Formatos de fuente, página y párrafo en Microsoft Word 2019

Microsoft Word 2019 es el procesador de textos de referencia en el entorno administrativo español. Dominar sus opciones de formato es imprescindible tanto para el ejercicio profesional como para superar los exámenes de oposición, donde aparecen decenas de preguntas sobre atajos de teclado, valores por defecto, nombres exactos de opciones y comportamientos específicos de la aplicación.

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1. Formato de fuente

1.1 Conceptos fundamentales

El formato de fuente (también llamado formato de carácter) determina el aspecto visual de cada carácter individual. Se aplica mediante el grupo Fuente de la ficha Inicio, o a través del cuadro de diálogo Fuente (accesible con Ctrl+M o haciendo clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente).

La fuente predeterminada en Microsoft Word 2019 es Calibri a 11 puntos. Este dato es fundamental para los exámenes, pues suele preguntarse el tipo de letra y el tamaño por defecto.

1.2 Tipo de fuente

La fuente es el diseño tipográfico de los caracteres. Word 2019 muestra en la lista desplegable de fuentes una vista previa de cada tipo. Algunas fuentes habituales en entornos administrativos:

Para cambiar la fuente: seleccionar el texto y elegir la fuente en el cuadro Fuente del grupo Fuente de la ficha Inicio.

1.3 Tamaño de fuente

El tamaño se mide en puntos tipográficos (pt). Un punto equivale aproximadamente a 0,353 mm. La escala más empleada en documentos administrativos es de 10 a 12 puntos para el cuerpo del texto.

• El tamaño por defecto en Word 2019 es 11 puntos.

• El cuadro de tamaño admite valores entre 1 y 1638 puntos.

• Se puede aumentar o disminuir el tamaño con los botones Aumentar tamaño de fuente (Ctrl+>) y Disminuir tamaño de fuente (Ctrl+<) del grupo Fuente.

1.4 Estilos de fuente: negrita, cursiva y subrayado

Estos tres estilos son los más preguntados en los exámenes. Sus atajos de teclado son:

El subrayado tiene opciones adicionales: subrayado simple (por defecto), doble, punteado, ondulado, grueso, etc. El tipo y el color del subrayado se configuran en el cuadro de diálogo Fuente.

Nota para el examen: En la versión española de Word, los atajos de negrita, cursiva y subrayado son Ctrl+N, Ctrl+K y Ctrl+S respectivamente. En la versión inglesa son Ctrl+B, Ctrl+I y Ctrl+U. En los exámenes de oposición siempre se pregunta por la versión española.

1.5 Tachado

El tachado (strikethrough) muestra una línea horizontal sobre el texto. Existe también el tachado doble. Ambas opciones están disponibles en el cuadro de diálogo Fuente (sección Efectos) o, el tachado simple, en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Ejemplo visual: texto tachado

1.6 Subíndice y superíndice

• Subíndice (x₂): texto reducido y desplazado hacia abajo.

• Superíndice (x²): texto reducido y desplazado hacia arriba. Atajo: Ctrl+Mayús+signo más (+)

Usos habituales: fórmulas químicas (H₂O), referencias numéricas (1ª), notas al pie (texto¹).

1.7 Color de fuente y resaltado

• Color de fuente: cambia el color de los caracteres. Se aplica con el botón Color de fuente (icono A con subrayado de color) del grupo Fuente. El color por defecto es Automático (normalmente negro).

• Color de resaltado: simula un marcador fluorescente sobre el texto. Se aplica con el botón Color de resaltado del texto (icono de marcador). Disponible en colores: amarillo, verde, cian, magenta, rojo, azul oscuro, verde oscuro, etc. Para eliminar el resaltado se elige Sin color.

1.8 Efectos de texto y tipografía

Word 2019 incluye efectos avanzados de texto (botón A con resplandor en el grupo Fuente): sombra, reflexión, resplandor, biselado, contorno. Se trata de efectos decorativos, no recomendados para documentos formales.

En el cuadro de diálogo Fuente > Efectos de texto se pueden configurar: relleno de texto (sólido, degradado, imagen o textura) y efectos 3D.

1.9 Cambiar mayúsculas y minúsculas

El botón Cambiar mayúsculas y minúsculas (Aa) del grupo Fuente ofrece cinco opciones:

Atajo de teclado: Mayús+F3 cicla entre minúsculas, MAYÚSCULAS y Poner en mayúsculas cada palabra.

1.10 Efectos de fuente adicionales en el cuadro de diálogo

El cuadro de diálogo Fuente (Ctrl+M) permite configurar opciones no visibles directamente en la cinta:

• Versalitas: el texto en minúsculas se muestra como mayúsculas pero de menor tamaño.

• Oculto: el texto no se imprime (visible solo si se activa "Mostrar todo").

• Espacio entre caracteres: normal, expandido o comprimido (en puntos o porcentaje).

• Posición: elevada o disminuida respecto a la línea base.

1.11 Borrar formato

Para eliminar todo el formato aplicado a un texto seleccionado:

• Botón Borrar todo el formato (icono A con goma de borrar) en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

• Atajo de teclado: Ctrl+Barra espaciadora (elimina formato de carácter).

Esta acción devuelve el texto al estilo predeterminado del documento (normalmente el estilo Normal).

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2. Formato de párrafo

2.1 Conceptos fundamentales

El formato de párrafo afecta a párrafos completos (desde el punto de inserción hasta la siguiente marca de párrafo). Se aplica desde el grupo Párrafo de la ficha Inicio, o mediante el cuadro de diálogo Párrafo (iniciador de cuadro de diálogo del grupo Párrafo).

Un párrafo en Word termina con la pulsación de Intro (marca ¶). Un salto de línea manual (Mayús+Intro) no crea un párrafo nuevo sino un salto de línea dentro del mismo párrafo.

• Para seleccionar una sola palabra con el ratón, se hace doble clic rápidamente en esa palabra.

• El triple clic sobre el texto selecciona el párrafo.

• Con el puntero a la izquierda del texto (cuando se convierte en una flecha que apunta hacia la derecha), un clic selecciona la línea de texto y un triple clic selecciona todo el documento.

2.2 Alineación

La alineación determina cómo se distribuye el texto horizontalmente entre los márgenes. Word 2019 ofrece cuatro tipos:

Nota importante: La alineación predeterminada en Word 2019 es izquierda. En los exámenes suelen preguntar los cuatro atajos de teclado; es fundamental memorizarlos.

La alineación justificada es la más habitual en textos formales y publicaciones. El último renglón de un párrafo justificado queda alineado a la izquierda por defecto.

2.3 Interlineado

El interlineado (espaciado entre líneas) determina la distancia vertical entre las líneas de un párrafo. Se configura desde el botón Espaciado entre líneas y párrafos del grupo Párrafo, o desde el cuadro de diálogo Párrafo > Sangría y espacio.

El interlineado predeterminado en Word 2019 es Múltiple a 1,08 (aproximadamente), lo que equivale a decir que el interlineado no es exactamente sencillo sino ligeramente mayor para mejorar la legibilidad.

2.4 Espaciado antes y después del párrafo

El espaciado añade espacio extra antes o después de cada párrafo sin necesidad de pulsar Intro adicionales. Se mide en puntos.

• Espacio antes: espacio por encima del párrafo.

• Espacio después: espacio por debajo del párrafo.

En el estilo Normal de Word 2019, el espaciado después predeterminado es 8 puntos. Esto separa visualmente los párrafos sin usar líneas en blanco.

Consejo de examen: No confundir el espaciado entre párrafos con el interlineado. El interlineado afecta al espacio entre líneas dentro del mismo párrafo; el espaciado antes/después afecta al espacio entre párrafos distintos.

2.5 Sangrías

La sangría desplaza el texto desde los márgenes. Word 2019 ofrece cuatro tipos:

La sangría de primera línea es la más habitual en textos continuos. La sangría francesa se usa habitualmente en glosarios, bibliografías y listas.

Los botones Aumentar sangría y Disminuir sangría del grupo Párrafo aplican sangrías en incrementos de 1,25 cm por defecto.

La sangría también puede ajustarse arrastrando los marcadores de la regla horizontal:

• Triángulo superior izquierdo: sangría de primera línea.

• Triángulo inferior izquierdo: sangría francesa.

• Cuadrado inferior izquierdo: sangría izquierda del párrafo completo.

• Triángulo derecho: sangría derecha.

2.6 Tabulaciones

Las tabulaciones (marcas de tabulador) permiten alinear texto en columnas dentro de un párrafo. La tecla Tab avanza hasta la siguiente tabulación.

