Tema 20: Excel 2019 (II)

Hojas de cálculo y libros

Cálculos

Gráficos

Informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos

Clasificación y filtrado

Precisión numérica

Excel almacena y calcula con una precisión de 15 dígitos significativos. Si un número tiene más de 15 dígitos, los dígitos que superan el decimoquinto (del 16.º en adelante) se redondean hacia abajo a cero. Por ejemplo:

• El número 1234567890123456 se almacena como 1234567890123450 (el 16.º dígito pasa a 0)

• Esto afecta a cálculos financieros con cifras muy grandes

Portapapeles de Office

El portapapeles de Office es independiente del portapapeles del sistema operativo (que solo guarda 1 elemento). Al llenarse los 24 elementos, el más antiguo se elimina automáticamente al añadir uno nuevo.

Libro compartido (edición simultánea heredada)

Esta funcionalidad se activa mediante Revisar > Compartir libro (opción heredada).

Resumen de los límites más importantes para el examen

Fuente oficial: Especificaciones y límites de Excel — Microsoft Support (España)

Herramientas de la pestaña Datos para organizar y controlar la información en una hoja de cálculo.

Ordenar

La ordenación reorganiza las filas de un rango o tabla según el contenido de una o varias columnas. Los datos se reordenan permanentemente (o hasta que se vuelva a ordenar), a diferencia del filtro, que solo oculta filas.

Ordenar por una columna (un solo nivel)

Seleccionar una celda dentro del rango o tabla y usar:

• Datos > Ordenar de A a Z — orden ascendente (texto A→Z, números menor→mayor, fechas más antigua→más reciente).

• Datos > Ordenar de Z a A — orden descendente (texto Z→A, números mayor→menor, fechas más reciente→más antigua).

• También accesible desde Inicio > Ordenar y filtrar.

Los criterios disponibles según el tipo de dato de la columna son:

Ordenar por múltiples columnas (multinivel)

Datos > Ordenar abre el cuadro de diálogo completo. Permite encadenar hasta 64 criterios en una misma operación. El segundo nivel actúa sobre los empates del primero, el tercero sobre los empates del segundo, y así sucesivamente.

Pasos:

1. Hacer clic en Agregar nivel para añadir cada criterio adicional.

2. En cada nivel, elegir la Columna (o fila si se ordena de izquierda a derecha), el tipo de Ordenar según (valores, color de celda, color de fuente, icono de celda) y el Criterio de ordenación.

3. Usar Subir / Bajar para cambiar la prioridad entre niveles.

4. Usar Eliminar nivel para quitar un criterio.

5. Usar Copiar nivel para duplicar un nivel existente como base para otro.

Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

En el cuadro de diálogo Ordenar, en la columna Ordenar según, seleccionar:

• Color de celda — agrupa filas por el color de relleno de la celda.

• Color de fuente — agrupa filas por el color del texto.

• Icono de celda — agrupa filas por el icono de formato condicional asignado.

Para cada color o icono se especifica si va Arriba o Abajo en la ordenación. Se añade un nivel por cada color o icono que se quiera priorizar; el resto queda sin orden fijo al final.

Ordenar por lista personalizada

En el cuadro de diálogo Ordenar, en la columna Criterio de ordenación, elegir Lista personalizada.... Aparece el cuadro de diálogo de listas personalizadas donde se puede:

• Seleccionar una lista predefinida (días de la semana, meses del año).

• Crear una nueva lista escribiendo los valores en el orden deseado o importándola desde un rango de celdas.

Ejemplo de uso: ordenar una columna de tallas por el orden Grande, Mediano, Pequeño en lugar de orden alfabético.

Opciones de ordenación (botón Opciones)

En el cuadro de diálogo Ordenar, el botón Opciones... abre un cuadro con dos configuraciones adicionales:

Cuando la orientación es de izquierda a derecha, la columna Columna del cuadro de diálogo pasa a llamarse Fila y se elige el número de fila que se usa como criterio.

