Tema 18: Hojas de cálculo: Excel

Microsoft Excel 365 es una aplicación de hoja de cálculo que forma parte del conjunto Microsoft 365. Un archivo de Excel se denomina libro (workbook) y contiene una o más hojas de cálculo (worksheets). Cada hoja está compuesta por una cuadrícula de celdas organizadas en filas y columnas.

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Elementos principales de la interfaz

Barra de título

Situada en la parte superior de la ventana de la aplicación. Muestra el nombre del libro activo y el nombre de la aplicación (Microsoft Excel). En la barra de título se encuentran los botones de control de ventana: Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar, así como el menú de cuenta y las opciones de la cinta.

Barra de acceso rápido

Situada en la parte superior izquierda (encima o debajo de la cinta, configurable). Contiene comandos de uso frecuente siempre visibles independientemente de la pestaña activa. Por defecto incluye: Guardar (Ctrl+G), Deshacer (Ctrl+Z) y Rehacer (Ctrl+Y). Se puede personalizar de dos formas:

• Clic derecho sobre cualquier comando de la cinta > "Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido"

• Clic derecho sobre la propia barra de acceso rápido > "Personalizar barra de herramientas de acceso rápido" > "Más comandos"

Cinta de opciones (Ribbon)

Barra horizontal con pestañas que organiza todos los comandos de Excel. Cada pestaña agrupa comandos relacionados en grupos. Se puede minimizar con Ctrl+F1 o haciendo doble clic en la pestaña activa.

La pestaña Archivo abre la vista Backstage, donde se gestionan archivos, cuentas y opciones globales del programa. No muestra la hoja de cálculo mientras está activa.

Grupos que NO pertenecen a la pestaña Inicio: "Tablas" es un grupo de la pestaña Insertar, no de Inicio. "Referencias" no existe como pestaña ni como grupo en la cinta de Excel 365. "Formato" no existe como pestaña independiente en la cinta (los comandos de formato están distribuidos en Inicio y otras pestañas).

Dónde está cada comando en la cinta

Ruta que da Microsoft Support para cada comando en Excel de Microsoft 365 de escritorio. Si la página oficial nombra la pestaña pero no el grupo, la columna Grupo lo indica.

En algunas páginas de Microsoft la pestaña Vista aparece traducida como Ver; es la misma pestaña (View). La casilla que muestra u oculta la cuadrícula se llama Líneas de división (Gridlines).

Fuentes oficiales (Microsoft Support, es-es y en-us del mismo artículo): Filtrar o quitar valores duplicados · Aplicar validación de datos · Distribuir el contenido de una celda en columnas · Formato condicional · Aplicar un estilo de tabla · Combinar celdas · Ajustar texto · Crear una tabla dinámica · Minigráficos · Segmentaciones · Área de impresión · Saltos de página · Orientación · Márgenes · Rastrear precedentes y dependientes · Administrador de nombres · Opciones de cálculo · Mostrar fórmulas · Insertar función · Ordenar · Filtrar · Subtotales · Escenarios · Previsión · Ortografía · Proteger una hoja · Proteger un libro · Comprobador de accesibilidad · Inmovilizar paneles · Dividir paneles · Mostrar u ocultar líneas de división · Encabezado y pie de página · Crear una macro

Las pestañas contextuales (por ejemplo, "Herramientas de tabla", "Herramientas de gráfico") aparecen automáticamente en la cinta cuando se selecciona un objeto que las requiere, y desaparecen al deseleccionarlo.

Personalizar la cinta de opciones

Desde Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones se pueden agregar, eliminar o reorganizar pestañas y grupos. El botón Restablecer en esta ventana elimina todas las personalizaciones realizadas y devuelve la cinta a su configuración predeterminada de fábrica.

Cuadro de nombres (Name Box)

Situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Muestra la referencia de la celda activa (ej. A1, B3, Z100) o el nombre del rango si la celda pertenece a uno. Usos:

• Navegar directamente a una celda: escribir la referencia y pulsar Intro

• Seleccionar un rango: escribir el rango (ej. A1:C10) y pulsar Intro

• Asignar nombre a un rango: seleccionar el rango, hacer clic en el cuadro de nombres, escribir el nombre y pulsar Intro

• Ver el nombre del objeto seleccionado (gráfico, imagen, etc.)

Barra de fórmulas (Formula Bar)

Barra horizontal a la derecha del cuadro de nombres. Muestra y permite editar el contenido real de la celda activa:

• Si la celda contiene un número o texto: muestra ese valor

• Si la celda contiene una fórmula: muestra la fórmula completa (ej. =SUMA(A1:A10)), no el resultado

• Si la celda contiene una fecha: muestra la fecha formateada

El contenido de la celda activa aparece en la barra de fórmulas, NO en la barra de estado.

Botones en la barra de fórmulas:

• X (Cancelar) - descarta los cambios (equivale a Esc)

• V (Aceptar) - confirma los cambios (equivale a Intro)

• fx (Insertar función) - abre el asistente de funciones

Se puede ampliar la barra de fórmulas haciendo clic en la flecha del extremo derecho o arrastrando su borde inferior.

Área de trabajo (cuadrícula de celdas)

La zona central donde se introducen y visualizan los datos. Está formada por columnas (identificadas por letras) y filas (identificadas por números).

Barra de estado

Situada en la parte inferior de la ventana, entre las etiquetas de hoja y los controles de zoom. Muestra información contextual y estadísticas de la selección actual. Se personaliza haciendo clic derecho sobre ella.

Elementos que puede mostrar la barra de estado:

Por defecto, la barra de estado muestra: Promedio, Recuento y Suma cuando hay celdas numéricas seleccionadas.

"Producto" no es una función disponible en la barra de estado. Las funciones estadísticas rápidas de la barra de estado son: Suma, Promedio, Recuento, Recuento numérico, Mín y Máx. Para calcular el producto de un rango hay que usar la función PRODUCTO() en una celda.