Tipos de tabulación

Las tabulaciones se configuran:

1. Haciendo clic en la regla horizontal (preseleccionando el tipo en el selector del extremo izquierdo de la regla).

2. Mediante el cuadro de diálogo Tabulaciones (desde el cuadro de diálogo Párrafo > Tabulaciones).

En el cuadro de diálogo se puede configurar la tabulación por defecto (inicialmente 1,25 cm) y añadir caracteres de relleno (puntos, guiones o líneas) entre el texto y la tabulación.

Importante para el examen: La tabulación predeterminada en Word 2019 es cada 1,25 cm.

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3. Estilos

3.1 Concepto de estilo

Un estilo es un conjunto de características de formato (fuente, tamaño, alineación, sangría, interlineado, etc.) guardado con un nombre. Al aplicar un estilo, se aplican todas esas características de una sola vez, garantizando coherencia visual en todo el documento.

3.2 Galería de estilos

La galería de estilos se encuentra en la ficha Inicio, grupo Estilos. Muestra miniaturas de los estilos más usados. El botón con flecha desplegable permite ver todos los estilos disponibles.

3.3 Estilos predefinidos principales

Los estilos Título 1 a Título 9 son especialmente importantes porque generan la estructura del documento (usada en el Panel de navegación, tabla de contenido automática, etc.).

3.4 Crear y modificar estilos

Crear un estilo nuevo:

1. Formatear un párrafo con las características deseadas.

2. Hacer clic en Más en la galería de estilos > Crear un estilo.

3. Asignar nombre y configurar opciones.

Modificar un estilo existente:

1. Clic derecho sobre el estilo en la galería > Modificar.

2. Cambiar las propiedades (fuente, párrafo, etc.).

3. Elegir si el cambio afecta solo al documento actual o a la plantilla.

La opción Actualizar [nombre del estilo] para que coincida con la selección aplica el formato del texto seleccionado al estilo, actualizando automáticamente todos los párrafos que lo usen.

3.5 Panel de estilos

El panel de estilos se abre con el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Estilos (la pequeña flecha de la esquina inferior derecha del grupo, en la ficha Inicio); no confundir con la flecha Más de la galería, que solo despliega la galería de estilos. El panel muestra todos los estilos del documento con más detalle. Permite gestionar, crear, inspeccionar y limpiar estilos.

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4. Temas del documento

4.1 Concepto de tema

Un tema es un conjunto coordinado de colores, fuentes y efectos que se aplican de forma global al documento. Se accede desde la ficha Diseño > grupo Temas.

4.2 Componentes de un tema

4.3 Tema predeterminado

El tema predeterminado en Word 2019 se llama Office. Sus fuentes son:

• Títulos: Calibri Light

• Cuerpo: Calibri

4.4 Personalizar y guardar temas

Es posible:

• Cambiar los Colores del tema (ficha Diseño > Colores).

• Cambiar las Fuentes del tema (ficha Diseño > Fuentes).

• Cambiar los Efectos del tema (ficha Diseño > Efectos).

• Guardar el tema personalizado como archivo .thmx para reutilizarlo.

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5. Secciones del documento

5.1 Concepto de sección

Una sección es una parte del documento que puede tener su propio formato de página independiente (márgenes, orientación, tamaño, columnas, encabezados y pies, etc.). Por defecto, un documento tiene una sola sección.

Las secciones se crean insertando saltos de sección desde la ficha Disposición (o Formato en versiones anteriores) > Saltos.

5.2 Tipos de salto de sección

Para el examen: Los cuatro tipos de salto de sección son objeto frecuente de preguntas. El más común es Página siguiente. El tipo Continua permite cambiar el número de columnas en medio de una página.

Los saltos de sección se visualizan como líneas dobles punteadas al activar Mostrar todo (Ctrl+Mayús+8).

5.3 Saltos de página

Los saltos de página (diferentes de los saltos de sección) se insertan desde Insertar > Salto de página o con el atajo Ctrl+Intro. No crean una nueva sección; la nueva página hereda el formato de la anterior.

5.4 Columnas

El formato en columnas divide el texto en columnas verticales, como en un periódico o revista. Se configura en la ficha Disposición > Columnas.

Opciones de columnas

Para aplicar columnas a solo una parte del documento sin afectar al resto, se selecciona el texto y se aplica el formato de columnas (Word inserta automáticamente saltos de sección continuos).

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6. Encabezados y pies de página

6.1 Concepto

Los encabezados y pies de página son áreas situadas en los márgenes superior e inferior de cada página que contienen texto o imágenes que se repiten en todas (o en determinadas) páginas del documento: título del documento, nombre del autor, número de página, logotipo, fecha, etc.

Se insertan desde la ficha Insertar > grupo Encabezado y pie de página.

6.2 Activación y edición

Al activar el encabezado o pie, el área principal del documento queda atenuada y aparece en la cinta Herramientas de encabezado y pie de página. Para volver al texto principal: doble clic en el texto, o botón Cerrar encabezado y pie de página.

Atajo para activar la edición del encabezado: doble clic en el área del encabezado.

6.3 Opciones importantes de encabezado y pie

Para el examen: La opción Primera página diferente es muy frecuente en los test. Permite que la portada no muestre el encabezado/pie. La opción Vincular al anterior es clave para encabezados diferentes entre secciones.

6.4 Numeración de páginas

La numeración de páginas se inserta desde Insertar > Número de página o desde Herramientas de encabezado y pie de página en la cinta.

Posición del número de página

• Principio de página (encabezado): arriba izquierda, centrada, derecha.

• Final de página (pie): abajo izquierda, centrada, derecha.

• Márgenes de página: margen izquierdo o derecho.

• Posición actual: donde esté el cursor.

Formato del número de página

Opciones de formato accesibles desde Insertar > Número de página > Formato de número de página:

Además, se puede configurar:

• Incluir número de capítulo (si se usan estilos de título).

• Iniciar en: permite comenzar la numeración en un número diferente a 1 (útil cuando un documento continúa la paginación de otro, o para que el cuerpo del documento empiece en la página 1 aunque tenga portada y páginas preliminares).

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7. Configuración de página

7.1 Márgenes

Los márgenes son los espacios en blanco alrededor del texto, entre el borde del papel y el área de escritura. Se configuran en la ficha Disposición > Márgenes o en el cuadro de diálogo Configurar página. Si el documento tiene varias secciones, el margen elegido solo se aplica a la sección actual; en el cuadro Configurar página, la lista Aplicar a permite elegir, por ejemplo, Esta sección, De aquí en adelante o Texto seleccionado. En ese mismo cuadro, la orientación se elige en la pestaña Márgenes y la numeración de líneas en la pestaña Diseño, con el botón Números de línea.

Márgenes predefinidos en Word 2019

Para el examen: El margen Estrecho es de 1,27 cm en todos los lados. Las medidas del preajuste Normal dependen de la plantilla del idioma instalado (Microsoft solo las documenta para la versión en inglés: una pulgada), por eso no se dan aquí.

El margen Reflejado (o Simétrico) se usa para documentos que se encuadernan: el margen interior (hacia el lomo) es mayor para dejar espacio de encuadernación.

El margen de encuadernación añade espacio extra al margen especificado, desplazando el texto hacia dentro para dejar espacio al encuadernado.

7.2 Orientación

La orientación determina si el papel está en posición vertical u horizontal:

La orientación se configura en Disposición > Orientación. Se puede aplicar a todo el documento o solo a una sección. Como la orientación afecta a páginas enteras, una misma página no puede tener dos orientaciones: para poner en horizontal solo una tabla ancha, se coloca en su propia sección con saltos de sección Página siguiente antes y después de ella (el salto Continuo sirve para cambios dentro de la misma página, como el número de columnas).

7.3 Tamaño de papel

El tamaño de papel se configura en Disposición > Tamaño. Los tamaños más habituales en el contexto español:

Para el examen: El tamaño de papel predeterminado en Word 2019 (versión española) puede ser A4 o Carta según la configuración regional. En el entorno administrativo español se usa A4. El folio (21,5 × 33 cm) es un tamaño histórico muy usado en la Administración española.

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8. Fondo de página

8.1 Marca de agua

Una marca de agua es un texto o imagen semitransparente que se muestra detrás del contenido del documento. Se inserta desde la ficha Diseño > Marca de agua.

Opciones:

• Marcas de agua predefinidas: CONFIDENCIAL, NO COPIAR, BORRADOR, URGENTE (en varios idiomas).

