y demás normativa estatal aplicable.

1. La UAL cuenta con un sistema de gestión de documentos que garantiza, entre otros fines, el correcto tratamiento de la información y documentación en las fases activa y semiactiva, su conservación y disponibilidad en fase inactiva, así como el cumplimiento de los objetivos de transparencia y acceso a la información pública.

2. El sistema de gestión de documentos debe permitir un fácil acceso a la información y su ubicación, y la recuperación de cualquier documento o información que indique para cada documento su régimen de acceso y publicidad.

3. Entre las medidas, instrumentos o técnicas a adoptar se deben incluir las siguientes:

a) La Política de gestión de documentos electrónicos.

b) La política de firma.

c) El calendario de conservación y el registro de eliminación de documentos.

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1. La competencia para la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos de la Universidad corresponde a las unidades tramitadoras respecto a los expedientes que gestionen, al personal habilitado de la Oficina de asistencia en materia de registros respecto a la documentación que se presente para ser incorporada a un expediente electrónico, y al Archivo General de la UAL.

También se podrán obtener copias auténticas de documentos administrativos, cualquiera que sea su soporte, mediante procedimientos de actuación administrativa automatizada, cuando los prevean la normativa aplicable y se hayan adoptado al respecto las disposiciones que se prevén en el artículo 11 del presente Reglamento.

2. Las copias auténticas de documentos puestos a disposición mediante notificación o publicación en la sede se podrán obtener directamente mediante su descarga por los interesados en el procedimiento. Las copias auténticas del resto de documentos se solicitarán en la Oficina de asistencia en materia de registros.

La UAL mantendrá un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos y condiciones establecidos en la normativa reguladora aplicable.