Microsoft Teams es la plataforma de comunicación y colaboración de Microsoft 365.
Conceptos fundamentales:
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Equipos: grupos de personas que trabajan juntas en un proyecto o departamento
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Canales: espacios de conversación dentro de un equipo, organizados por tema
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Canales estándar: visibles para todos los miembros del equipo
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Canales privados: solo accesibles para miembros seleccionados
Funcionalidades principales:
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Chat individual y grupal
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Compartir archivos (almacenados automáticamente en SharePoint)
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Integraciones con aplicaciones externas
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Notificaciones configurables por canal y tipo de actividad
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Los documentos descargados desde Teams se guardan por defecto en la carpeta Descargas
Gestión de notificaciones
Las notificaciones se configuran desde Configuración > Notificaciones y actividad.
Por canal, se puede elegir entre tres niveles: todas las actividades (todos los mensajes y publicaciones nuevas), solo menciones y respuestas, o desactivadas.
En los chats individuales, grupales y de reunión se puede silenciar una conversación concreta sin desactivar el resto de notificaciones de Teams: al silenciarla, el usuario sigue formando parte de la conversación pero deja de recibir avisos de ella, salvo cuando le mencionan directamente (@mención).
El estado de presencia de concentración ("Focusing"; en la documentación oficial en español, «Enfocándose» o «Modo de concentración», y en muchos temarios «Enfocado») no lo elige el usuario: lo pone Teams automáticamente cuando empieza un bloque de tiempo de concentración reservado en el calendario de Outlook (con MyAnalytics/Viva Insights). Mientras dura, se silencian todas las notificaciones, hasta que termina ese tiempo de concentración.
Los estados que sí elige el usuario a mano son Disponible, Ocupado, No molestar, Vuelvo enseguida, Aparecer como ausente y Aparecer sin conexión; a cualquiera de ellos, salvo Disponible, se le puede poner una duración, y al terminar Teams restablece el estado.
Teams también puede integrarse con la configuración de notificaciones del sistema operativo (banners y sonidos): hay que tener las notificaciones habilitadas a nivel de sistema operativo para recibir avisos de Teams.
Acceso a Teams sin instalar nada
Además de la aplicación de escritorio y la móvil, Teams se puede usar en el navegador, en teams.microsoft.com, sin instalar la aplicación (Teams para la web no está disponible en los navegadores de dispositivos móviles: ahí se usa la aplicación). Para unirse a una reunión también se puede elegir «Continuar en este explorador», sin instalar nada.
Dónde se guardan los archivos
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Al crear un equipo se crea automáticamente un sitio de SharePoint conectado a él: detrás de cada equipo de Teams hay un sitio de SharePoint.
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Los archivos de los canales estándar se guardan en ese sitio, en la biblioteca de documentos, con una carpeta para cada canal; es lo que se ve en la pestaña Archivos del canal.
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Cada canal privado y cada canal compartido tiene su propio sitio de SharePoint, al que solo acceden sus miembros.
Grabación y seguridad de las reuniones
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La grabación de una reunión se guarda en el OneDrive del organizador (carpeta Grabaciones), aunque no haya asistido. La grabación de una reunión de canal se guarda en el sitio de SharePoint del equipo, en una carpeta Grabaciones dentro de Documentos.
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El cifrado de un extremo a otro de las reuniones no está activado por defecto: forma parte de Teams Premium (una licencia de complemento) y el organizador tiene que activarlo en las opciones de la reunión antes de que empiece. Solo cifra el audio, el vídeo y el uso compartido de pantalla basado en vídeo (no el chat ni las reacciones), y una reunión cifrada de un extremo a otro admite como máximo 200 participantes.
Búsqueda
En la barra de búsqueda de la parte superior de Teams se escribe un nombre, una palabra clave o una frase, y los resultados se pueden filtrar para ver solo mensajes, contactos o archivos. Para buscar dentro de un chat o un canal concreto se pulsa Ctrl+F (cmd+F en macOS) estando en él.
Estados que Teams pone automáticamente
Además de los estados que elige el usuario, Teams cambia el estado por sí solo en algunas situaciones:
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En una reunión o en una llamada: mientras el usuario está en una reunión o en una llamada, Teams pone automáticamente En una reunión o En una llamada, que cuentan como Ocupado. Solo no lo hace si el usuario tiene puesto No molestar, que se respeta.
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Ausente por inactividad: Teams pasa el estado de Disponible a Ausente cuando se bloquea el equipo o este entra en modo de inactividad o de suspensión (en el escritorio y en la web). En el móvil ocurre cuando la aplicación de Teams queda en segundo plano. El tiempo que tarda en cambiar no lo fija Teams: depende de la configuración de reposo o inactividad del dispositivo, que se puede alargar si se quiere que tarde más.
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Disponible es el estado de quien está activo en Teams y no tiene nada en el calendario: ni reuniones ni llamadas.
Ocupado también se puede poner a mano, cuando uno quiere concentrarse en algo pero seguir viendo las notificaciones. No molestar, en cambio, es para cuando no se quiere recibir notificaciones, por ejemplo al presentar la pantalla.
Fuente: Microsoft Support — Cambiar el estado en Microsoft Teams
El primer canal del equipo: el canal General
Todo equipo de Teams tiene al menos un canal. Al crear un equipo, Teams crea automáticamente su primer canal, un canal estándar (al que tienen acceso todos los miembros) que tradicionalmente se llama General. Los propietarios y los miembros pueden añadir después todos los canales estándar que necesiten, pero el equipo conserva siempre ese primero.
Sus características:
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Se crea solo, junto con el equipo: no hay que añadirlo a mano. Su descripción es la misma que la del equipo.
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Aparece siempre el primero en la lista de canales del equipo.
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No se puede eliminar ni archivar, porque cada equipo debe tener al menos un canal.
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Es estándar: lo ven todos los miembros del equipo, no solo el propietario.
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En las versiones actuales de Teams se le puede cambiar el nombre: al crear el equipo se pide un nombre para ese primer canal, que antes se llamaba siempre «General».
Fuentes: Microsoft Learn — Integración de Teams y SharePoint · Microsoft Support — Crear un equipo desde cero en Microsoft Teams