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Filtro automático (Autofiltro)

Muestra solo las filas que cumplen un criterio y oculta temporalmente el resto. Los datos no se eliminan.

Activar y desactivar

• Datos > Filtro

• Inicio > Ordenar y filtrar > Filtrar

• Atajo de teclado: Ctrl + Mayús + L

Al activarse, aparecen flechas desplegables en los encabezados de columna. Volver a hacer clic (o usar el mismo atajo) desactiva el autofiltro y vuelve a mostrar todas las filas.

Si el rango no tiene encabezados definidos, Excel trata la primera fila como encabezado y puede ocultarla al filtrar.

Cómo saber si hay un filtro activo

• La flecha del encabezado de la columna filtrada cambia de aspecto: muestra un icono de embudo en lugar de la flecha simple.

• Los números de fila de las filas visibles aparecen en color azul.

• La barra de estado inferior muestra el texto "X de Y registros encontrados".

Filtros de número

Al desplegar la flecha de una columna numérica: Filtros de número >

La opción "Inferior a la moda" no existe en el Autofiltro.

Filtros de texto

Al desplegar la flecha de una columna de texto: Filtros de texto >

La opción "Número de caracteres es" no existe en el Autofiltro de texto.

Los comodines disponibles en los filtros de texto son:

• ? — representa exactamente un carácter cualquiera.

• * — representa cero o más caracteres cualesquiera.

Filtros de fecha

Al desplegar la flecha de una columna de fechas: Filtros de fecha >

Las opciones se organizan en dos grupos:

Periodos relativos al día actual: Hoy, Ayer, Mañana, Esta semana, La semana pasada, La semana próxima, Este mes, El mes pasado, El mes próximo, Este trimestre, El trimestre pasado, El trimestre próximo, Este año, El año pasado, El año próximo.

Condiciones absolutas: Igual a, Antes de, Después de, Entre, Filtro personalizado.

Cuando hay fechas en la columna, el desplegable las agrupa automáticamente en una jerarquía Año > Mes > Día para facilitar la selección masiva por periodo.

Filtros de color o icono

Requiere que el autofiltro esté activo. En el desplegable del encabezado, elegir Filtrar por color y seleccionar:

• Un color de celda específico.

• Un color de fuente específico.

• Un icono de formato condicional específico.

Solo se puede filtrar por un color o icono a la vez por columna.

Buscar dentro del filtro

El desplegable del encabezado incluye un cuadro de búsqueda en la parte superior de la lista de valores. Al escribir en él se filtran los valores mostrados en la lista del desplegable, facilitando la localización y selección de valores concretos en rangos con muchos valores distintos.

Filtro por selección (clic derecho)

Con el autofiltro activo, se puede hacer clic derecho sobre una celda y elegir Filtrar > para acceder a:

• Filtrar por el valor de la celda seleccionada — muestra solo las filas que tienen ese valor exacto.

• Filtrar por el color de la celda seleccionada.

• Filtrar por el color de fuente de la celda seleccionada.

• Filtrar por el icono de la celda seleccionada.

Limpiar filtros

• Limpiar el filtro de una columna: Desplegar la flecha de esa columna y elegir Borrar filtro de [nombre de columna].

• Limpiar todos los filtros: Datos > Borrar (deja el autofiltro activo pero muestra todas las filas).

• Desactivar el autofiltro por completo: Datos > Filtro o Ctrl + Mayús + L.

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Filtro avanzado

Datos > Avanzadas. Permite criterios complejos definidos en un rango separado de la hoja y, opcionalmente, copia los resultados en otra ubicación.

Diferencia con el filtro automático

Elementos necesarios

Cómo construir el rango de criterios

El rango de criterios debe tener en su primera fila los mismos encabezados (o un subconjunto de ellos) que el rango de datos. Las reglas de combinación son:

• Criterios en la misma fila → operador Y (AND) implícito: la fila de datos debe cumplir todos los criterios de esa fila.

• Criterios en filas distintas → operador O (OR) implícito: basta con que la fila cumpla los criterios de cualquiera de las filas del rango de criterios.