El contenido de la celda activa no aparece en la barra de estado; se muestra en la barra de fórmulas.

Etiquetas de hoja

Pestañas en la parte inferior izquierda que identifican cada hoja del libro (Hoja1, Hoja2, etc.). A su izquierda hay botones de navegación entre hojas cuando no caben todas en pantalla.

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Celdas, filas y columnas

Columnas

• Identificadas por letras en los encabezados superiores: A, B, C … Z, AA, AB … XFD

• Los encabezados de columna aparecen horizontalmente en la parte superior de la cuadrícula

• Excel 365 admite hasta 16.384 columnas (de la A a la XFD)

• Dispuestas verticalmente en la cuadrícula (cada columna agrupa celdas de arriba a abajo)

• Seleccionar columna completa: clic en la letra del encabezado, o Ctrl + Barra espaciadora

• Seleccionar columnas no adyacentes: mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en cada encabezado de columna

• Ancho ajustable: arrastrar el borde del encabezado, o doble clic para autoajustar

Filas

• Identificadas por números en los encabezados de la izquierda: 1, 2, 3 …

• Excel 365 admite hasta 1.048.576 filas

• Dispuestas horizontalmente en la cuadrícula

• Seleccionar fila completa: clic en el número del encabezado, o Mayús + Barra espaciadora

• Seleccionar filas no adyacentes: mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en cada número de fila

• Alto ajustable: arrastrar el borde del encabezado de fila, o doble clic para autoajustar

Mostrar u ocultar encabezados de fila y columna

Los encabezados de fila (números) y de columna (letras) pueden ocultarse o mostrarse desde la pestaña Vista > grupo Mostrar > casilla Encabezados. Si la casilla está desmarcada, los encabezados desaparecen y la cuadrícula aparece sin letras ni números. Para restaurarlos, volver a marcar la casilla.

Celda

• Intersección de una columna y una fila. Ejemplo: B3 = columna B, fila 3

• Capacidad máxima de una celda: 32.767 caracteres

• La celda activa (seleccionada) muestra un borde de color (verde o azul) y su referencia aparece en el cuadro de nombres

Celda activa

La celda donde se introducirán los datos al escribir. Se identifica por:

• Borde resaltado (normalmente verde)

• Su referencia en el Cuadro de nombres

• Su contenido en la Barra de fórmulas

La celda activa está seleccionada y lista para editar.

Rango

Conjunto de celdas al que se puede hacer referencia como una unidad:

• Rango contiguo: A1:C5 (dos puntos, todas las celdas del rectángulo). Ejemplo: A1:G1 es un rango que incluye todas las celdas desde A1 hasta G1.

• Rango no contiguo: A1;C5 o A1,C5 (punto y coma o coma según configuración regional; separa grupos de celdas no adyacentes)

• Fila completa: 3:3

• Columna completa: C:C

• Toda la hoja: Ctrl+E o clic en el botón de la esquina superior izquierda (intersección de encabezados)

Referencias de celda

Alternar entre tipos de referencia: seleccionar la referencia en la barra de fórmulas y pulsar F4 repetidamente.

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Hojas de cálculo

Un libro puede contener múltiples hojas. Por defecto, al crear un nuevo libro en Excel 365 se crea 1 hoja (Hoja1). (Nota: versiones anteriores de Excel creaban 3 hojas por defecto; Excel 365 crea solo 1.)

Operaciones con hojas

Trabajar con varias hojas simultáneamente

• Seleccionar hojas contiguas: clic en la primera, Mayús+clic en la última

• Seleccionar hojas no contiguas: Ctrl+clic en cada etiqueta

• Cuando hay varias hojas seleccionadas, lo que se escribe en una aparece en todas en la misma posición (grupo de trabajo)

• Para desagrupar: clic en una hoja no seleccionada, o clic derecho > Desagrupar hojas

Si se seleccionan varias hojas y se escribe en una celda, el valor se introduce en esa misma celda en todas las hojas seleccionadas simultáneamente.

Navegación entre hojas

• Clic en la etiqueta correspondiente

• Ctrl+AvPág → siguiente hoja; Ctrl+RePág → hoja anterior

• Clic derecho en los botones de navegación de etiquetas (izquierda de las etiquetas) para ver la lista de todas las hojas

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Tipos de datos en una celda

Una constante es un valor que no se calcula y que siempre permanece invariable (número, texto, fecha introducida directamente). No comienza con = y no cambia salvo edición manual.

Excel permite en sus celdas los siguientes tipos de contenido: texto, números, fórmulas, fechas y objetos (gráficos, imágenes, etc.).

Comportamientos automáticos al introducir datos

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Relleno automático y Relleno rápido

Controlador de relleno (Fill Handle)

Pequeño cuadrado verde en la esquina inferior derecha de la celda o rango seleccionado. Permite:

• Copiar el contenido de la celda arrastrando hacia abajo o los lados

• Rellenar series automáticamente: si la celda contiene un número, fecha, día de la semana, mes o texto con número, Excel continúa la serie al arrastrar

• Tecla Ctrl al arrastrar: invierte el comportamiento por defecto. Con fechas, que por defecto continúan la serie, mantener pulsada Ctrl mientras se arrastra copia las celdas seleccionadas: con 10/04/2025 y 15/04/2025 en A1 y A2, arrastrar con Ctrl hasta A4 deja A3=10/04/2025 y A4=15/04/2025

• Doble clic en el controlador: rellena automáticamente hasta la última fila con datos adyacentes

Ejemplos de series que Excel reconoce y extiende:

• Enero, Febrero, Marzo…

• Lunes, Martes, Miércoles…

• 1, 2, 3… (con dos celdas seleccionadas que marcan el paso)

• 2, 4, 6… (serie aritmética; con tres celdas seleccionadas con valores 5, 10, 15, arrastrando se obtiene 20, 25…)

• T1-2024, T2-2024, T3-2024…

• Producto1, Producto2, Producto3…

Al soltar el arrastre aparece el botón Opciones de autorrelleno (etiqueta inteligente) que permite elegir entre:

Para completar automáticamente los días de la semana de lunes a viernes (sin incluir el fin de semana), debe seleccionarse la opción "Rellenar días de la semana" en la etiqueta inteligente de relleno.

