6. Vida del Expediente
Al consultar en PIAE un expediente nos aparecerá la pantalla llamada “Vida del expediente” donde
podremos ver cómo es un expediente electrónico y todos los datos y documentos que contiene:
Datos generales del expediente
Contenido del expediente
La parte superior de la pantalla contiene una cabecera resumen con los datos generales del expediente.
Se muestran los siguientes datos:
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El número de expediente.
El sistema responsable.
Si el expediente procede de la migración del sistema anterior o no.
La fecha de alta.
El procedimiento, según clasificación del Catálogo de Procedimientos.
El tipo del expediente.
El asunto.
Al pasar por encima de la descripción del procedimiento o del asunto, aparecerá un tooltip (se llaman
así en inglés a las ventanitas emergentes que aparecen y desaparecen al pasar por encima de ciertas
zonas de la pantalla) con la descripción completa.
En la zona central de la pantalla se muestra el contenido del expediente agrupado en cuatro grandes
bloques:
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•
•
•
Datos propios. Aquí se puede consultar los datos del expediente que normalmente no
cambian durante su tramitación.
Datos tramitación. En este grupo se encuentran todos los datos del expediente que se van
generando durante su tramitación.
Datos documentales. En este grupo se muestran todos los documentos que constan en el
expediente.
Archivos auxiliares. En este grupo de muestran todos los archivos que acompañan al
expediente pero que no forman parte de él (art.70.4 de la LPAC). Son, por ejemplo, hojas
Excel, documentos de texto o Word con notas, etc.
Dentro de los datos generales del expediente que se muestran en la cabecera, vamos a hacer referencia
a algunos de ellos en particular.
6.1. Sistema Responsable
El sistema responsable nos indicará qué sistema o aplicación informática contiene toda la información
del expediente. PIAE, al igual que el sistema anterior (Seguimiento de Expedientes), contiene
información sobre todas las instancias, expedientes y OT's del Ayuntamiento, pero eso no quiere decir
que contenga ni todos los datos, ni todos los documentos.
PIAE contiene, al menos, una información básica de todos los expedientes del Ayuntamiento. Esto
es necesario para que cuando un ciudadano, un usuario o una aplicación informática pregunten por
un expediente en concreto, bien presencialmente o bien a través de la Sede Electrónica, PIAE
devuelva una información mínima en todos los casos.
Pero puede ocurrir que el expediente esté gestionado por otro sistema o aplicación informática. En el
Ayuntamiento, hoy en día, existe otro sistema informático de gestión de expedientes: el Sistema de
Información Tributaria (SIT).
Así pues, cuando se migró el 15 de septiembre de 2014 la información que había en el Seguimiento
de Expedientes se puso como sistema responsable "Migración" para indicar que el expediente bueno
es el de papel. En algunos de ellos, consta como sistema responsable "SIT", para indicar que PIAE no
contiene todos los datos, puesto que el sistema que contiene toda la información de los expedientes
será SIT. A partir de entonces, todo expediente nuevo que se inició desde PIAE, su sistema
responsable es PIAE.
Esto implica que para aquellos expedientes gestionados por PIAE se podrán consultar todos los datos
que existan (los actuales del Seguimiento de Expedientes más alguno nuevo de PIAE), y todos sus
documentos, aunque si estos están en soporte papel, únicamente se podrá ver a través de la aplicación
la descripción del documento, su fecha de aportación al expediente, si está firmado, si pertenece al
foliado del expediente y algún dato más, pero no su contenido (por estar en papel).
En aquellos cuyo sistema responsable sea "Migración", los datos estarán en PIAE, pero los
documentos estarán en papel. Para no tener que digitalizar todos los documentos de todos los
expedientes actuales, la tramitación deberá finalizarse con PIAE, pero se deberán imprimir todos los
documentos obtenidos a partir de entonces en papel, para poder así completar documentalmente el
expediente y, al finalizar, poderlo enviar al archivo.
Y en aquellos casos que el sistema responsable del expediente sea "SIT", se deberá acceder a esa
aplicación o a un visor de expedientes de ésta, para poder consultar todos los datos del expediente.
Los documentos originales del expediente estarán en papel, de momento, por lo que no podrán
consultarse por medios informáticos.
Ahora bien, hay un cambio muy significativo e importante que afecta a todos los expedientes del
Ayuntamiento por igual: el pase de los expedientes por los Órganos de Gobierno será totalmente
electrónico. Es decir, cuando un expediente se deba resolver, se deba dictaminar por una Comisión
de Pleno, o deba recaer un acuerdo de Junta de Gobierno Local o de Pleno (o cualquier otro órgano
colegiado), deberá tramitarse electrónicamente a través de PIAE, pues los Libros de Resoluciones y
Libros de Actas del Ayuntamiento son únicos y electrónicos, y están en PIAE.