• Marca de agua personalizada: texto propio con fuente, tamaño, color, orientación (diagonal u horizontal) y nivel de transparencia; o imagen.

La marca de agua se coloca en el encabezado del documento para aparecer en todas las páginas.

Para eliminar la marca de agua: Diseño > Marca de agua > Quitar marca de agua.

8.2 Color de página

La opción Color de página (ficha Diseño > Color de página) aplica un color de fondo a todas las páginas del documento. Puede ser:

• Un color sólido.

• Un degradado, textura, trama o imagen (Efectos de relleno).

Importante: El color de página se muestra en pantalla pero, por defecto, no se imprime. Para que se imprima debe activarse la opción Imprimir colores e imágenes de fondo en Archivo > Opciones > Mostrar.

8.3 Bordes de página

Los bordes de página añaden un borde decorativo o funcional alrededor de cada página. Se configuran en la ficha Diseño > Bordes de página.

El cuadro de diálogo Bordes y sombreado (pestaña Borde de página) permite:

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9. Resumen de atajos de teclado clave

Este resumen recoge los atajos más preguntados en los exámenes de oposición:

Formato de fuente

Formato de párrafo

Navegación y edición

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10. Preguntas tipo test frecuentes: errores habituales

Para superar los exámenes es importante conocer no solo las respuestas correctas sino también los distractores más habituales:

Sobre la fuente predeterminada:

• Error frecuente: confundir Calibri con Arial, o el tamaño 11 con el 12 o el 10.

• Correcto: Word 2019 usa Calibri 11pt por defecto.

Sobre los atajos de teclado:

• Error frecuente: confundir la versión española con la inglesa (Ctrl+B en inglés = Ctrl+N en español).

• Error frecuente: creer que Ctrl+S guarda el documento en vez de aplicar subrayado (en Word en español, Ctrl+S es subrayado; guardar es Ctrl+G).

Sobre los tipos de salto de sección:

• Error frecuente: confundir "salto de página" (Ctrl+Intro) con "salto de sección tipo Página siguiente".

• Un salto de página no crea sección nueva; el salto de sección sí.

Sobre la marca de agua:

• Error frecuente: creer que la marca de agua se inserta desde la ficha Insertar.

• Correcto: se inserta desde la ficha Diseño.

Sobre el interlineado:

• Error frecuente: creer que el interlineado predeterminado de Word 2019 es "Sencillo" (1,0).

• Correcto: el interlineado predeterminado es Múltiple 1,08 (ligeramente mayor que sencillo).

Sobre la alineación:

• Error frecuente: confundir los atajos (Ctrl+Q izquierda, Ctrl+T centrada, Ctrl+D derecha, Ctrl+J justificada).

• Mnemotecnia: Q de "quierda" (izquierda), T de "centrada" (like Top center), D de "Derecha", J de "Justificada".

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11. Tablas de referencia rápida para el examen

Valores por defecto en Word 2019

Tipos de sangría

Tipos de tabulación

Formatos de número de página

Tipos de salto de sección

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Este artículo cubre los contenidos de formato de fuente, párrafo, estilos, temas, secciones, encabezados, pies y configuración de página en Microsoft Word 2019, tal como se exige en los exámenes de Auxiliar Administrativo del Estado y otras oposiciones de la Administración Pública española.

Imágenes, tablas, gráficos e iconos en Microsoft Word 2019

Microsoft Word 2019 ofrece un conjunto completo de herramientas para insertar y gestionar elementos visuales dentro de un documento: tablas, imágenes, formas, gráficos, SmartArt, iconos, modelos 3D, ecuaciones, símbolos y capturas de pantalla. Todos estos elementos se insertan principalmente desde la pestaña Insertar de la cinta de opciones.

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1. Tablas

1.1 Insertar una tabla

Word 2019 ofrece cinco métodos para insertar una tabla en un documento:

a) Cuadrícula visual

Desde Insertar > Tabla, se despliega una cuadrícula interactiva donde el usuario arrastra el puntero para seleccionar el número de filas y columnas deseado (hasta 10 columnas × 8 filas desde la cuadrícula). La tabla se inserta inmediatamente al soltar el clic.

b) Insertar tabla (cuadro de diálogo)

Desde Insertar > Tabla > Insertar tabla..., se abre un cuadro de diálogo donde se especifica con precisión:

• Número de columnas

• Número de filas

• Comportamiento de autoajuste: ancho de columna fijo, autoajuste al contenido o autoajuste a la ventana

Este método permite crear tablas de dimensiones superiores a las de la cuadrícula visual.

c) Dibujar tabla

Desde Insertar > Tabla > Dibujar tabla, el cursor se convierte en un lápiz. El usuario dibuja primero el contorno exterior de la tabla y luego las líneas interiores para crear filas y columnas de manera libre, lo que permite crear tablas con celdas de tamaños irregulares. Para cancelar el modo dibujar, se pulsa Escape.

d) Convertir texto en tabla

Permite transformar texto previamente escrito en una tabla. El texto debe tener un separador consistente (tabulaciones, comas, punto y coma, párrafos u otro carácter personalizado). Se selecciona el texto y se va a Insertar > Tabla > Convertir texto en tabla.... El cuadro de diálogo detecta automáticamente el separador y permite ajustar el número de columnas y el comportamiento de autoajuste.

e) Hoja de cálculo de Excel

Desde Insertar > Tabla > Hoja de cálculo de Excel, se inserta un objeto Excel incrustado dentro del documento Word. El usuario trabaja con la interfaz completa de Excel para introducir datos y fórmulas. Al hacer clic fuera del objeto, vuelve al entorno de Word. Este método es útil cuando se necesitan cálculos avanzados que Word no puede realizar de forma nativa.

Si el contenido de Excel se vincula en lugar de incrustarse, el archivo de Word solo almacena la ubicación del archivo de origen y la información puede actualizarse si el archivo de origen se modifica; un objeto incrustado pasa a formar parte del archivo de Word y no cambia si se modifica el archivo de Excel.

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1.2 Herramientas de tabla: pestaña Diseño

Cuando el cursor está dentro de una tabla, aparecen en la cinta dos pestañas contextuales agrupadas bajo Herramientas de tabla: Diseño y Presentación.

La pestaña Diseño contiene:

Estilos de tabla

• Galería de estilos predefinidos con combinaciones de colores, bordes y sombreado.

• Se puede aplicar cualquier estilo con un clic.

• Opciones de estilo de tabla (casillas de verificación en el grupo "Opciones de estilo de tabla"):

• Fila de encabezado: destaca visualmente la primera fila.

• Fila de totales: destaca visualmente la última fila.

• Filas con bandas: aplica colores alternos a las filas para facilitar la lectura.

• Primera columna / Última columna: aplica formato especial a la primera o última columna.

• Columnas con bandas: aplica colores alternos a las columnas.

Bordes

• Permite configurar el estilo de línea (continua, discontinua, punteada, doble, etc.), el grosor (de 0,25 pt a 6 pt) y el color del borde.

• El botón Bordes permite aplicar bordes a todos los lados, solo a algunos lados, bordes interiores, bordes exteriores, sin bordes, cuadrícula, etc.

• Pincel de bordes: aplica el estilo de borde configurado dibujando sobre las líneas de la tabla.

• Borrador: elimina bordes dibujando sobre ellos.

Sombreado

• Aplica color de relleno a la celda o celdas seleccionadas.

• Se elige el color desde la paleta desplegable del botón Sombreado.

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1.3 Herramientas de tabla: pestaña Presentación

La pestaña Presentación permite gestionar la estructura y contenido de la tabla:

Grupo Tabla

• Seleccionar: selecciona la celda actual, la columna, la fila o toda la tabla.

• Ver líneas de cuadrícula: muestra u oculta las líneas de cuadrícula (no se imprimen).

• Propiedades: abre el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla para ajustar el ancho de la tabla, la alineación, el ajuste de texto, el alto de filas, el ancho de columnas y las opciones de celda.

Grupo Filas y columnas

• Insertar arriba / Insertar abajo: inserta filas encima o debajo de la fila seleccionada.

• Insertar a la izquierda / Insertar a la derecha: inserta columnas a la izquierda o derecha de la columna seleccionada.

• Eliminar: elimina celdas, columnas, filas o toda la tabla. Al eliminar celdas, se puede elegir desplazar las celdas restantes hacia la izquierda o hacia arriba.

Grupo Combinar

• Combinar celdas: fusiona las celdas seleccionadas en una sola celda. El contenido de todas las celdas originales se concatena separado por párrafos.