Relleno rápido (Flash Fill)

Funcionalidad introducida en Excel 2013, disponible en Excel 365. Detecta patrones en los datos y rellena automáticamente una columna completa sin necesidad de fórmulas.

• Activación automática: Excel lo sugiere (en gris) cuando detecta el patrón al escribir en la columna adyacente

• Activación manual:

• Atajo de teclado: Ctrl+Mayús+E en Excel para Windows con teclado en español, porque ahí Ctrl+E ya está ocupado: selecciona toda la hoja de cálculo. En Excel para la web el atajo del Relleno rápido es Ctrl+E.

• Ficha Inicio > botón Rellenar > Relleno rápido

• Ficha Datos > Relleno rápido (grupo Herramientas de datos)

Casos de uso típicos:

• Separar nombre y apellido en columnas distintas

• Extraer partes de un texto (ej. dominio de un email)

• Cambiar formato (ej. de "JUAN GARCÍA" a "Juan García")

• Combinar datos de varias columnas

Relleno rápido trabaja con patrones de texto a partir de ejemplos, sin necesidad de fórmulas. No actualiza los datos si los originales cambian (es una operación de una sola vez). No es lo mismo que la Validación de datos (que crea desplegables de valores permitidos), ni está relacionado con la vinculación de celdas entre hojas.

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Vistas de la hoja de cálculo

Accesibles desde la pestaña Vista o desde los botones en la barra de estado (extremo derecho).

Vistas adicionales en la pestaña Vista:

• Nueva ventana: abre el mismo libro en una ventana adicional, permitiendo trabajar con dos vistas del mismo libro al mismo tiempo (es el comando para crear un duplicado exacto del libro activo para trabajar con ambos simultáneamente)

• Organizar todo: organiza múltiples ventanas abiertas

• Dividir: divide la hoja en hasta 4 paneles independientes con barras de desplazamiento propias

• Inmovilizar paneles: bloquea filas y/o columnas para que sigan visibles al desplazarse

Inmovilizar paneles (Freeze Panes)

Vista > Inmovilizar paneles:

• Inmovilizar fila superior: mantiene visible la primera fila al desplazarse hacia abajo

• Inmovilizar primera columna: mantiene visible la columna A al desplazarse hacia la derecha

• Inmovilizar paneles: inmoviliza todas las filas encima y todas las columnas a la izquierda de la celda seleccionada

• Movilizar paneles: desactiva la inmovilización

Zoom

• Control deslizante en la barra de estado (esquina inferior derecha): de 10% a 400%

• Vista > Zoom para opciones predefinidas

• Ctrl + rueda del ratón: aumenta o reduce el zoom

• Ajustar selección: hace zoom para que el rango seleccionado ocupe toda la pantalla

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Portapapeles de Office

• El portapapeles de Office admite hasta 24 elementos copiados simultáneamente

• A diferencia del portapapeles de Windows (que solo conserva 1 elemento), el de Office acumula los últimos 24 elementos copiados o cortados desde cualquier aplicación de Office

• Se activa desde: Inicio > grupo Portapapeles > clic en el iniciador del grupo (flecha pequeña)

• Permite pegar cualquiera de los 24 elementos guardados en cualquier orden

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Atajos de teclado esenciales de la interfaz

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Selección de celdas

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Modos de la barra de estado (indicador de modo)

La barra de estado muestra el modo actual de Excel en su extremo izquierdo:

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Fórmulas y funciones

Fórmula vs. función

• Una fórmula es una expresión personalizada escrita por el usuario que puede combinar referencias, constantes y operadores. Ejemplo: =A1+B1-C1 o =D5-D6

• Una función es un procedimiento predefinido de Excel con un nombre y argumentos que realiza un cálculo específico. Ejemplo: =SUMA(A1:A10), =PROMEDIO(B1:B5)

• Las funciones pueden formar parte de una fórmula: =SUMA(A1:A10)*2 es una fórmula que contiene una función

Cómo iniciar una fórmula o función

Para que Excel interprete el contenido de una celda como una fórmula (y no como texto), el primer carácter debe ser:

• = (signo igual): el operador estándar y correcto para comenzar una fórmula

• + (signo más) o - (signo menos): Excel añade automáticamente el = al final de la escritura

El primer paso para añadir una fórmula o función es escribir el signo = en la celda, o utilizar el comando Insertar función (botón fx o Mayús+F3).

Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cuatro tipos de elementos:

Lo que NO es un componente de una fórmula: los hipervínculos que se insertan con Insertar > Vínculos, que son objetos de la celda. Otra cosa es la función HIPERVINCULO, que crea un acceso directo como resultado de una fórmula.

Estructura de una función

Una función tiene la forma: =NOMBRE_FUNCIÓN(argumento1; argumento2; …)

Los argumentos son los datos que se proporcionan a la función para que realice sus operaciones. Pueden ser números, texto, referencias de celda, rangos u otras funciones anidadas.

Operadores en Excel

Fórmulas matriciales

Una fórmula matricial (array formula) opera sobre un rango de valores en lugar de sobre una única celda y puede devolver múltiples resultados a la vez.

Características:

• Se introducen con Ctrl+Mayús+Intro en lugar de solo Intro

• Excel muestra la fórmula entre llaves {} en la barra de fórmulas para indicar que es matricial (ej. {=SUMA(A1:A3*2;B1:B3*3;C1:C3*-1)})

• Las llaves no se escriben manualmente; Excel las añade automáticamente al confirmar con Ctrl+Mayús+Intro

• No se puede editar solo una celda de un rango matricial; hay que seleccionar todo el rango para modificarla

Opciones de cálculo

Accesibles desde Fórmulas > Cálculo > Opciones para el cálculo, o desde Archivo > Opciones > Fórmulas:

Las opciones de cálculo son las opciones que permiten ajustar cómo y cuándo Excel recalcula las fórmulas dentro de una hoja de cálculo.