Ejemplo: filtrar filas donde Departamento sea "Ventas" y Importe sea mayor que 1000, o donde Departamento sea "Dirección":

Opciones del cuadro de diálogo

• Filtrar la lista sin moverla — oculta las filas que no cumplen los criterios (similar al autofiltro).

• Copiar en otra ubicación — coloca el resultado filtrado a partir de la celda indicada en "Copiar a"; los datos originales no se modifican.

• Solo registros únicos — elimina filas duplicadas del resultado (útil para obtener listas de valores únicos).

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Validación de datos

Datos > Herramientas de datos > Validación de datos. Define qué tipo de valor puede introducirse en cada celda, con mensajes informativos y alertas de error.

Tipos de criterio de validación

Operadores disponibles para tipos numéricos, fecha, hora y longitud de texto

Entre, No está entre, Igual a, No es igual a, Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.

Lista desplegable

La validación de tipo Lista es la más habitual para controlar entradas:

• Desde un rango de celdas: en el campo Origen escribir el rango (por ejemplo, =$A$1:$A$5) o seleccionarlo con el ratón. Si la lista está en otra hoja, se puede seleccionar directamente su rango en el campo Origen.

• Desde valores escritos: en el campo Origen escribir los valores separados por punto y coma, por ejemplo: Contabilidad;Ventas;Desarrollo.

• La casilla Celda con lista desplegable activa la flecha de desplegable en la celda; si se desactiva, la restricción se aplica igualmente pero sin mostrar la flecha.

Fórmula personalizada en validación

Con el tipo Personalizada, se puede escribir cualquier fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO. Ejemplos:

• =ESNUMERO(A1) — solo admite valores numéricos.

• =Y(A1>=0;A1<=100) — solo admite números entre 0 y 100.

• =CONTAR.SI($B$1:$B$100;A1)=0 — impide introducir un valor ya existente en el rango B1:B100 (unicidad).

• =LARGO(A1)<=10 — equivalente a longitud de texto, pero con lógica personalizada.

Mensaje de entrada

Pestaña Mensaje de entrada del cuadro de validación. Se muestra como un cuadro de información flotante cuando el usuario selecciona la celda validada, antes de que introduzca ningún dato. Campos: Título y Mensaje. La casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda activa o desactiva esta función.

Alerta de error

Mensaje que se configura en la pestaña del cuadro de validación dedicada al error, donde se eligen su estilo, su título y su texto. Se muestra cuando el usuario introduce un valor que no cumple el criterio de validación.

Si en esa pestaña se desactiva la casilla que muestra el mensaje de error cuando se introducen datos no válidos, se permite cualquier valor sin mostrar ningún aviso aunque la validación esté definida.

Copiar validación a otras celdas

Para extender una validación ya configurada a otras celdas:

1. Copiar la celda que tiene la validación (Ctrl + C).

2. Seleccionar las celdas destino.

3. Inicio > Pegar > Pegado especial (o Ctrl + Alt + V) y elegir la opción Validación.

Así solo se copia la regla de validación sin alterar el contenido ni el formato de las celdas destino.

Buscar celdas con validación de datos

Para localizar todas las celdas de la hoja que tienen alguna validación aplicada:

• Inicio > Buscar y seleccionar > Ir a especial (o F5 > Especial...) y elegir Validación de datos.

• Todas — selecciona todas las celdas con cualquier validación.

• Iguales — selecciona solo las celdas que tienen la misma validación que la celda activa en ese momento.

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Quitar duplicados

Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados. Elimina permanentemente las filas duplicadas del rango o tabla.

Funcionamiento

1. Seleccionar el rango o hacer clic dentro de la tabla.

2. En Datos > Quitar duplicados, elegir las columnas que se usan para detectar duplicados.

3. Excel conserva la primera aparición de cada combinación de valores y elimina las repeticiones posteriores.

4. Al finalizar, muestra un cuadro con el número de duplicados eliminados y de valores únicos que permanecen.

Si se marcan todas las columnas, solo se eliminan filas completamente idénticas en todos los campos. Si se marca solo una columna, se eliminan filas que repitan el valor de esa columna aunque el resto de campos difieran.