• Dividir celdas: divide una celda en el número de filas y columnas que se especifique en el cuadro de diálogo.

• Dividir tabla: divide la tabla en dos tablas separadas en el punto donde está el cursor. Inserta un párrafo entre ambas tablas.

Grupo Tamaño de celda

• Permite especificar el alto de fila y el ancho de columna con valores exactos.

• Autoajuste: desplegable con tres opciones:

• Autoajustar al contenido: ajusta el ancho de cada columna al contenido más ancho que contiene.

• Autoajustar a la ventana: distribuye el ancho total de la tabla para que ocupe todo el ancho disponible entre los márgenes.

• Ancho de columna fijo: fija el ancho actual de las columnas sin autoajuste.

• Distribuir filas: iguala el alto de las filas seleccionadas.

• Distribuir columnas: iguala el ancho de las columnas seleccionadas.

Grupo Alineación

• Nueve botones de alineación del contenido dentro de la celda: superior izquierda, superior centro, superior derecha, centro izquierda, centro, centro derecha, inferior izquierda, inferior centro, inferior derecha.

• Dirección del texto: cambia la orientación del texto (horizontal, vertical hacia abajo, vertical hacia arriba).

• Márgenes de celda: abre un cuadro de diálogo para establecer el espacio entre el contenido y los bordes de la celda (márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho).

Grupo Datos

• Ordenar: ordena las filas de la tabla por uno o varios criterios (hasta tres niveles). Permite ordenar por el contenido de una columna de forma ascendente o descendente, con opciones de tipo de dato (texto, número, fecha).

• Repetir filas de encabezado: cuando la tabla ocupa varias páginas, repite la fila de encabezado al inicio de cada página.

• Convertir texto en tabla / Convertir tabla en texto: transforma la tabla en texto plano con un separador configurable (tabulaciones, comas, punto y coma u otro carácter).

• Fórmula: inserta una fórmula matemática en la celda activa.

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1.4 Fórmulas en tablas de Word

Word permite realizar cálculos básicos en tablas mediante la función Fórmula (pestaña Presentación > grupo Datos > Fórmula).

Las referencias posicionales disponibles son:

Las funciones más habituales son:

También se puede hacer referencia a celdas concretas usando notación estilo hoja de cálculo (A1, B2, etc.), donde las columnas se identifican con letras (A, B, C...) y las filas con números (1, 2, 3...). Ejemplo: =SUM(A1:A4).

El formato del número resultante se puede especificar en el campo Formato de número del cuadro de diálogo Fórmula (por ejemplo: #.##0,00 para formato europeo con dos decimales).

Importante: las fórmulas de Word no se actualizan automáticamente al cambiar los datos. Para actualizar el resultado, se selecciona el campo de la fórmula y se pulsa F9, o se hace clic derecho y se elige Actualizar campo.

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2. Imágenes

2.1 Insertar imágenes

Las imágenes se insertan desde Insertar > Ilustraciones > Imágenes. Hay dos fuentes:

a) Este dispositivo (desde archivo)

Abre el explorador de archivos para seleccionar una imagen almacenada localmente (formatos JPG, PNG, GIF, BMP, TIFF, WMF, EMF, SVG, etc.).

b) Imágenes en línea

Abre un cuadro de búsqueda que utiliza Bing para buscar imágenes con licencia Creative Commons en internet. Se selecciona la imagen deseada y se inserta directamente en el documento.

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2.2 Herramientas de imagen: pestaña Formato

Al seleccionar una imagen, aparece en la cinta la pestaña contextual Formato de Herramientas de imagen.

Grupo Ajustar

• Quitar fondo: herramienta automática para eliminar el fondo de una fotografía. Permite marcar áreas para mantener o eliminar.

• Correcciones: ajusta el brillo, el contraste y la nitidez de la imagen (preajustes o valores personalizados).

• Color: modifica la saturación del color, el tono de color o aplica un efecto de color (escala de grises, sepia, bicolor, etc.).

• Efectos artísticos: aplica efectos de tipo lápiz, acuarela, mosaico, vidrio esmerilado, etc.

• Comprimir imágenes: reduce el tamaño del archivo comprimiendo las imágenes. Permite elegir la resolución destino (pantalla: 96 ppp; web: 150 ppp; impresión: 220 ppp; alta fidelidad: 330 ppp) y eliminar las zonas recortadas de la imagen para ahorrar espacio.

• Cambiar imagen: sustituye la imagen actual por otra manteniendo el tamaño y el formato aplicados. Se puede elegir desde archivo o desde imágenes en línea.

• Restablecer imagen: deshace todos los cambios de formato aplicados a la imagen (brillo, contraste, recorte, efectos, etc.) y restaura la imagen original. La opción Restablecer imagen y tamaño también restaura las dimensiones originales.

Grupo Estilos de imagen

• Galería de estilos predefinidos que combinan bordes, sombras, reflejos, marcos, efectos 3D, etc.

• Borde de imagen: añade un borde con el color, grosor y estilo de línea elegidos.

• Efectos de imagen: aplica efectos individuales:

• Sombra (predeterminados, sin sombra, exterior, interior, perspectiva)

• Reflexión

• Iluminado

• Bordes suavizados

• Bisel

• Rotación 3D

• Diseño de imagen: convierte la imagen en un gráfico SmartArt.

Grupo Organizar

• Posición: coloca la imagen en una posición fija de la página (nueve posiciones predefinidas: esquinas, centros de los lados y centro de la página), con ajuste de texto automático.

• Ajuste del texto: controla cómo fluye el texto del documento alrededor de la imagen:

• Opciones de diseño: icono que aparece junto a la imagen seleccionada; permite elegir las opciones de ajuste de texto.

• Anclaje: con cualquier ajuste distinto de «En línea con el texto», el objeto se ancla a una ubicación del documento y el ancla indica el párrafo al que está asociado.

• Con la opción Mover con texto, la imagen se mueve hacia arriba o hacia abajo a medida que se agrega o elimina texto.

• Traer al frente / Enviar al fondo: cambia el orden de apilamiento (z-order) cuando varias imágenes u objetos se solapan.

• Traer al frente / Traer delante de uno

• Enviar al fondo / Enviar detrás de uno

• Panel de selección: abre un panel lateral con todos los objetos del documento, permitiendo mostrarlos, ocultarlos y cambiar el orden de apilamiento.

• Alinear: alinea la imagen respecto a la página o al margen:

• Alinear a la izquierda, centrar, alinear a la derecha

• Alinear en la parte superior, alinear en el medio, alinear en la parte inferior

• Distribuir horizontalmente / Distribuir verticalmente

• Agrupar: agrupa varios objetos seleccionados en uno solo para moverlos, redimensionarlos o aplicarles formato conjuntamente. También permite Desagrupar y Reagrupar.

• Girar: rota o voltea la imagen:

• Girar 90° a la derecha / a la izquierda

• Voltear verticalmente / horizontalmente

• Más opciones de giro: cuadro de diálogo para introducir un ángulo exacto.

Grupo Tamaño

• Permite establecer el alto y ancho exactos de la imagen en centímetros.

• Recortar: elimina partes de la imagen sin modificar el archivo original.

• Recortar: modo libre para arrastrar los tiradores de recorte.

• Recortar a forma: recorta la imagen ajustándola a una forma geométrica predefinida.

• Relación de aspecto: recorta manteniendo una proporción fija (cuadrado 1:1, 4:3, 16:9, etc.).

• Ajustar / Rellenar: ajusta o rellena el área de recorte con la imagen.

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3. Formas

3.1 Insertar formas

Desde Insertar > Ilustraciones > Formas, se despliega una galería organizada en categorías:

Al hacer clic en una forma, el cursor se convierte en una cruz. Se dibuja la forma arrastrando el ratón. Manteniendo Mayúsculas mientras se dibuja, se obtienen formas perfectamente proporcionales (círculo, cuadrado, línea horizontal/vertical a 45°).

3.2 Cuadros de texto

Desde Insertar > Texto > Cuadro de texto, se puede insertar un cuadro de texto predefinido (con estilos de la galería) o dibujarlo libremente. El cuadro de texto es un contenedor de texto independiente que se puede posicionar en cualquier lugar del documento.

3.3 WordArt

Desde Insertar > Texto > WordArt, se aplican estilos decorativos al texto (sombras, relieves, perspectivas, efectos de relleno y contorno). Al insertar un WordArt, se muestra la pestaña Formato de Herramientas de dibujo con las herramientas de estilos de WordArt:

• Relleno de texto: color sólido, degradado, textura o imagen.