Insertar celdas, filas o columnas

Desde la pestaña Inicio > grupo Celdas > Insertar, o haciendo clic derecho sobre una celda, fila o columna y seleccionando "Insertar", se puede:

• Insertar celdas (desplazando las existentes a la derecha o hacia abajo)

• Insertar filas de hoja

• Insertar columnas de hoja

• Insertar hoja

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Herramientas de búsqueda y navegación

Buscar y reemplazar (Ctrl+B / Ctrl+L)

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar permite buscar contenido en la hoja o el libro. Los parámetros configurables son:

"Buscar en Celda" no existe como parámetro de búsqueda en Excel. Las únicas opciones de "Buscar en" son: Fórmulas, Valores y Notas.

Ir a / Ir a Especial (F5)

El comando Ir a (F5) permite navegar directamente a una celda o rango. El botón Especial abre Ir a Especial, que permite seleccionar celdas que cumplan un criterio específico:

"Hojas" no es una opción de Ir a Especial. Ir a Especial actúa sobre celdas, no sobre hojas.

Para seleccionar todas las celdas que contienen fórmulas: Inicio > Buscar y seleccionar > Fórmulas, o F5 > Especial > Fórmulas. Ambas vías son igualmente válidas.

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Hipervínculos

Un hipervínculo es un acceso directo que, al hacer clic, salta a otra ubicación. En Excel puede apuntar a:

• Otra celda o rango dentro del mismo libro

• Otra hoja del mismo libro

• Un archivo en el sistema o en red

• Una página en la intranet o en Internet

• Una dirección de correo electrónico

Insertar hipervínculo: Insertar > Vínculos > Insertar hipervínculo (Ctrl+Alt+K).

Los hipervínculos que se insertan desde la cinta son objetos independientes de la celda; no son un componente de una fórmula. La función HIPERVINCULO, en cambio, crea el acceso directo como resultado de una fórmula.

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Indicadores visuales en las celdas

Para ver la nota, sitúe el puntero sobre la celda con el triángulo rojo. Para insertar o editar notas: clic derecho > Nueva nota (o Insertar nota).

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Herramienta Análisis rápido

El botón Análisis rápido aparece automáticamente en la esquina inferior derecha de la selección cuando se selecciona un rango de celdas contiguas con datos. Ofrece acceso rápido a:

• Formato: barras de datos, escalas de color, conjuntos de iconos, mayor que, 10 mejores

• Gráficos: sugerencias de gráfico según los datos seleccionados

• Totales: suma, promedio, recuento, % total, total acumulado en filas o columnas

• Tablas: convertir a tabla de Excel o tabla dinámica

• Minigráficos: insertar sparklines de línea, columna o de pérdidas y ganancias

El análisis rápido no aparece si la selección está vacía, contiene una sola celda, o si se ha desactivado desde Archivo > Opciones > General.

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Comportamiento del texto en celdas

Desbordamiento visual

Cuando una celda contiene texto cuya longitud supera el ancho de la columna:

• Si la celda adyacente a la derecha está vacía, el texto se desborda visualmente hacia esa celda (el texto sigue perteneciendo a la celda original; la celda adyacente no contiene ningún dato)

• Si la celda adyacente tiene contenido, el texto de la primera celda queda truncado visualmente (cortado), aunque el contenido completo sigue almacenado en la celda

• El ancho real de la columna no cambia en ningún caso; es solo una representación visual

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Opciones de Excel — Avanzadas: Opciones de edición

Archivo > Opciones > Avanzadas > sección Opciones de edición contiene configuraciones relacionadas con el comportamiento al introducir y editar datos:

Opciones disponibles en esta sección (selección representativa):

• Después de presionar Intro, mover la selección (y elegir la dirección)

• Insertar un punto decimal automáticamente (con configuración de posición)

• Habilitar el controlador de relleno y arrastrar y colocar celdas

• Alertar antes de reemplazar celdas

• Permitir la edición directamente en las celdas

• Ampliar los formatos y las fórmulas del rango de datos

• Habilitar Autocompletar para valores de celda

• Usar IntelliSense para la función sugerida

• Usar separadores de sistema (y configurar separadores de decimales/miles)

• Acercar el puntero para Deshacer o Rehacer

• Mover la selección automáticamente después de la entrada con lápiz

"Usar nombres de tabla en las fórmulas" NO es una opción de Opciones de edición. Esa configuración pertenece a la sección Fórmulas de las Opciones de Excel (Archivo > Opciones > Fórmulas > sección "Trabajar con fórmulas").

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Salir de la vista Backstage (pestaña Archivo)

La vista Backstage se abre al hacer clic en la pestaña Archivo. Para volver a la hoja de cálculo:

• Pulsar Esc

• Hacer clic en la flecha de retroceso (←) en la esquina superior izquierda de la vista Backstage

Ambas vías son igualmente válidas para salir de la vista Backstage.

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Breve historia de las hojas de cálculo

VisiCalc (1979) fue la primera hoja de cálculo para ordenadores personales. Desarrollada por Dan Bricklin y Bob Frankston para el Apple II, es considerada la aplicación que impulsó la adopción masiva del ordenador personal en el ámbito empresarial. Le siguieron Lotus 1-2-3 (1983) y más adelante Microsoft Excel (1985 en Mac, 1987 en Windows).

Las referencias determinan qué celdas usa una fórmula y cómo se comportan al copiar, mover o cortar la fórmula. Excel distingue tres tipos de referencia (relativa, absoluta y mixta; la mixta, en dos variantes: columna fija o fila fija), con sintaxis y comportamiento distintos.

Tipos de referencia

El tipo predeterminado al escribir una referencia es el relativo (A1). Las referencias en Excel identifican la ubicación de una celda o rango de celdas en el libro. De forma predeterminada, todas las referencias son relativas.