• En rangos normales: Datos > Quitar duplicados

• En tablas de Excel: Herramientas de tabla > Diseño > Herramientas > Quitar duplicados

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Texto en columnas

Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas. Divide el contenido de una columna en varias columnas. El Asistente para convertir texto en columnas tiene tres pasos.

Tipo de datos original

Paso 2a: Delimitado — delimitadores disponibles

• Tabulación

• Punto y coma

• Coma

• Espacio

• Otro (carácter personalizado)

Se puede marcar más de un delimitador simultáneamente. La opción Considerar delimitadores consecutivos como uno evita columnas vacías cuando aparecen varios delimitadores seguidos.

Paso 2b: Ancho fijo

Se muestra una vista previa con líneas de corte verticales. El usuario hace clic para crear una línea de corte, doble clic para eliminarla y arrastra para moverla.

Paso 3: Formato de columna de datos

Para cada columna resultante se puede elegir: General (Excel decide el tipo), Texto, Fecha (con orden día/mes/año configurable) o No importar columna (omite esa columna).

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Convertir rango en tabla

Insertar > Tabla (o Ctrl + T / Ctrl + L). Convierte un rango de celdas en una tabla estructurada de Excel.

Requisitos

• Las filas en blanco no impiden que el rango sea una tabla: una tabla puede tenerlas (se localizan filtrando por (Espacios en blanco)).

• Cada columna debe tener un encabezado único en la primera fila.

• No es obligatorio que alguna columna tenga datos numéricos.

Beneficios de las tablas

• Filtro automático activado en los encabezados desde el momento de la creación.

• Fila de totales opcional con funciones predefinidas (suma, promedio, recuento, etc.) seleccionables por desplegable.

• Expansión automática: al añadir datos en la fila inmediatamente debajo o en la columna adyacente, la tabla se amplía e incluye los nuevos datos en todas las fórmulas y gráficos que la referencian.

• Formato alternado de filas aplicado automáticamente (colores en bandas).

• Nombre de tabla asignable desde Herramientas de tabla > Diseño > Nombre de la tabla.

Referencias estructuradas

Las fórmulas dentro o fuera de la tabla pueden referirse a la tabla por nombre en lugar de por rango de celdas:

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Relleno rápido (Flash Fill)

Datos > Relleno rápido o Ctrl + Mayús + E. Detecta un patrón en los datos existentes y rellena automáticamente las celdas adyacentes siguiendo ese patrón.

Cómo funciona

1. En la columna contigua a los datos de origen, escribir manualmente el valor deseado para la primera fila (o las primeras filas si el patrón no es evidente).

2. Pulsar Ctrl + Mayús + E o ir a Datos > Relleno rápido.

3. Excel analiza el patrón e introduce los valores equivalentes para el resto de filas.

Activación automática

Si la opción Relleno rápido automático está habilitada (Archivo > Opciones > Avanzadas > Opciones de edición > Relleno rápido automático), Excel sugiere los valores en gris al detectar el patrón mientras se escribe. Pulsar Intro acepta la sugerencia.

Casos de uso habituales

• Extraer nombre o apellido de una cadena de nombre completo.

• Combinar valores de varias columnas en una sola.

• Cambiar el formato de fechas o números de texto.

• Poner en mayúsculas o minúsculas solo parte del contenido.

Limitación importante

El Relleno rápido genera valores estáticos: si cambia el contenido de las celdas de origen, los resultados no se actualizan automáticamente. Es necesario volver a ejecutar Relleno rápido.

Tablas dinámicas

Una tabla dinámica resume, analiza y explora grandes conjuntos de datos de forma interactiva sin necesidad de fórmulas. Se crea desde Insertar > Tabla dinámica.