• Contorno de texto: color, grosor y estilo del contorno.

• Efectos de texto: sombra, reflexión, iluminado, bisel, rotación 3D y transformación (arquear, distorsionar el texto en distintas formas).

3.4 SmartArt

Desde Insertar > Ilustraciones > SmartArt, se inserta un gráfico SmartArt para representar información de forma visual. Los tipos disponibles son:

Al seleccionar un SmartArt, aparecen dos pestañas contextuales: Diseño (para modificar el diseño, agregar formas, cambiar el tipo de SmartArt) y Formato (para aplicar estilos visuales individuales a los elementos). El panel de texto a la izquierda del SmartArt permite escribir el contenido de cada elemento de forma estructurada.

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4. Gráficos

4.1 Insertar un gráfico

Desde Insertar > Ilustraciones > Gráfico, se abre el cuadro de diálogo Insertar gráfico. A la izquierda se listan las categorías y a la derecha los subtipos disponibles.

Tipos de gráfico en Word 2019:

4.2 Editar datos del gráfico

Al insertar un gráfico, se abre automáticamente una hoja de cálculo de Excel integrada dentro de la ventana de Word. En esta hoja se introducen los datos que alimentan el gráfico. La hoja de ejemplo contiene datos de muestra que el usuario sustituye por sus propios datos. Al cerrar la hoja de cálculo, el gráfico se actualiza con los nuevos datos.

Para volver a editar los datos posteriormente, se selecciona el gráfico y en la pestaña Diseño de Herramientas de gráficos se hace clic en Editar datos o Editar datos en Excel.

4.3 Herramientas de gráfico

Al seleccionar un gráfico, aparecen dos pestañas contextuales agrupadas bajo Herramientas de gráficos:

Pestaña Diseño

• Agregar elemento de gráfico: añade o elimina componentes del gráfico:

• Título del gráfico (encima del gráfico, superposición centrada)

• Títulos de eje (eje horizontal primario, eje vertical primario)

• Leyenda (ninguna, derecha, parte superior, izquierda, parte inferior)

• Etiquetas de datos (ninguna, encima, en el extremo exterior, en el extremo interior, en el centro, dentro de la base, pie de datos)

• Tabla de datos

• Barras de error

• Líneas de cuadrícula (horizontales y verticales, principales y secundarias)

• Línea de tendencia

• Líneas (series, máximos y mínimos, líneas verticales, altas-bajas)

• Barras arriba-abajo

• Diseño rápido: galería de combinaciones predefinidas de elementos del gráfico.

• Cambiar colores: paletas de colores para el gráfico (coloridas, monocromáticas).

• Galería de estilos de gráfico predefinidos.

• Cambiar entre filas y columnas: transpone los datos del gráfico (intercambia las series con las categorías).

• Seleccionar datos: abre el cuadro de diálogo para configurar el rango de datos, las etiquetas del eje horizontal y editar o agregar series.

• Cambiar tipo de gráfico: permite cambiar a otro tipo de gráfico manteniendo los datos.

Pestaña Formato

• Permite aplicar estilos de forma, estilos de WordArt y ajustes de tamaño y posición al gráfico y a sus elementos individuales (área del gráfico, área de trazado, serie de datos, ejes, etc.).

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5. Iconos y modelos 3D

5.1 Iconos

Desde Insertar > Ilustraciones > Iconos, se abre un panel con una biblioteca de iconos vectoriales de Microsoft clasificados por categorías (personas, tecnología, comunicación, comercio, flechas, naturaleza, etc.). Se pueden seleccionar varios iconos a la vez y se insertan como gráficos vectoriales escalables (SVG).

Al seleccionar un icono insertado, aparece la pestaña contextual Formato de Herramientas de gráficos:

• Convertir en forma: convierte el icono SVG en una forma de Word editable, lo que permite cambiar el color de cada parte de forma independiente.

• Estilos de forma, relleno, contorno y efectos.

• Opciones de posición, ajuste de texto, alineación y tamaño.

5.2 Modelos 3D

Desde Insertar > Ilustraciones > Modelos 3D, se pueden insertar objetos tridimensionales desde:

• Archivo (formatos: FBX, OBJ, 3MF, PLY, STL, GLB).

• Modelos 3D en línea: biblioteca de Microsoft con modelos de animales, edificios, figuras humanas, vehículos, etc.

Los modelos 3D pueden girarse en cualquier dirección arrastrando el control de giro central. La pestaña contextual Formato de Herramientas de modelo 3D permite ajustar vistas predeterminadas del modelo, el tamaño, la posición y el ajuste de texto.

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6. Ecuaciones

6.1 Insertar ecuaciones

Desde Insertar > Símbolos > Ecuación, se inserta un bloque de ecuación. Hay dos formas:

• Ecuaciones predefinidas: Word 2019 incluye una galería de ecuaciones matemáticas habituales (área del círculo, binomio de Newton, desarrollo de Fourier, identidad de Euler, cuadráticas, series de Taylor, teorema de Pitágoras, etc.).

• Insertar nueva ecuación: crea un bloque de ecuación vacío donde el usuario escribe su propia fórmula.

6.2 Editor de ecuaciones

Al estar dentro de un bloque de ecuación, aparece la pestaña contextual Diseño de Herramientas de ecuación con todas las herramientas del editor:

Grupo Herramientas

• Ecuación a tinta: permite escribir la ecuación a mano alzada (en pantallas táctiles) y Word la reconoce y convierte.

• Menú Profesional / Lineal: alterna entre la representación visual bidimensional (profesional) y la notación lineal (texto plano con códigos).

Estructuras matemáticas disponibles:

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7. Símbolos y caracteres especiales

7.1 Insertar símbolo

Desde Insertar > Símbolos > Símbolo, se accede a:

• Galería de símbolos usados recientemente: muestra los últimos símbolos insertados para acceso rápido.

• Más símbolos...: abre el cuadro de diálogo completo.

El cuadro de diálogo Símbolo permite:

• Seleccionar la fuente (cualquier fuente instalada, incluyendo Symbol, Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3, Webdings, Arial, etc.).

• Filtrar por subconjunto Unicode (latín, griego, cirílico, matemáticas, flechas, monedas, etc.).

• Ver el código de carácter Unicode o ASCII del símbolo seleccionado.

• Asignar una tecla de acceso directo personalizada al símbolo.

• Usar la opción Autocorrección para que Word sustituya automáticamente una secuencia de texto por el símbolo.

7.2 Caracteres especiales

En la pestaña Caracteres especiales del cuadro de diálogo Símbolo, se encuentran caracteres de uso tipográfico frecuente:

Muchos de estos caracteres tienen asignado un método abreviado de teclado predefinido (por ejemplo, Ctrl + Alt + - para el guión em en el teclado numérico).

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8. Capturas de pantalla

Desde Insertar > Ilustraciones > Captura de pantalla, Word 2019 ofrece dos opciones:

a) Ventanas disponibles

Muestra una galería con miniaturas de todas las ventanas abiertas en el escritorio (excepto la propia ventana de Word). Al hacer clic en una miniatura, se inserta la captura de esa ventana completa como imagen en el punto de inserción del cursor.

b) Recorte de pantalla

Word se minimiza y la pantalla se atenúa. El cursor se convierte en una cruz de precisión. El usuario arrastra para seleccionar el área exacta que desea capturar. Al soltar, el recorte se inserta como imagen en el documento. Solo se puede recortar de la última ventana activa antes de Word.

Las capturas de pantalla insertadas son imágenes estáticas que pueden editarse con todas las herramientas de la pestaña Formato de Herramientas de imagen.

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9. Resumen de accesos rápidos relevantes para oposiciones

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10. Consideraciones adicionales importantes para exámenes

• El modo En línea con el texto es el modo de inserción predeterminado para las imágenes. La imagen se trata como si fuera un carácter de texto y no permite posicionarla libremente.

• Para mover una imagen libremente por la página, debe cambiarse el ajuste de texto a cualquier modo distinto de "En línea con el texto".

• La opción Comprimir imágenes elimina las zonas recortadas de forma permanente cuando se activa la casilla "Eliminar las áreas recortadas de las imágenes", lo que reduce el tamaño del archivo pero hace irreversible el recorte.

• Las fórmulas en tablas de Word usan referencias posicionales (ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT) o referencias de celda estilo Excel (A1, B2), pero no se actualizan automáticamente: hay que pulsar F9 o hacer clic derecho > Actualizar campo.