Qué es una referencia de celda válida

Una referencia de celda combina siempre la letra de columna seguida del número de fila: A1, B3, C10, AA200. No es válida ninguna combinación que empiece por número (por ejemplo, 45A no es una referencia válida).

Cómo funciona el ajuste relativo

Cuando se copia una fórmula con referencias relativas, Excel recalcula la referencia en función del desplazamiento. Si en la celda D4 tienes =B4*C4 y copias esa celda a D5, la fórmula pasa a ser =B5*C5 (desplazamiento de una fila hacia abajo).

Cómo funciona la referencia absoluta

Al agregar $ delante de la columna y la fila ($B$4), la referencia no cambia al copiar la fórmula a cualquier otra celda. Se usa, por ejemplo, para multiplicar un rango de precios por un tipo de IVA almacenado en una celda fija.

El símbolo que convierte una referencia relativa en absoluta es el signo dólar ($). Se antepone a la letra de columna, al número de fila, o a ambos.

Cómo funcionan las referencias mixtas

• $A1 — la columna A está fija; la fila se ajusta al copiar hacia arriba o hacia abajo.

• A$1 — la fila 1 está fija; la columna se ajusta al copiar hacia la izquierda o la derecha.

Ejemplo: en una tabla de multiplicar con encabezados de fila en la columna A y encabezados de columna en la fila 1, la fórmula =$A2*B$1 en la celda B2 puede copiarse a toda la tabla sin cambios manuales.

Tecla F4 — ciclo de tipos de referencia

Al editar una fórmula en la barra de fórmulas, selecciona una referencia y pulsa F4 repetidamente para recorrer el ciclo:

A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1 → …

Comportamiento al copiar, mover y cortar

Cuando se mueve una fórmula, Excel actualiza las referencias para que sigan apuntando a las mismas celdas originales, independientemente del tipo de referencia. Solo al copiar se aplican los ajustes relativos.

Ejemplo de mover: si en C5 tienes =$C4+C$3 y cortas (Ctrl+X) y pegas en H20, el contenido de H20 será =$C4+C$3 exactamente igual, sin modificar ningún componente.

Ejemplo de copiar con mixta: si en C5 tienes =$C4 (columna fija, fila relativa) y copias (Ctrl+C) y pegas en H20, la fila se ajusta según el desplazamiento (15 filas abajo), resultando =$C19.

Operadores de cálculo en fórmulas

Excel dispone de cuatro categorías de operadores para construir fórmulas.

Operadores aritméticos

Realizan operaciones matemáticas y devuelven un resultado numérico.

Operadores de comparación

Comparan dos valores y devuelven el valor lógico VERDADERO o FALSO.

Operador de concatenación de texto

Une o concatena una o más cadenas de texto para producir una sola cadena.

En la función CONCATENAR (o CONCAT), los argumentos se separan con punto y coma (;).

Operadores de referencia

Combinan rangos de celdas para los cálculos.

Nota: las referencias 3D no pueden usarse con el operador de intersección (espacio).

Ejemplos de operadores de referencia

=SUMA(A1:A10)          → suma el rango continuo A1 hasta A10

=SUMA(A1:A5;C1:C5)     → suma dos rangos no contiguos

=SUMA(A1:C3 B2:D4)     → suma solo las celdas en la intersección (B2:C3)

Precedencia de operadores

Cuando una fórmula tiene varios operadores, Excel los evalúa en este orden:

Si una fórmula tiene varios operadores con la misma prioridad (por ejemplo, una multiplicación y una división), Excel los evalúa de izquierda a derecha.

Para cambiar el orden de evaluación, se usan paréntesis: la parte entre paréntesis se evalúa primero.

Constantes en fórmulas

Una constante es un valor que no se calcula y que siempre permanece invariable: por ejemplo, el número 3,14, el texto "Total" o la fecha 01/01/2024. A diferencia de las referencias de celda, las constantes no cambian a menos que el usuario las modifique directamente en la fórmula.

Las constantes pueden ser:

• Numéricas: =A1*0,21 (0,21 es la constante del tipo de IVA)

• De texto: ="Importe: "&A1

• Lógicas: =SI(A1>0;VERDADERO;FALSO)

En los rangos con nombre también se pueden definir constantes: al crear un nombre cuya referencia sea un valor (p. ej., =0,21), ese nombre actúa como constante con nombre reutilizable en todo el libro.

Referencias entre hojas

Para referenciar una celda o rango de otra hoja del mismo libro se usa el signo de exclamación (!) como separador:

=Hoja2!B2

=Ventas2021!H20

='Datos 2024'!A1

='Resumen enero-marzo'!C5:C20

• Si el nombre de la hoja contiene espacios u otros caracteres especiales, se encierra entre comillas simples (').

• Si el nombre de la hoja es puramente numérico (p. ej., 2019), también debe ir entre comillas simples: ='2019'!H30.

• La referencia completa tiene el formato: NombreHoja!Referencia.

También es posible referenciar celdas de dos hojas distintas en una misma fórmula:

=Dato!B1+Resultados!B1              → suma B1 de la hoja Dato y B1 de la hoja Resultados

=Presupuesto_1!A2-Presupuesto_2!C3  → resta A2 de la primera hoja menos C3 de la segunda

Ambas hojas deben estar en el mismo libro que contiene la fórmula.

Referencias 3D (varias hojas consecutivas)

Las referencias 3D permiten aplicar una función al mismo rango en varias hojas contiguas con una sola fórmula. Se usan, por ejemplo, para consolidar datos de hojas que representan distintos periodos (meses, trimestres, años).

=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1)

=PROMEDIO(Enero:Diciembre!B5)

=MAX(T1:T4!C2:C100)

Sintaxis: =Función(HojaInicio:HojaFin!Rango)

En sentido estricto, Microsoft llama referencia 3D a la que abarca el mismo rango de celdas en varias hojas (por ejemplo, Hoja2:Hoja13!B5). En muchos temarios y exámenes de oposición se llama también «referencia 3D» a cualquier referencia a una celda de otra hoja (Hoja2!A1).

