Tema 40: Regulación del archivo de la Administración Pública de Canarias

1. El Patrimonio Documental Canario es parte integrante del Patrimonio Documental Español y está constituido por todos los documentos reunidos o no en archivos, procedentes de las instituciones o personas que se declaren, conforme a las previsiones de esta Ley.

2. Se entiende por documento, en los términos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los mecánicos o magnéticos.

3. Se entiende por archivos el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, completos o fraccionados, producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, con fines de gestión administrativa, información o investigación histórica, científica o cultural.

4. Asimismo, se entiende por archivos los centros que institucionalmente recogen, organizan, conservan y sirven para los fines mencionados, los conjuntos orgánicos de documentos.

Forman parte del Patrimonio Documental Canario los documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, recibidos o producidos en el ejercicio de su función por:

a) Los órganos de gobierno y administración de la Comunidad Autónoma.

b) El Parlamento de Canarias.

c) Los órganos provinciales, insulares y municipales de la Administración Local.

d) Las Academias Científicas y Culturales, los Colegios Profesionales y las Cámaras.

e) Las personas privadas, físicas y jurídicas gestoras de servicios públicos en Canarias, en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios.

f) Las personas físicas al servicio de cualquier órgano de carácter público en cuanto a los documentos producidos o producibles en y por el desempeño de su cargo dentro del territorio de la Comunidad Autónoma Canaria.

g) Las Empresas públicas radicadas en Canarias.

Forman, asimismo, parte del Patrimonio Documental Canario, sin perjuicio de la legislación del Estado que les afecte, los documentos producidos por:

a) Los órganos periféricos de la Administración Central en Canarias dependientes de cualquier Departamento Ministerial.

b) Las Universidades y demás Centros públicos de enseñanza radicados en las Islas Canarias

c) Las Notarías y Registros Públicos del archipiélago canario.

d) Cualquier otro Organismo o Entidad de titularidad estatal en el archipiélago canario.

Forman también parte del Patrimonio Documental Canario los documentos recogidos o no en archivos, con una antigüedad superior a los cuarenta y cinco años, producidos o recibidos en el ejercicio de su función por:

a) Las entidades eclesiásticas, a salvo de lo previsto en los convenios entre la Santa Sede y el Estado español y los órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en las Islas Canarias.

b) Las asociaciones políticas, empresariales y sindicales de las Islas Canarias.

c) Las fundaciones, asociaciones culturales y educativas establecidas en las Islas Canarias.

d) Cualquier otro tipo de asociaciones y sociedades radicadas en el archipiélago canario.

Forman, igualmente, parte del Patrimonio Documental Canario, los documentos radicados en el archipiélago canario, con una antigüedad superior a cien años, producidos o recibidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.

El Gobierno de Canarias determinará el procedimiento para resolver, de oficio o a petición de parte, previo informe del Consejo Regional de Archivos, la inclusión en el Patrimonio Documental Canario, de aquellos documentos o colecciones documentales que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los artículos 4.º y 5.º, merezcan dicha inclusión.

Los poderes públicos canarios favorecerán la conservación de los documentos que, por no haber alcanzado la antigüedad señalada en los artículos 4.º y 5.º, no estén incluidos en el Patrimonio Documental Canario.

El Sistema Canario de Archivos se configura como una red de centros que acojan los documentos en sus diversas edades, y un conjunto de órganos ejecutivos y asesores que funcionen de acuerdo con esta Ley.

El Gobierno de Canarias, junto con los Cabildos Insulares, planificarán y coordinarán la organización y servicio de los archivos canarios de uso público y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario.

1. El Gobierno de Canarias establecerá mediante Decreto las normas generales que regulen los canales de recogida, transferencia, depósito, organización y servicio de los archivos publicos que integren el Sistema Canario de Archivos. Dentro de ese marco reglamentario, cada archivo podrá dictar sus propias normas de organización y funcionamiento.

2. Los archivos de titularidad privada, al custodiar parte del Patrimonio Documental Canario, deberán garantizar la adecuada conservación de sus fondos y su fiel reflejo en inventarios.

Son órganos del Sistema Canario de Archivos:

a) El Consejo Regional de Archivos, órgano consultivo y asesor del Gobierno de Canarias. Sus funciones y composición se determinarán reglamentariamente.

b) Los Consejos Insulares de Archivos, órganos consultivos y asesores de los Cabildos Insulares. Las funciones y composición de dichos Consejos se determinarán reglamentariamente.