• SmartArt es la herramienta correcta para crear organigramas y diagramas de proceso en Word. No debe confundirse con los gráficos estadísticos (Gráfico).

• La función Dividir tabla inserta un párrafo entre las dos partes resultantes. Para volver a unir las dos partes, basta con eliminar ese párrafo intermedio.

• Los iconos insertados desde la biblioteca de Microsoft son archivos SVG (gráficos vectoriales escalables), lo que significa que no pierden calidad al redimensionarse.

• La opción Convertir en forma de los iconos SVG convierte el icono en un objeto de tipo forma nativa de Word, perdiendo la naturaleza SVG pero ganando edición de color individualizada.

• En el tipo de gráfico circular (pastel), solo se puede representar una serie de datos. Si se necesitan varias series, hay que usar otro tipo de gráfico (por ejemplo, barras o columnas apiladas).

• El gráfico de tipo Combinado permite mezclar dos tipos distintos de gráfico sobre los mismos datos, por ejemplo mostrar columnas para volumen y una línea para precio medio.

• La pestaña Diseño de Herramientas de gráficos contiene la opción Cambiar entre filas y columnas, que transpone la orientación de las series y categorías del gráfico.

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<!-- ampliado claude_code_mislink_review_2026_07 (Microsoft Support: https://support.microsoft.com/es-es/office/cambiar-el-tama%C3%B1o-de-una-imagen-forma-cuadro-de-texto-o-wordart-en-word-901ec456-33ce-40d3-8) -->

Cambiar el tamaño de una imagen con los controladores

Al seleccionar una imagen aparecen a su alrededor los controladores de tamaño (pequeños círculos o cuadrados). Para redimensionarla:

• Arrastrar un controlador de esquina cambia el alto y el ancho a la vez.

• Manteniendo pulsada la tecla Mayús mientras se arrastra una esquina se conservan las proporciones originales de la imagen.

• Manteniendo Ctrl el redimensionado se realiza respecto al centro de la imagen.

Para un tamaño exacto se introducen el alto y el ancho en el grupo Tamaño de la pestaña Formato de Herramientas de imagen. (Fuente: Microsoft Support.)

Menú Vista, Referencias y Revisar en Microsoft Word 2019

Las pestañas Vista, Referencias y Revisar de Microsoft Word 2019 agrupan funcionalidades avanzadas esenciales para la elaboración profesional de documentos administrativos. Su conocimiento es imprescindible para los aspirantes a auxiliar administrativo, ya que estas herramientas aparecen con frecuencia en las pruebas de oposición.

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PESTAÑA VISTA

La pestaña Vista controla la forma en que se muestra el documento en pantalla, gestiona el entorno de trabajo con ventanas y permite grabar y ejecutar macros.

Modos de visualización

Word 2019 ofrece cinco modos de visualización principales, accesibles desde el grupo Vistas de la pestaña Vista:

Lector inmersivo (grupo Inmersivo)

El botón Lector inmersivo, del grupo Inmersivo de la pestaña Vista, abre una experiencia de pantalla completa con su propia cinta de opciones para leer con menos distracciones. Es distinto del Modo de lectura del grupo Vistas: en el Lector inmersivo se puede leer y también editar el documento, y al hacer clic en el texto su cinta se minimiza. Sus herramientas son Ancho de columna (acorta la longitud de las líneas para mejorar la concentración), Color de página, Espaciado de texto (aumenta el espacio entre palabras, caracteres y líneas), Sílabas (muestra la separación entre sílabas) y Leer en voz alta (resalta cada palabra mientras la lee). Se sale con Cerrar Lector inmersivo.

Mostrar / Ocultar

El grupo Mostrar de la pestaña Vista contiene casillas de verificación para activar o desactivar elementos de referencia visual:

• Regla: activa la regla horizontal (y la vertical en vista Diseño de impresión). Muestra sangrías, tabulaciones y márgenes del párrafo activo.

• Líneas de cuadrícula: superpone una cuadrícula sobre la página para alinear objetos gráficos con precisión. Las cuadrículas no se imprimen.

• Panel de navegación: abre el panel lateral izquierdo que permite navegar por los títulos del documento (estructura), buscar texto (búsqueda) y desplazarse por las páginas (miniaturas).

Zoom

El grupo Zoom controla el nivel de ampliación de la vista:

El control deslizante de zoom en la barra de estado (esquina inferior derecha) también permite ajustar el nivel de ampliación de forma rápida.

Ventana

El grupo Ventana gestiona la disposición de las ventanas de documento abiertas:

Macros

El grupo Macros permite automatizar tareas repetitivas mediante secuencias de comandos grabadas o programadas en Visual Basic for Applications (VBA):

Ver macros (Alt+F8): abre el cuadro de diálogo Macros, que lista todas las macros disponibles. Desde aquí se puede ejecutar, editar, eliminar o crear una macro.

Grabar macro: inicia el proceso de grabación. Word registra todas las acciones del usuario (formato, escritura, comandos) como instrucciones VBA. Al iniciar la grabación, se solicita:

• Nombre de la macro: debe comenzar por letra, sin espacios.

• Guardar macro en: documento actual, plantilla Normal.dotm (disponible en todos los documentos) u otra plantilla.

• Descripción: texto explicativo opcional.

• Asignar a botón: añade la macro a la barra de herramientas de acceso rápido.

• Asignar a teclado: asocia la macro a una combinación de teclas personalizada.

Durante la grabación, el puntero del ratón muestra un icono de casete. Solo se registran acciones de teclado y menú; los movimientos del ratón para seleccionar texto no se graban (hay que usar el teclado para seleccionar).

Pausar grabación: suspende temporalmente la grabación sin detenerla, para realizar acciones que no se deben registrar.

Detener grabación: finaliza la grabación y guarda la macro.

Editar macro / Editor de Visual Basic (Alt+F11): abre el entorno de desarrollo integrado (IDE) de VBA, donde se puede ver y modificar el código de las macros grabadas o escribir nuevas macros desde cero.

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PESTAÑA REFERENCIAS

La pestaña Referencias centraliza las herramientas para crear y gestionar los elementos de referencia documental: tabla de contenido, notas, citas bibliográficas, leyendas e índices. Los marcadores se tratan en este apartado junto a las referencias cruzadas, pero el botón Marcador está en la pestaña Insertar, no en Referencias.

Tabla de contenido

La tabla de contenido (o índice de contenidos) se genera automáticamente a partir de los estilos de título del documento.

Funcionamiento: Word detecta los párrafos con estilos Título 1, Título 2, … Título 9 y los lista con su número de página. Al cambiar el documento, la tabla no se actualiza sola; hay que actualizarla manualmente.

Insertar tabla de contenido:

• Tabla automática 1 / Tabla automática 2: inserta una tabla prediseñada con el título "Contenido" o "Tabla de contenido". Requiere que los títulos del documento usen los estilos de Título integrados.

• Tabla manual: inserta una tabla con texto de relleno que el usuario debe editar a mano. No se vincula a los títulos del documento, así que Word no la actualiza automáticamente: cada entrada se escribe a mano.

• Tabla de contenido personalizada...: abre el cuadro de diálogo para configurar niveles mostrados (por defecto 3), alineación de números de página, carácter de relleno (puntos, guiones, ninguno), formato visual y si se usan hipervínculos en lugar de números de página.

• En el cuadro Tabla de contenido, si el botón Modificar aparece atenuado, hay que poner Formatos en Estilo personal.

Actualizar tabla de contenido: para que refleje los cambios en títulos o páginas se puede:

• Pulsar F9 con el cursor dentro de la tabla.

• Hacer clic en el botón Actualizar tabla que aparece en la parte superior de la tabla al seleccionarla.

• Usar el botón Actualizar tabla del grupo Tabla de contenido en la pestaña Referencias.

Al actualizar, Word pregunta si se actualizan solo los números de página o toda la tabla (incluyendo texto de los títulos). Las dos opciones del cuadro son «Actualizar solo los números de página» y «Actualizar toda la tabla».

Quitar tabla de contenido: opción en el menú desplegable de Tabla de contenido que elimina la tabla sin afectar al resto del documento.

Notas al pie y notas al final

Las notas permiten añadir aclaraciones o referencias sin interrumpir el flujo del texto principal. Se marcan en el texto con una marca de referencia (número, letra o símbolo).

Formato de las notas (cuadro de diálogo Nota al pie y nota al final):

• Posición de notas al pie: abajo del texto (justo después del último párrafo de la página) o al final de la página (en el margen inferior).