Requisitos del origen de datos

El rango de origen debe cumplir estas condiciones:

• Organizado en columnas con una fila de encabezado única (sin encabezados en blanco ni duplicados)

• Sin filas ni columnas completamente vacías dentro del conjunto

• Cada columna debe contener datos del mismo tipo (no mezclar fechas con texto)

• Sin subtotales ni totales intermedios en los datos fuente

• Sin celdas combinadas en el área de datos

• Toda la información debe estar en la misma hoja (para origen de rango)

Creación paso a paso

1. Seleccionar cualquier celda del rango de datos

2. Ir a Insertar > Tabla dinámica

3. Confirmar el rango detectado o ajustarlo

4. Elegir destino: Nueva hoja de cálculo (recomendado) o hoja existente

5. Hacer clic en Aceptar

6. Configurar campos en el panel Campos de tabla dinámica

Las cuatro zonas de la tabla dinámica

Excel coloca automáticamente los campos no numéricos en Filas y los numéricos en Valores. Las jerarquías de fecha/hora se agrupan automáticamente en Columnas.

Diseños de informe

Disponibles en Diseño > Diseño de informe:

La opción Repetir etiquetas de elementos (Diseño > Diseño de informe > Repetir todas las etiquetas de elementos / No repetir las etiquetas de elementos) decide si la etiqueta de cada elemento se muestra en todas sus filas o solo una vez. El formato numérico no es un aspecto del diseño de informe — se configura desde Configuración de campo de valor.

Subtotales y totales generales

• Subtotales (Diseño > Subtotales): No mostrar, Mostrar todos los subtotales al principio del grupo, Mostrar todos los subtotales al final del grupo.

• Totales generales (Diseño > Totales generales): Desactivados para filas y columnas, Activados para filas y columnas, Activados solo para filas, Activados solo para columnas.

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Configuración de campos de valor

Resumir valores por

Acceso: hacer clic derecho sobre un campo en la zona Valores > Configuración de campo de valor > pestaña Resumir valores por.

Mostrar valores como

Pestaña Mostrar valores como en la misma ventana de configuración. Permite presentar los valores en formato calculado en lugar de como cifras brutas:

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Campos y elementos calculados

Campo calculado

Un campo calculado crea una nueva columna de datos basada en fórmulas que operan sobre otros campos del origen. No añade datos al origen; opera dentro de la tabla dinámica.

Ruta: Con la tabla dinámica seleccionada > Analizar > Campos, elementos y conjuntos > Campo calculado

Sintaxis: Las fórmulas utilizan nombres de campo entre comillas simples si contienen espacios, y no admiten referencias a celdas ni funciones de hoja de cálculo que dependan de referencias:

= Ventas - Costes

= Beneficio / Ventas

= Unidades * 'Precio unitario'

Limitaciones:

• No se pueden usar referencias a celdas individuales

• No se pueden referenciar elementos específicos de otro campo

• El campo calculado aparece disponible como un campo más en el panel de campos

Elemento calculado

Un elemento calculado añade un nuevo elemento dentro de un campo existente, calculado a partir de otros elementos de ese mismo campo.

Ruta: Seleccionar un elemento del campo en la tabla dinámica > Analizar > Campos, elementos y conjuntos > Elemento calculado

Ejemplo: En el campo Región con elementos Norte, Sur y Este, crear un elemento calculado «Centro» = Norte + Sur.

Diferencias con campo calculado:

• El campo calculado opera sobre campos completos; el elemento calculado opera sobre elementos concretos dentro de un campo.

• Los elementos calculados no están disponibles cuando el campo está agrupado.

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Agrupación de datos

Agrupar fechas

Al añadir un campo de fecha a la zona de Filas o Columnas, Excel agrupa automáticamente por Años, Trimestres y Meses. Para personalizar:

1. Hacer clic derecho sobre cualquier fecha en la tabla > Agrupar

2. En el cuadro de diálogo, seleccionar los intervalos: Segundos, Minutos, Horas, Días, Meses, Trimestres, Años

3. Para días: definir el número de días por grupo

4. Hacer clic en Aceptar

Agrupar números

1. Hacer clic derecho sobre un valor numérico en la tabla > Agrupar

2. Definir Desde, Hasta e Intervalo

3. Hacer clic en Aceptar

Ejemplo: agrupar edades en tramos de 10 en 10 (0-9, 10-19, 20-29...)