La Comunidad Autónoma de Canarias tiene competencia exclusiva sobre el Sistema Canario de Archivos que está integrado por los archivos de titularidad autonómica, insular y local y por los de titularidad privada que reciban ayuda económica de los poderes públicos canarios o disfruten de beneficios fiscales.

Los archivos de titularidad privada, por iniciativa de sus titulares, y previa autorización del Gobierno de Canarias, podrán integrarse en el Sistema Canario de Archivos con los mismos derechos y obligaciones que para éstos señala la legislación vigente.

1. El Archivo General de Canarias será creado por el Gobierno de Canarias. Este archivo será competente para recoger, conservar y servir toda la documentación de las instituciones propias de la Comunidad Autónoma de Canarias en el ejercicio de sus funciones.

2. Recopilará, en el soporte adecuado, la documentación histórica de interés obrante en los demás archivos de Canarias.

1. Los Archivos Generales Insulares serán creados por los Cabildos Insulares de cada isla. Tendrán ámbito insular y carácter administrativo e histórico. Serán competentes para recoger la documentación producida en las distintas instituciones y entidades públicas y privadas de cada isla, que no sean competencia de otros archivos.

2. Los Archivos Generales Insulares velarán por la conservación, organización y servicio de la documentación municipal. Los archivos municipales podrán constituir secciones del Archivo General Insular.

Los archivos de uso público estarán atendidos por personal suficiente y con la cualificación y el nivel que exijan las diversas funciones, de acuerdo con la reglamentación que se establezca.

1. Los titulares de los archivos y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario están obligados a la conservación, ordenación, inventario y custodia de sus fondos documentales. Para desmembrarlos y reorganizarlos solicitarán autorización del servicio correspondiente del Gobierno de Canarias.

2. El Gobierno de Canarias, los Cabildos Insulares y los Ayuntamientos estarán obligados a:

a) Conservar y defender el Patrimonio Documental Canario, sin perjuicio de la colaboración exigible a los diferentes Organismos y Entidades de carácter público y a las personas privadas que sean propietarios o custodien parte de ese Patrimonio Documental.

b) Velar para que los propietarios, conservadores y usuarios de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario respondan de las obligaciones y cargas que, según los casos, les correspondan y de las consecuencias de su incumplimiento.

c) Contribuir al mantenimiento de tales obligaciones y cargas mediante la concesión de ayudas, subvenciones o acceso a créditos especiales. Como criterios básicos en la distribución de créditos se incentivará a aquellas entidades públicas y privadas, titulares de archivos de uso público que, en sus proyectos y programas de actuación, promuevan más eficazmente los objetivos que persigue esta Ley.

1. Cuando las deficiencias de instalación pongan en peligro la conservación y seguridad de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario existentes en archivos, se dispondrán por el Gobierno de Canarias las medidas de garantía necesarias y se podrá decidir su depósito en otros archivos, hasta tanto desaparezcan los motivos de aquel peligro.

2. El Gobierno de Canarias y los Cabildos Insulares procurarán que los documentos que en el pasado hayan sido trasladados de una isla a otra o de unos archivos a otros sean reintegrados al archivo correspondiente y, en todo caso, garantizarán la reproducción de estos documentos en el soporte adecuado.

3. Los archivos privados que, por circunstancias diversas, custodien documentos producidos por instituciones públicas tendrán que reintegrarlos al archivo que corresponda, dentro del Sistema Canario de Archivos.

El Gobierno de Canarias procurará reintegrar al Patrimonio Documental Canario los documentos contemplados en los artículos 2.º y 3.º que se encuentren fuera de la Comunidad Autónoma para su traslado a los archivos correspondientes del archipiélago canario o, en último caso, para su reproducción por el sistema adecuado.

1. El Gobierno de Canarias procederá a la confección de un censo de archivos y fondos documentales constitutivos del Patrimonio Documental Canario, en cada una de las islas.

2. Todas las personas públicas o privadas, físicas o jurídicas, que sean propietarias, poseedoras o detentadoras de archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario, están obligadas a colaborar con los organismos y servicios competentes en la confección del censo referido en el apartado anterior.

Los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario no podrán ser destruidos, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos que reglamentariamente se disponga, en función del valor administrativo, histórico, científico y cultural.