• Posición de notas al final: al final de la sección o al final del documento.

• Formato de número: 1, 2, 3 / a, b, c / A, B, C / i, ii, iii / I, II, III / *, **, *** (símbolos).

• Marca personalizada: el usuario puede escribir cualquier carácter como marca de referencia.

• Iniciar en: número o letra de inicio de la numeración.

• Numeración: continua (a lo largo de todo el documento), reiniciar en cada sección, reiniciar en cada página (solo notas al pie).

• Aplicar cambios a: todo el documento o la sección actual.

Convertir notas: el botón Convertir... del cuadro de diálogo permite transformar todas las notas al pie en notas al final, todas las notas al final en notas al pie, o intercambiarlas.

Para ir a una nota se hace doble clic sobre la marca de referencia en el texto. Para eliminar una nota se elimina la marca de referencia en el texto (no el texto de la nota).

Citas y bibliografía

Word incluye un gestor de fuentes bibliográficas que genera citas en el texto y la bibliografía final de forma automática.

Estilos de cita disponibles en Word 2019:

Flujo de trabajo:

1. Elegir el estilo en el desplegable Estilo.

2. Insertar cita > Agregar nueva fuente: se rellena el formulario con el tipo de fuente (libro, artículo, sitio web, etc.) y sus datos (autor, año, título, editorial…).

3. Word inserta la cita entre paréntesis (o como nota, según el estilo) en el punto del cursor.

4. Administrar fuentes: abre el cuadro de diálogo que muestra la lista maestra (todas las fuentes del equipo) y la lista actual (fuentes del documento). Permite copiar fuentes entre listas, editar y eliminar.

5. Al final del documento, Bibliografía > elegir un formato predefinido genera la bibliografía formateada automáticamente. Si se añaden o modifican fuentes, hay que actualizarla con Actualizar citas y bibliografía.

Leyendas

Las leyendas son rótulos descriptivos que se insertan debajo (o encima) de figuras, tablas, ecuaciones u otros objetos para numerarlos e identificarlos.

Insertar título: coloca el cursor junto al objeto y abre el cuadro de diálogo:

• Etiqueta: Ilustración, Tabla, Ecuación u otras personalizadas.

• Posición: encima del elemento seleccionado o debajo del elemento seleccionado.

• Numeración: arábiga (1, 2, 3), alfabética o romana; opción de incluir el número de capítulo.

• Excluir etiqueta de la leyenda: muestra solo el número sin la palabra "Ilustración".

Títulos automáticos: Word puede insertar títulos automáticamente cada vez que se inserta un tipo de objeto determinado (tabla de Word, hoja de Excel, imagen, etc.).

Tabla de ilustraciones: genera un índice de todas las leyendas de figura del documento con sus números de página. Se actualiza con F9.

Tabla de tablas y Tabla de ecuaciones: funcionan igual pero filtran por la etiqueta correspondiente.

Referencias cruzadas: permiten referenciar dentro del texto un elemento numerado del documento (título, leyenda, nota al pie, marcador, ecuación, figura, tabla). Al hacer clic en la referencia cruzada (si está como hipervínculo) se salta al elemento referenciado. Cuando el elemento cambia de número o página, la referencia cruzada se actualiza al pulsar F9 o al imprimir. Los tipos de referencia cruzada disponibles son: Texto del título, Número de página, Número de título, Encima/debajo, Número de nota al pie, etc.

Índice

El índice analítico (o índice alfabético) lista términos importantes del documento con sus números de página.

Marcar entrada de índice (Alt+Mayús+X): abre el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice:

• Entrada principal: el término que aparecerá en el índice.

• Subentrada: nivel secundario bajo la entrada principal.

• Referencia cruzada: en lugar de número de página, muestra "Véase [otro término]".

• Intervalo de páginas: usa un marcador para indicar que el término abarca un rango de páginas.

• Marcar: marca solo la ocurrencia actual del término en el texto (se inserta un campo XE oculto).

• Marcar todas: marca todas las apariciones del término en el documento de forma automática.

Los campos XE son visibles cuando se muestran las marcas de formato (Ctrl+Mayús+8 o botón ¶).

Insertar índice: coloca el índice en el documento. El cuadro de diálogo permite elegir el número de columnas, la alineación de los números de página, el tipo de formato, si se muestran números de página y si se usan guiones o comas para los rangos.

Actualizar índice: con F9 o el botón del grupo Índice, regenera el índice para reflejar cambios en el documento.

Tabla de autoridades

La tabla de autoridades es un índice especializado para documentos legales (sentencias, leyes, reglamentos, tratados) que lista las citas jurídicas con sus páginas.

• Marcar cita (Alt+Mayús+I): abre el cuadro de diálogo para marcar citas legales clasificadas por categoría (casos, estatutos, regulaciones, artículos de revistas, libros, etc.). Cada cita marcada queda señalada con un campo TA (entrada de tabla de autoridades) oculto, que se ve al activar Mostrar u ocultar (¶); no es un campo XE, que es el de las entradas de índice.

• Insertar tabla de autoridades: genera el índice de citas legales agrupadas por categoría.

Marcadores

Un marcador es un nombre asignado a una posición o selección de texto en el documento para poder referirse a ella de forma programática o saltar a ella directamente.

• Insertar marcador: pestaña Insertar > Marcador; abre el cuadro de diálogo. El nombre debe comenzar por letra, no puede contener espacios (se permiten guiones bajos) y tiene un máximo de 40 caracteres. Se puede ordenar la lista por nombre o por posición en el documento.

• Ir a marcador: en el cuadro de diálogo Marcador se selecciona el marcador y se pulsa Ir a.

• Los marcadores también son accesibles desde Ir a (Ctrl+I o F5) > Marcador.

• Ctrl+Mayús+F5: abre el cuadro de diálogo Marcador.

• Se usan como destino en referencias cruzadas y como intervalo de páginas en entradas de índice.

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PESTAÑA REVISAR

La pestaña Revisar agrupa todas las herramientas de corrección, colaboración y protección del documento.

Revisión ortográfica y gramatical

Ortografía y gramática (F7): inicia la revisión completa del documento. Word escanea el texto buscando errores y abre el panel de revisión en el lateral derecho (en Word 2019) o un cuadro de diálogo flotante.

Indicadores visuales:

• Subrayado rojo ondulado: error ortográfico (palabra no reconocida en el diccionario activo).

• Subrayado azul ondulado: error gramatical o de estilo (en versiones anteriores era verde para gramática).

• Subrayado dorado/amarillo: problema de estilo o de redacción sugerido por el editor de Word.

Opciones disponibles al revisar un error:

• Sugerencias: lista de correcciones propuestas. Hacer clic en una la aplica.

• Omitir una vez: ignora este error en esta ocurrencia.

• Omitir todo / Omitir siempre: ignora todas las apariciones de esta palabra en el documento actual o en todos los documentos.

• Agregar al diccionario: añade la palabra al diccionario personalizado del usuario para que no vuelva a marcarse como error.

• Cambiar / Cambiar todo: aplica la corrección seleccionada en esta ocurrencia o en todas.

• Autocorrección: añade la corrección a la lista de autocorrección para corregirla automáticamente en el futuro.

Opciones del corrector (Archivo > Opciones > Revisión):

• Revisar ortografía mientras se escribe.

• Marcar errores gramaticales mientras se escribe.

• Revisar gramática con ortografía.

• Diccionarios personalizados: agregar, editar o eliminar.

• Idioma de revisión por defecto.

Sinónimos (Mayús+F7)

El Diccionario de sinónimos (también llamado Tesauro) abre el panel lateral con sinónimos, antónimos y palabras relacionadas para la palabra seleccionada o la más cercana al cursor.

• El panel muestra resultados agrupados por categoría semántica y parte de la oración.

• Al hacer clic con el botón derecho sobre un sinónimo se puede insertar, copiar o buscar más alternativas.

• También se accede haciendo clic derecho sobre una palabra en el texto y eligiendo Sinónimos.

Contar palabras

Contar palabras (Revisar > Contar palabras o clic en el contador de la barra de estado): muestra el cuadro de diálogo con estadísticas del documento:

La casilla Incluir cuadros de texto, notas al pie y notas al final amplía el recuento a estos elementos. El contador de palabras en la barra de estado se actualiza en tiempo real.

Idioma

• Establecer idioma de revisión: asigna un idioma de corrección específico al texto seleccionado. Permite revisar documentos multilingues con diccionarios distintos para cada sección.