Agrupar elementos seleccionados

Seleccionar varios elementos con Ctrl + clic > clic derecho > Agrupar. Excel crea un grupo personalizado que puede renombrarse.

Desagrupar

Clic derecho sobre cualquier elemento del grupo > Desagrupar.

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Ordenar y filtrar dentro de la tabla dinámica

• Ordenar: Hacer clic en la flecha de encabezado de fila o columna y elegir orden ascendente o descendente. También disponible en Analizar > Ordenar.

• Filtros de etiqueta: Filtran por el texto del elemento (contiene, comienza por, etc.).

• Filtros de valor: Filtran por la cifra calculada (mayor que, entre, top 10, etc.).

• Filtros de fecha: Filtran por período cuando el campo es de tipo fecha (este mes, trimestre anterior, etc.).

• Buscar en la lista de filtros: El cuadro de búsqueda dentro de la lista de elementos permite localizar valores rápidamente en campos con muchos elementos.

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Opciones de tabla dinámica

Acceso: clic derecho en la tabla dinámica > Opciones de tabla dinámica, o Analizar > Tabla dinámica > Opciones.

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Actualización de datos

Cuando cambian los datos de origen, la tabla dinámica no se actualiza automáticamente. Métodos de actualización:

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Segmentación de datos

Las segmentaciones (Insertar > Segmentación de datos) son controles visuales con botones que filtran la tabla dinámica de forma interactiva, mostrando en todo momento qué filtros están activos.

Insertar una segmentación

1. Hacer clic en cualquier celda de la tabla dinámica

2. Ir a Insertar > Segmentación de datos

3. Marcar los campos que se desean como segmentaciones

4. Hacer clic en Aceptar

Cada campo seleccionado genera su propia segmentación independiente.

Selección múltiple en una segmentación

• Clic en el primer elemento

• Ctrl + clic para añadir elementos individuales

• O activar el botón de selección múltiple dentro de la segmentación

Conectar una segmentación a varias tablas dinámicas

Requisito: todas las tablas dinámicas deben compartir el mismo origen de datos.

1. Hacer clic derecho sobre la segmentación

2. Seleccionar Conexiones de informe (o Configurar conexiones de informe)

3. Marcar todas las tablas dinámicas a las que debe aplicarse el filtro

4. Hacer clic en Aceptar

Desconectar una segmentación

Desde la tabla dinámica de destino: Analizar > Conexiones de filtro > desmarcar la segmentación.

Limpiar filtro

Botón Borrar filtro (icono con aspa, en la esquina superior derecha de la segmentación): selecciona todos los elementos de la segmentación para quitar el filtro.

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Escala de tiempo

Insertar > Escala de tiempo: filtro temporal visual específico para campos de fecha. Permite seleccionar intervalos de tiempo (días, meses, trimestres, años) con un control deslizante. Se conecta a múltiples tablas dinámicas igual que las segmentaciones (clic derecho > Conexiones de informe).

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Tablas de Excel (Insertar > Tabla)

Una tabla de Excel es un rango de datos formateado como objeto estructurado. No debe confundirse con una tabla dinámica: la tabla de Excel es el origen de datos estructurado; la tabla dinámica es el resumen interactivo construido sobre ese origen (u otros).

Crear una tabla

1. Seleccionar cualquier celda del rango de datos

2. Ir a Insertar > Tabla (o Ctrl + T)

3. Confirmar el rango y si la tabla tiene encabezados

4. Hacer clic en Aceptar

Excel asigna un nombre automático (Tabla1, Tabla2...) que puede cambiarse en Herramientas de tabla > Diseño > Nombre de tabla.