Las Entidades públicas y privadas, titulares de archivos de uso público, deberán consignar en sus presupuestos ordinarios las partidas destinadas a la creación, mantenimiento y fomento de los archivos, consultando para su elaboración a los correspondientes Consejos de Archivos.

1. El Gobierno de Canarias y los Cabildos Insulares favorecerán el conocimiento y la difusión del Patrimonio Documental Canario.

2. El Gobierno de Canarias y los Cabildos Insulares promoverán y se integrarán en las iniciativas de política archivística, tanto del Estado como de otras Comunidades Autónomas, que faciliten su intercomunicación cultural, sobre todo en la aplicación de las nuevas tecnologías y, al mismo tiempo, protejan y difundan el Patrimonio Documental Canario.

1. Los fondos documentales conservados en los archivos de uso público estarán sujetos a la planificación establecida por el Gobierno de Canarias y los Cabildos Insulares.

2. En orden al conocimiento y a la difusión del Patrimonio Documental Canario, y al apoyo a la investigación, el Gobierno de Canarias y los Cabildos Insulares establecerán los planes de edición de guías, inventarios, catálogos e índices de los documentos conservados en los archivos de uso público, sin perjuicio de la colaboración exigible a las instituciones de carácter público y a las personas privadas.

Cuando los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario ofrezcan dificultades de acceso y consulta, el Gobierno de Canarias y los Cabildos Insulares arbitrarán las medidas necesarias para solventarlas.

1. Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los archivos y documentos constitutivos del Sistema Canario de Archivos y a la información en ellos contenida, siempre que éstos reúnan las condiciones de consulta pública que se establezcan en la presente Ley, y que dicha consulta no suponga riesgo para la seguridad de los documentos, de acuerdo con las previsiones que se señalan en el artículo siguiente.

2. Los Archivos Generales Insulares colaborarán en el intercambio de información entre ellos, al objeto de favorecer que todo ciudadano canario, sin necesidad de desplazarse a otra isla, pueda acceder a la documentación contenida en los archivos públicos de Canarias.

La consulta de los fondos documentales se regulará reglamentariamente, conforme a los siguientes criterios:

a) La consulta pública del Patrimonio Documental Canario, en el caso de los documentos incluidos en los artículos 2.º y 3.º será posible a partir de los treinta años de haber finalizado su trámite o su vigencia administrativa. Se podrá reducir ese término temporal siempre que la información no implique riesgo para la seguridad pública o privada.

b) Cuando la información afecte a la seguridad, honor e intimidad de las personas físicas, podrán ser consultadas una vez transcurridos treinta años desde el fallecimiento de dichas personas o de cien años contados a partir de la fecha inicial del documento.

c) En el caso de los documentos a los que hacen referencia los artículos 4.º y 5.º serán consultables desde su integración en el Sistema Canario de Archivos.

d) No podrá autorizarse la consulta pública cuando la información contenga datos que conlleven peligro para la defensa y seguridad del Estado o puedan afectar a los intereses vitales del archipiélago canario.

La consulta y el acceso a los archivos de titularidad estatal se someterán a la legislación que les sea aplicable y a los términos de los convenios que, en su caso, se suscriban.

1. La consulta pública de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario no afectará a los demás derechos inherentes a la propiedad o posesión de los mismos.

2. Los propietarios o poseedores de documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario deberán facilitar la inspección por parte de los Organismos competentes para comprobar la situación o estado de los documentos y habrán de permitir el estudio por los investigadores, previa solicitud razonada de éstos. Los particulares podrán excusar el cumplimiento de esta última obligación, en el caso de que suponga una intromisión en su derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, en los términos que establece la legislación reguladora de esta materia.

3. La obligación de permitir el estudio por los investigadores podrá ser sustituida por la Administración competente, mediante el depósito temporal del documento en un archivo público que reúna las condiciones adecuadas para la seguridad del documento y su investigación.

A los efectos de la aplicación de la legislación de expropiación forzosa, se entiende declarada la utilidad pública de los bienes que integran el Patrimonio Documental Canario.

Los documentos incluidos en los artículos 2.º y 3.º de la presente Ley son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Cualquier persona pública o privada que retenga en su poder documentos de los especificados en los artículos 2.º y 3.º está obligada a entregarlos para su reintegración en el archivo que corresponda.