Funciones que admiten referencias 3D

SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTPA, VAR, VARA, entre otras.

Microsoft documenta la lista de funciones que SÍ admiten referencias 3D: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP, VARPA y, en Microsoft 365, APILARH y APILARV. No publica una lista de las que no la admiten.

Efecto de insertar, eliminar o mover hojas

Rangos con nombre

Un nombre es un identificador que se asigna a una celda, rango, constante o fórmula para reemplazar la referencia en las fórmulas, haciéndolas más legibles y fáciles de mantener.

Un rango con nombre en Excel es un rango de celdas al que se asigna un identificador para facilitar su uso en fórmulas. Por ejemplo, se puede llamar Ventas al rango A2:A50 y luego usar =SUMA(Ventas) en lugar de =SUMA(A2:A50).

Para nombrar un rango también se usa la notación de dos puntos: B3:C7 representa el rango desde B3 hasta C7, que puede recibir un nombre descriptivo.

Crear un nombre

Método 1 — Cuadro de nombres:

1. Selecciona la celda o rango.

2. Haz clic en el Cuadro de nombres (arriba a la izquierda, donde aparece la referencia de celda).

3. Escribe el nombre y pulsa Enter.

Método 2 — Fórmulas > Definir nombre:

1. Selecciona el rango.

2. Ve a Fórmulas > Definir nombre.

3. Introduce el nombre, elige el ámbito y confirma.

Método 3 — Crear a partir de la selección:

1. Selecciona el rango incluyendo las etiquetas de fila o columna.

2. Ve a Fórmulas > Crear a partir de la selección.

3. Indica dónde están las etiquetas (fila superior, columna izquierda, etc.) y confirma.

Administrador de nombres

Acceso: Fórmulas > Administrador de nombres (atajo: Ctrl+F3)

El Administrador de nombres se encuentra en la ficha (pestaña) Fórmulas de la cinta de opciones, en el grupo Nombres definidos. Permite crear, editar, eliminar y buscar todos los nombres definidos en el libro. Muestra el nombre, el valor actual, la referencia, el ámbito y un comentario opcional.

Ámbito (scope)

Desde el Administrador de nombres se puede asignar un ámbito de libro u hoja individual al definir o editar un nombre.

Si hay dos nombres iguales con distinto ámbito, el de la hoja tiene prioridad sobre el del libro dentro de esa hoja.

Reglas para nombres válidos

• El primer carácter debe ser una letra, un guion bajo (_) o una barra invertida (\).

• Los caracteres restantes pueden ser letras, números, puntos o guiones bajos.

• No se permiten espacios (usar guion bajo o punto como separador: Tipo_IVA, Precio.Base).

• Los nombres no distinguen mayúsculas de minúsculas (Ventas = VENTAS).

• Longitud máxima: 255 caracteres.

• No pueden coincidir con una referencia de celda válida (p. ej., no se puede llamar C3 a un nombre).

• No se pueden usar las letras «C», «c», «R» o «r» como nombre: Excel las usa como abreviatura para seleccionar una fila o una columna cuando se escriben en el cuadro Nombre o en Ir a.

Usar nombres en fórmulas

=SUMA(Ventas)              → equivale a =SUMA(A2:A50) si Ventas apunta a ese rango

=Ingresos-Gastos           → resta dos rangos con nombre

=BUSCARV(A2;TablaPrecios;2;0)   → nombre usado como argumento de función

Al escribir el nombre en la barra de fórmulas, Excel muestra un autocompletado. También se puede usar Fórmulas > Usar en fórmula para seleccionar el nombre de una lista.

Eliminar un nombre

Abre el Administrador de nombres, selecciona el nombre y haz clic en Eliminar. Si el nombre se usa en alguna fórmula, esa fórmula mostrará el error #¿NOMBRE?.

Referencias circulares

Una referencia circular ocurre cuando una fórmula hace referencia, directa o indirectamente, a la celda en la que está ubicada. Por ejemplo, si en la celda A1 se escribe =A1+1, Excel no puede calcular el resultado porque la celda depende de sí misma.

Tipos

• Directa: la fórmula referencia explícitamente su propia celda (=A1+1 en A1).

• Indirecta: A1 referencia B1 y B1 referencia A1.

Cómo detectarlas

• La primera vez que Excel encuentra una referencia circular, muestra un mensaje de advertencia.

• La barra de estado (esquina inferior izquierda) muestra el texto "Referencias circulares" junto con la dirección de la celda afectada.

• En la ficha Fórmulas > Auditoría de fórmulas > Comprobación de errores > Referencias circulares se puede ver la lista de todas las celdas con referencia circular del libro.

Cómo resolverlas

1. Identificar la celda que provoca el ciclo mediante las herramientas de auditoría.

2. Corregir la fórmula para que no se referencie a sí misma (cambiar la celda de destino o la lógica de cálculo).

3. Si la referencia circular es intencionada (cálculo iterativo), habilitarla en Archivo > Opciones > Fórmulas > Habilitar cálculo iterativo, especificando el número máximo de iteraciones y el cambio máximo.

Referencias estructuradas en tablas

Cuando los datos se formatean como tabla de Excel (Insertar > Tabla o Ctrl+T), Excel asigna automáticamente un nombre a la tabla (p. ej., Tabla1) y permite usar referencias estructuradas en lugar de referencias de celda convencionales.

Sintaxis básica

=SUMA(DeptVentas[Importe de ventas])

Equivale a =SUMA(C2:C7) si la columna "Importe de ventas" ocupa C2:C7, pero la referencia estructurada se actualiza automáticamente cuando se añaden o eliminan filas.