• No revisar la ortografía ni la gramática: marca el texto seleccionado para que el corrector lo ignore completamente (útil para código, nombres propios, etc.).

• Preferencias de idioma: accede a las opciones generales de idioma de Office.

Traducir

Word 2019 incorpora Microsoft Translator para traducir documentos sin salir de la aplicación:

• Traducir documento: traduce todo el documento al idioma seleccionado y abre la traducción en una nueva ventana.

• Traducir selección: traduce el texto seleccionado y muestra el resultado en el panel Traductor. Desde ahí se puede insertar la traducción en el documento.

• Minitraductor: (Revisar > Idioma > Minitraductor) muestra una traducción emergente al pasar el ratón por encima de una palabra.

Accesibilidad

• Comprobar accesibilidad: analiza el documento y detecta problemas que dificultan la lectura a personas con discapacidades visuales o motoras.

• El Informe de accesibilidad clasifica los problemas en tres niveles: Error (impide el acceso; por ejemplo, una imagen sin texto alternativo, que el panel muestra como «Falta texto alternativo»), Advertencia (dificulta el acceso) y Sugerencia (podría mejorar el acceso).

• Problemas comunes: imágenes sin texto alternativo, tablas sin encabezados, bajo contraste de color, hipervínculos sin texto descriptivo, documentos sin título de documento en propiedades.

Comentarios

Los comentarios permiten añadir anotaciones al margen sin modificar el texto del documento. Son esenciales para la revisión colaborativa.

Los comentarios se muestran en globos en el margen derecho o en el panel de revisiones. El nombre que aparece en el comentario es el nombre de usuario configurado en Archivo > Opciones > General > Nombre de usuario.

Control de cambios

El control de cambios (o registro de revisiones) registra todas las modificaciones realizadas en el documento para que puedan revisarse y aceptarse o rechazarse posteriormente.

Activar / Desactivar (Ctrl+Mayús+E): cuando está activo, cada inserción, eliminación, cambio de formato o movimiento queda registrado con el nombre del autor y la fecha/hora.

Visualización de los cambios marcados:

Opciones de visualización (menú Mostrar para revisión):

Mostrar marcas: permite elegir qué tipos de cambios se muestran (comentarios, inserciones y eliminaciones, cambios de formato, cambios de formato de párrafo, etc.) y filtrar por autor.

Globos vs. marcas en línea: en Mostrar marcas > Globos se puede optar por mostrar revisiones en globos (margen), en línea o solo comentarios y formato en globos.

Panel de revisiones: abre un panel lateral (o inferior) con la lista completa de todos los cambios y comentarios del documento con sus detalles (autor, fecha, tipo de cambio, texto afectado).

Aceptar y rechazar cambios:

Opciones de seguimiento: permite personalizar los colores y formatos usados para marcar inserciones, eliminaciones y cambios de formato, así como la forma en que se muestran los cambios de varios autores (cada autor en un color diferente).

Comparar documentos

• Comparar: abre el cuadro de diálogo para elegir el documento original y el documento revisado. Word genera un tercer documento con todos los cambios marcados como si hubieran sido realizados con control de cambios activo, permitiendo ver exactamente qué ha cambiado entre las dos versiones.

• Combinar: similar a Comparar, pero diseñado para fusionar las revisiones de varios autores que han revisado el mismo documento por separado. Se pueden combinar las revisiones en el documento original o en uno nuevo. Las diferencias entre las versiones se muestran como revisiones, en el panel Revisiones, y el usuario las acepta o rechaza antes de guardar.

• En ambos casos, Word muestra las diferencias usando el mecanismo de control de cambios, y el usuario puede aceptar o rechazar cada cambio individualmente.

Proteger documento

Las opciones de protección controlan quién puede editar el documento y en qué medida.

Restringir edición (panel lateral Restringir formato y edición):

El panel se divide en tres secciones:

1. Restricciones de formato: limita los estilos que se pueden aplicar. Se pueden seleccionar los estilos permitidos desde una lista. Impide que los usuarios cambien el diseño del documento.

2. Restricciones de edición: seleccionar el tipo de edición permitida:

• Sin cambios (solo lectura): nadie puede editar el documento.

• Marcas de revisión: solo se pueden realizar cambios con el control de cambios activo.

• Solo comentarios: los usuarios solo pueden insertar comentarios.

• Rellenando formularios: solo se pueden rellenar los campos de formulario (controles de contenido).

• Sin restricciones (permitir cualquier tipo de edición): desactiva las restricciones.

Además, se pueden designar excepciones: secciones o usuarios concretos que pueden editar libremente aunque el resto del documento esté restringido.

3. Comenzar a aplicar: al pulsar Si, aplicar la protección se puede establecer una contraseña para que solo quien la conozca pueda desactivar la protección. La contraseña es opcional; sin ella, cualquier usuario puede desactivar la protección desde el mismo panel.

Contraseña de apertura y de escritura (Archivo > Guardar como > Herramientas > Opciones generales):

• Contraseña de apertura: el documento no puede abrirse sin introducir la contraseña correcta. Cifra el documento con AES-128 o superior.

• Contraseña de escritura: el documento puede abrirse en modo de solo lectura sin contraseña, pero para guardar los cambios en el mismo archivo se requiere la contraseña.

• Recomendado como de solo lectura: Word sugiere abrirlo en modo de solo lectura, pero el usuario puede ignorar la sugerencia.

Firma digital: permite agregar una firma digital invisible al documento para certificar su autoría e integridad. Requiere un certificado digital. Una vez firmado, cualquier modificación invalida la firma.

Marcar como final: informa a los lectores de que el documento está terminado y desactiva la escritura, los comandos de edición y las marcas de revisión. Es una medida preventiva, no una protección de seguridad: cualquier usuario puede desactivar el estado "Final" haciendo clic en Editar de todas formas en el banner que aparece al abrir el documento.

Inspeccionar documento

Antes de compartir un documento, conviene eliminar información que no deba distribuirse.

Inspeccionar documento (Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento): analiza el documento en busca de:

Al detectar cada tipo de contenido, ofrece el botón Quitar todo para eliminarlo de forma permanente. Esta acción no se puede deshacer, por lo que se recomienda guardar una copia del documento antes de inspeccionar.

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RESUMEN DE ATAJOS DE TECLADO CLAVE

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PREGUNTAS FRECUENTES EN OPOSICIONES

A continuación se recogen los conceptos que con mayor frecuencia se evaluan en las pruebas tipo test de Auxiliar Administrativo:

1. La vista predeterminada de Word es el Diseño de impresión. (No el Borrador ni el Esquema.)

2. F7 activa la revisión ortográfica y gramatical; Mayús+F7 abre el diccionario de sinónimos.

3. El atajo para insertar una nota al pie es Alt+Ctrl+O, y SÍ se localiza por idioma (nOta al pie; en inglés es Alt+Ctrl+F).

4. El atajo para insertar una nota al final es Alt+Ctrl+L (documento finaL). Alt+Ctrl+E es la vista Esquema (no Alt+Ctrl+O), sin relación con las notas.

5. La tabla de contenido se actualiza con F9 o con el botón "Actualizar tabla".

6. Alt+F8 abre el cuadro de diálogo de macros; Alt+F11 abre el editor de VBA.

7. El control de cambios se activa y desactiva con Ctrl+Mayús+E.

8. "Marcar como final" no es una medida de seguridad real: cualquier usuario puede desactivarla.

9. Las contraseñas de apertura/escritura se establecen en Guardar como > Herramientas > Opciones generales, no desde Revisar > Proteger.

10. Alt+Mayús+X abre el cuadro Marcar entrada de índice.

11. Los errores ortográficos se subrayan en rojo ondulado; los gramaticales en azul ondulado.

12. Ctrl+Alt+M inserta un nuevo comentario.

13. "Nueva ventana" abre otra ventana del mismo documento (no una copia ni un documento nuevo): los cambios hechos en una se ven en la otra.

14. La función "Dividir" permite ver dos partes del mismo documento en la misma ventana, separadas por una barra horizontal.

15. El desplazamiento sincrónico solo está disponible en el modo "Ver en paralelo".

16. La tabla de autoridades es específica para citas legales (sentencias, leyes, reglamentos), mientras que la bibliografía se usa para fuentes académicas generales.

17. "Restringir edición > Solo comentarios" permite a los revisores añadir comentarios pero no modificar el texto.

18. La inspección del documento elimina de forma permanente metadatos, comentarios y texto oculto antes de compartir el archivo.