1. Los documentos que se señalan en los artículos 4.º, 5.º y 6.º serán de libre enajenación, cesión o traslado, dentro del territorio nacional, pero sus propietarios o poseedores habrán de comunicar previamente tales actos al Gobierno de Canarias y al Cabildo Insular respectivo, que ostentarán, en todo caso, los derechos de tanteo y retracto.

2. Sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal, la salida del territorio nacional de cualquiera de los documentos a que se refiere el párrafo anterior, deberá ser igualmente comunicada, con carácter previo, al Gobierno de Canarias y al respectivo Cabildo Insular.

3. Las personas que se dediquen al comercio de documentos y archivos de carácter histórico deberán enviar trimestralmente al Gobierno de Canarias una relación detallada de los que tienen puestos a la venta, así como los que adquieran y efectivamente vendan.

La salida de su sede, incluso temporal, de los documentos a que se refieren los artículos 2.º y 3.º de esta Ley, conservados en archivos de uso público, habrá de ser autorizada por el Gobierno de Canarias o, en su caso, por el respectivo Cabildo Insular.

La salida temporal de su sede de documentos conservados en archivos de titularidad estatal, que se encuentren en el archipiélago canario, se comunicará al Gobierno de Canarias.

Cuando los fondos documentales determinados en los artículos 4.º y 5.º de esta Ley no estén amparados por las exigencias mínimas de conservación, seguridad y consulta, el Gobierno Canario o el Cabildo Insular respectivo promoverá su depósito en los archivos adecuados.

El Gobierno de Canarias y los Cabildos Insulares favorecerán la compra y cesión, dentro y fuera de Canarias, de fondos documentales relativos al Patrimonio Documental Canario para su integración en los archivos correspondientes.

1. Salvo que sean constitutivas de delito, constituye infracción en materia de Patrimonio Documental toda vulneración de las prescripciones contenidas en esta Ley y en las normas reglamentarias que la desarrollen.

2. En todo caso, se considerarán infracciones:

a) El incumplimiento de las medidas de conservación.

b) La destrucción o deterioro con malicia o por imprudencia de fondos pertenecientes al Patrimonio Documental Canario.

c) La inobservancia de las normas que regulan la enajenación y traslado de los fondos a que se refiere la presente Ley.

d) El incumplimiento de la obligación de reintegro a que se refiere el artículo 32.

e) Dificultar o imposibilitar la consulta de los documentos y archivos respecto de los que esté establecida dicha obligación.

f) La negativa u obstrucción al ejercicio de las funciones de policía de la Administración en relación con el Patrimonio Documental.

Las infracciones a que se refiere el artículo anterior se clasificarán en graves y leves. Son infracciones graves las acciones y omisiones voluntarias que quebranten lo establecido en esta Ley, causando un daño directo a los documentos que integren el Patrimonio Documental Canario.

1. Las infracciones se sancionarán, en vía administrativa, con imposición de multas, previa tramitación del correspondiente expediente.

2. Las multas se graduarán en función de la gravedad de la infracción.

3. Cuando en el hecho constitutivo de infracción concurra alguna circunstancia agravante, la sanción se impondrá en su grado máximo. Si concurriere alguna circunstancia atenuante, la sanción se impondrá en grado mínimo.

4. La cuantía de la sanción no podrá ser inferior al beneficio obtenido, en su caso, como consecuencia de la infracción.

1. Las autoridades competentes para resolver los expedientes sancionadores e imponer las multas y las cuantías máximas de estas serán las siguientes:

a) La Consejería de Educación, Cultura y Deportes hasta un límite de veinticinco millones.

b) El Consejo de Gobierno para las infracciones sancionadas con cuantías superiores a los veinticinco millones.

2. Los Cabildos Insulares, en el ámbito de su respectiva competencia, podrán incoar expedientes sancionadores. Las propuestas de resolución que resulten de los mismos serán elevadas al Gobierno de Canarias.

3. La tramitación de los expedientes sancionadores se regulará conforme a lo establecido en la Ley de Procedimiento Administrativo.

1. Las infracciones a que se refiere este título prescribirán:

a) Las graves, a los cinco años.

b) Las leves, a los seis meses.

2. El término de prescripción comenzará a computarse desde el día en que se hubiere cometido la infracción. El plazo se interrumpirá desde que se abra el expediente contra el presunto infractor, volviendo a correr de nuevo desde que aquél termine sin ser sancionado o se paralice el procedimiento.