Especificadores especiales

Operadores en referencias estructuradas

Ejemplos de fórmulas con referencias estructuradas

=DeptVentas[[#Datos],[% Comisión]]        → datos de la columna % Comisión

=DeptVentas[[#Encabezados]:[#Totales]]    → desde encabezados hasta totales

=DeptVentas[@[Importe de comisión]]       → valor de la fila actual en esa columna

=SUMA(DeptVentas[Importe de ventas])      → suma toda la columna de datos

Referencia calificada vs. no calificada

• Dentro de la tabla: =[Ventas]*[% Comisión] (no calificada; Excel infiere la tabla)

• Fuera de la tabla: =DeptVentas[Ventas]*DeptVentas[% Comisión] (calificada con el nombre de la tabla)

Si el nombre de columna contiene caracteres especiales (coma, dos puntos, corchete, etc.), se doblan los corchetes: [[Total $ Cantidad]].

Resumen comparativo

Relleno rápido (Flash Fill)

Detecta automáticamente un patrón en los datos y completa la columna. Se activa con Ctrl+Mayús+E o Datos > Relleno rápido (en el escritorio en español, Ctrl+E selecciona toda la hoja). Ejemplo: si en A1 tienes "Juan García" y en B1 escribes "Juan", al pulsar Ctrl+Mayús+E Excel completa toda la columna B con el primer nombre.

Fórmulas matriciales

Cuando la barra de fórmulas muestra { } (llaves) alrededor de la fórmula, indica una fórmula matricial. En Excel 365 las matrices dinámicas se calculan automáticamente; en versiones anteriores se introducían con Ctrl+Mayús+Enter.

Estilo de referencia F1C1

Excel usa por defecto el estilo A1: la columna se nombra con una letra y la fila con un número (E34 es la columna E, fila 34). Existe otro sistema, el estilo de referencia F1C1, en el que se numeran tanto las filas como las columnas. Es especialmente útil para calcular posiciones de filas y columnas en macros; de hecho, al grabar una macro Excel registra algunas fórmulas en estilo F1C1 y no en A1.

Cómo se lee: en la versión en español, la celda se indica con una F seguida del número de fila y una C seguida del número de columna. Primero va siempre la fila y después la columna. Para convertir una referencia A1, se pasa la letra de la columna a su número de orden (A = 1, B = 2, C = 3, D = 4, E = 5…): la celda E34 (fila 34, columna 5) se escribe F34C5, y B2 es F2C2.

Referencias absolutas y relativas: sin corchetes, la referencia es absoluta (F2C2 es siempre la celda de la segunda fila y la segunda columna). Entre corchetes se indica un desplazamiento relativo respecto a la celda activa:

Cómo se activa: en Archivo > Opciones, categoría Fórmulas, sección Trabajo con fórmulas, casilla Estilo de referencia F1C1. Al desactivarla se vuelve al estilo A1.

Fuente: Microsoft Support — Información general sobre fórmulas en Excel

Hojas de cálculo y libros

Cálculos

Gráficos

Informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos

Clasificación y filtrado

Precisión numérica

Excel almacena y calcula con una precisión de 15 dígitos significativos. Si un número tiene más de 15 dígitos, los dígitos que superan el decimoquinto (del 16.º en adelante) se redondean hacia abajo a cero. Por ejemplo:

• El número 1234567890123456 se almacena como 1234567890123450 (el 16.º dígito pasa a 0)

• Esto afecta a cálculos financieros con cifras muy grandes

Portapapeles de Office

El portapapeles de Office es independiente del portapapeles del sistema operativo (que solo guarda 1 elemento). Al llenarse los 24 elementos, el más antiguo se elimina automáticamente al añadir uno nuevo.

Libro compartido (edición simultánea heredada)

Esta funcionalidad se activa mediante Revisar > Compartir libro (opción heredada, no confundir con la coautoría en tiempo real de Microsoft 365).

Coautoría en tiempo real (Microsoft 365)

La coautoría moderna de Microsoft 365 permite edicion simultanea sin los límites del libro compartido heredado. No tiene límite de usuarios documentado oficialmente, aunque el rendimiento depende de la conexión y la memoria disponible. Las tablas de Excel son compatibles con la coautoría moderna (a diferencia del modo heredado).

Resumen de los límites más importantes para el examen

Fuente oficial: Especificaciones y límites de Excel — Microsoft Support (España)

El formato condicional aplica estilos visuales a las celdas automáticamente según sus valores o condiciones. Se accede desde Inicio > grupo Estilos > Formato condicional. Permite resaltar tendencias, detectar duplicados, comparar rangos y visualizar datos sin modificar su contenido.

Tipos de regla

Reglas para resaltar celdas

Aplica color de relleno, fuente o borde cuando la celda cumple una condición concreta. Los subtipos disponibles son:

El formato por defecto es relleno rojo claro con texto rojo oscuro, pero puede cambiarse a cualquier combinación de colores o a un formato personalizado.

Reglas superiores e inferiores

Resalta los valores más altos o más bajos de un rango:

Barras de datos

Muestra una barra proporcional al valor dentro de la misma celda. Cuanto mayor el valor, más larga la barra.

Variantes de relleno:

• Relleno degradado: la barra va de un color sólido en el extremo izquierdo a un tono más claro hacia la derecha.

• Relleno sólido: la barra tiene un color uniforme de extremo a extremo.

Opciones de configuración avanzada (boton "Mas reglas..." o editar regla):

El tipo de valor mínimo y máximo permite fijar puntos de anclaje: por ejemplo, con "Número" se puede establecer que la barra sea nula por debajo de 0 y máxima a partir de 100, independientemente de los valores reales del rango.

Escalas de color

Aplica un degradado de color a todo el rango según el valor de cada celda. Corresponde al tipo "Aplicar formato a todas las celdas según sus valores".

Escala de 2 colores: define un color para el valor mínimo y otro para el máximo; los valores intermedios reciben una mezcla proporcional.

Escala de 3 colores: añade un punto medio (por defecto, percentil 50) con su propio color, lo que permite representar valores bajos, medios y altos con tres tonos distintos.

Para cada punto (mínimo, punto medio, máximo) se puede establecer el tipo de valor:

Excel incluye varios esquemas de colores predefinidos (verde-amarillo-rojo, azul-blanco-rojo, etc.) accesibles directamente desde el submenú.