Requisitos del rango de origen

• Toda la información debe estar en la misma hoja

• Sin celdas combinadas en el área de datos

• Una fila de encabezados única y sin duplicados

• Las filas en blanco no impiden que el rango sea una tabla: una tabla puede tenerlas (se localizan filtrando por (Espacios en blanco))

Ventajas de las tablas estructuradas

Referencias estructuradas

Convertir tabla en rango

Herramientas de tabla > Diseño > Convertir en rango: elimina la estructura de tabla pero conserva el formato.

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Gráficos dinámicos

Un gráfico dinámico es una representación visual vinculada a una tabla dinámica. Ambos están sincronizados: cualquier cambio en los campos, filtros o segmentaciones de la tabla dinámica se refleja inmediatamente en el gráfico.

Crear un gráfico dinámico

Desde una tabla dinámica existente:

• Seleccionar cualquier celda de la tabla > Analizar > Gráfico dinámico

Desde datos en bruto (sin tabla dinámica previa):

• Insertar > Gráfico dinámico — crea simultáneamente la tabla y el gráfico

Tipos de gráfico compatibles

Columnas, barras, líneas, áreas, circular, anillos, dispersión y burbujas. Los tipos de mapa de árbol, estadísticos y combinados no son compatibles con tablas dinámicas.

Comportamiento y sincronización

• Los filtros de campo del gráfico y los de la tabla dinámica están sincronizados bidireccionalmente

• Las segmentaciones de datos conectadas a la tabla también filtran el gráfico automáticamente

• Mover un gráfico dinámico a otra hoja no rompe el vínculo con la tabla dinámica

Actualización

El gráfico se actualiza junto con la tabla dinámica al ejecutar Actualizar (Alt + F5).

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Análisis rápido

Análisis rápido (atajo: Ctrl + Q al seleccionar un rango) es un menú contextual que aparece en la esquina inferior derecha de cualquier selección y propone visualizaciones y análisis en un clic.

Categorías disponibles

Al pasar el cursor sobre cada opción se obtiene una vista previa en tiempo real antes de aplicar.

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Límites de tablas dinámicas

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Power Pivot

Power Pivot es un complemento de Excel que extiende las capacidades de análisis de datos más allá de las tablas dinámicas estándar.

Activación

Archivo > Opciones > Complementos > Complementos COM > Ir > marcar Microsoft Power Pivot para Excel

Tras activarlo, aparece la pestaña Power Pivot en la cinta.

Diferencias respecto a tablas dinámicas estándar

Modelo de datos

El modelo de datos del libro almacena tablas en memoria con relaciones definidas entre ellas (similar a una base de datos relacional). Power Pivot permite crear y gestionar estas relaciones desde la vista de diagrama.

DAX (Data Analysis Expressions)

DAX es el lenguaje de fórmulas de Power Pivot. Se usa para crear columnas calculadas y medidas:

• Columna calculada: se evalúa fila a fila (contexto de fila)

Margen = [Ventas] - [Costes]

• Medida: se evalúa según el contexto del filtro de la tabla dinámica

Total Ventas := SUM(Ventas[Importe])

Ventas YTD := TOTALYTD(SUM(Ventas[Importe]), Calendario[Fecha])

Funciones DAX clave: SUM, CALCULATE, FILTER, RELATED, TOTALYTD, DIVIDE, IF

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Power Query (Obtener y transformar datos)

Power Query es la herramienta de importación y transformación de datos de Excel, accesible desde la pestaña Datos > Obtener y transformar datos.

Fases del flujo de trabajo

1. Conectar — Conectarse a una fuente (archivo Excel, CSV, base de datos, web, SharePoint, etc.)

2. Transformar — Dar forma a los datos en el Editor de Power Query sin modificar el origen

3. Combinar — Unir consultas (Anexar o Combinar)

4. Cargar — Volcar el resultado a una hoja o al modelo de datos

Transformaciones principales

Actualización

Las consultas de Power Query se actualizan con Datos > Actualizar todo (Ctrl + Alt + F5) o individualmente desde el panel de consultas.

Almacenamiento de pasos

Power Query guarda cada transformación como un paso aplicado. Se pueden reordenar, editar o eliminar pasos sin repetir el proceso.