Conjuntos de iconos

Muestra un icono dentro de la celda según el rango en que se encuentra su valor. Excel divide el rango automáticamente en intervalos iguales según el número de iconos del conjunto: 33 %/67 % para conjuntos de 3 iconos; 25 % para conjuntos de 4 iconos; 20 % para conjuntos de 5 iconos.

Los conjuntos están organizados en cuatro categorías:

Direccional (flechas)

• 3 flechas de color / 3 flechas grises

• 4 flechas de color / 4 flechas grises

• 5 flechas de color / 5 flechas grises

• 3 triángulos

Formas

• 3 semáforos sin marco (circulos verde, amarillo y rojo)

• 3 semáforos con marco (mismo concepto con borde cuadrado)

• 4 semáforos (verde, amarillo, naranja y rojo)

• 3 señales (rombos verde, amarillo y rojo)

• Rojo a negro (escala de circulos del rojo al negro)

Indicadores

• 3 símbolos con círculo (círculo verde con marca de verificación, amarillo con exclamación, rojo con aspa)

• 3 símbolos sin círculo (marca de verificación verde, signo de exclamación amarillo, aspa roja)

• 3 indicadores (bandera verde, bandera amarilla, bandera roja)

Calificaciones (valoración)

• 3 estrellas (estrella llena, media y vacía)

• 4 valoraciones (barras de señal de 0 a 4 niveles)

• 5 valoraciones (barras de señal de 0 a 5 niveles)

• 5 cuartos (circulo vacío, 1/4, 1/2, 3/4 y lleno)

• 5 casillas (cuadros rellenos progresivamente de 0 a 5)

Opciones de configuración de conjuntos de iconos:

Nueva regla

Abre el cuadro de diálogo completo para crear una regla desde cero. Ofrece seis tipos:

El tipo 2 ("celdas que contengan") permite condicionar el formato a: valor de celda (con operadores Igual a, Entre, Mayor que, etc.), texto específico, fechas que correspondan a un periodo, celdas en blanco, celdas sin blancos, errores y celdas sin errores.

Tipo "Líneas" NO existe en el formato condicional. No es un tipo de regla disponible.

Reglas basadas en fórmulas

El tipo 6 de "Nueva regla" permite escribir cualquier fórmula lógica. Requisitos:

• Debe comenzar con el signo =

• Debe devolver VERDADERO (1) o FALSO (0)

• Se usan referencias relativas para que la fórmula se adapte a cada celda del rango (la referencia se ajusta fila a fila o columna a columna)

• Para fijar una columna o fila de referencia, se usan referencias absolutas con el signo $ (por ejemplo, $B2 fija la columna B pero deja libre la fila)

• Si la fórmula devuelve un error, el formato no se aplica a esa celda

Ejemplos habituales:

Administrar reglas y prioridad

Inicio > Formato condicional > Administrar reglas muestra todas las reglas del rango seleccionado o de toda la hoja. Desde este panel se puede:

• Crear, editar o eliminar reglas

• Ver el rango al que se aplica cada regla (Se aplica a)

• Cambiar la prioridad con las flechas arriba/abajo: la regla que aparece más arriba en la lista tiene mayor prioridad y se evalúa primero

Comportamiento cuando varias reglas coinciden:

• Si los formatos no son contradictorios (por ejemplo, una regla añade negrita y otra cambia el color de relleno), se aplican los dos.

• Si los formatos son contradictorios (dos reglas cambian el color de fuente), gana la regla con mayor prioridad (la que está más arriba en la lista).

Detener si es verdad

La casilla Detener si es verdad (columna derecha del panel Administrar reglas) indica a Excel que, si esa regla se cumple, deje de evaluar las reglas de menor prioridad para esa celda.

• Útil para crear lógica excluyente: si la celda cumple la primera condición, no se comprueban las siguientes.

• No está disponible para reglas de tipo Barra de datos, Escala de color o Conjunto de iconos; esos tipos siempre evalúan todas las reglas.

Copiar y pegar formato condicional

Para copiar un formato condicional a otras celdas:

1. Selecciona la celda o rango que ya tiene el formato condicional.

2. En la pestaña Inicio, haz clic en Copiar formato (icono de brocha de pintura).

3. Arrastra sobre el rango de destino y suelta.

4. Pulsa Esc para desactivar la herramienta.

También se puede usar Ctrl + C sobre la celda origen, seleccionar el destino, y en Inicio > Pegar > Pegado especial elegir Formatos (atajo: Ctrl + Alt + V, seleccionar Formatos).

Al copiar reglas basadas en fórmulas con referencias relativas, las referencias se ajustan automáticamente al nuevo destino. Conviene verificar siempre que el ajuste sea el deseado.

Eliminar reglas

Inicio > Formato condicional > Borrar reglas ofrece varios alcances:

Borrar reglas no elimina el formato manual aplicado a las celdas, solo las reglas condicionales.

Herramienta Análisis rápido

Al seleccionar un rango de datos, aparece el botón Análisis rápido en la esquina inferior derecha de la selección (también con Ctrl + Q). La pestaña Formato ofrece accesos directos a los formatos condicionales más comunes:

Concepto "Se aplica a"

Cada regla tiene un campo Se aplica a que define el rango de celdas sobre el que actúa. Permite que una misma regla cubra rangos discontinuos separados por punto y coma (por ejemplo, $B$2:$B$10;$D$2:$D$10).

Prioridad visual frente al formato manual

El formato condicional tiene prioridad visual sobre el formato manual de la celda cuando ambos afectan al mismo atributo. Por ejemplo, si el formato manual establece relleno azul y una regla condicional activa establece relleno rojo, la celda se ve roja mientras la condición se cumpla.

Filtrar por color de formato condicional

Para filtrar filas según el color aplicado por el formato condicional, el rango debe tener el Filtro automático activado (Datos > Filtro o Ctrl + Mayus + L). A continuación, en el desplegable de la columna, se elige Filtrar por color.