Esto significa que, por ejemplo, un expediente gestionado por SIT, cuando deba resolverse, SIT
deberá "entenderse" (informáticamente hablando) con PIAE, de forma que los usuarios de los
Órganos de Gobierno que intervienen en la tramitación de este ya sean funcionarios, habilitados
estatales o personal político, usarán PIAE para realizar su parte de la tramitación sobre el expediente.
Y sucederá, por ejemplo, que si un usuario (habilitado estatal o político) en ese momento, es decir,
cuando está el expediente para resolverse o para aprobarse, quiere ver el contenido del expediente
deberá acceder a un visor del expediente para poder consultar, al menos, todos sus datos, y si se puede,
todos sus documentos.
En PIAE, toda la funcionalidad necesaria para resolver correctamente el paso de un expediente por
los Órganos de Gobierno está incluida en PIAE. Por ejemplo, para el caso anterior, PIAE dispone de
un visor del expediente que muestra todo lo que hay de él, datos y documentos. De esta forma, desde
los Órganos de Gobierno se tiene acceso al expediente sin tener que desplazar físicamente los papeles
allí, como se hace ahora.
Ahora bien, si el expediente tiene todos o parte de sus documentos en papel, ya esté gestionado por
"PIAE", "SIT" o por cualquier otro sistema informático, y se quiere consultar su contenido, no quedará
más remedio que trasladarlo físicamente tal cual se hacía antes.
6.2. Procedimientos y casos
Al inicio de PIAE, en el Seguimiento de Expedientes, había definidos más de 3.300 tipos y subtipos
de expedientes que se han ido creando sin arbitrio alguno desde hace muchos años (desde 1994). En
la Sede Electrónica hay aproximadamente 300 y pico trámites que pueden iniciar o solicitar los
ciudadanos.
No existía una relación completa de los procedimientos de oficio que se tramitan en el Ayuntamiento.
Analizando todos los tipos de expediente que existían actualmente, se llegó a la conclusión de que
hay un gran número de tipos que realmente se utilizaban para tramitar el mismo procedimiento.
El Catálogo de Procedimientos es el compendio de todos los procedimientos que el Ayuntamiento
tramita o puede tramitar. Este catálogo fue aprobado por la Junta de Gobierno Local el pasado
20/04/2012, y además de aprobar una relación inicial de procedimientos que lo conformaban, se
aprobó el mecanismo por el cual se iba a ir modificando y ampliando.
El procedimiento es algo más estable que los tipos de expediente. Además, asociado al procedimiento,
en el Catálogo, podemos encontrar, por ejemplo, la siguiente información:
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Nombre oficial y descripción ampliada.
Quien lo puede solicitar.
Dónde se puede solicitar o informar.
Plazos.
Tasas o precios públicos aplicables, si procede.
Normativa aplicable.
Impresos asociados para su tramitación en papel.
Documentación que será necesario aportar para en su inicio.
Recursos aplicables.
Si se puede hacer en la Sede Electrónica.
Procedimientos relacionados.
Serie archivística conforme al Cuadro de Clasificación Archivística del Ayuntamiento de
València.
•
etc.
Para los procedimientos que se inician de oficio existe un detalle menor.
Por norma general, la creación, modificación o baja de un procedimiento, en la gran mayoría de los
casos, vendrá con la aprobación, modificación o derogación de la normativa que se le aplique, por lo
que podemos decir que los procedimientos tienen una base legal concreta.
En resumen, en PIAE para iniciar cualquier expediente, será necesario indicar a qué procedimiento
pertenece. Dicho de otro modo, si no existe previamente definido en el Catálogo el Procedimiento
al cual pertenece un expediente, no podrá iniciarse un expediente en PIAE de ese
procedimiento.
Los casos son variaciones de un procedimiento que determinan qué documentación se debe aportar
para poderlo iniciar, sobre todo con los procedimientos que se inician a instancia de parte.
Veamos ahora qué tipo de información hay en cada grupo de datos de los que constan en el expediente
electrónico.
6.3. Datos propios
Dentro de la pantalla "Vida del expediente", si desplegamos el grupo de "Datos propios" podremos
ver lo siguiente:
La información referente a los datos propios del expediente se ha dividido en varias pestañas dentro
de esta pantalla, para poder consultarlos y gestionarlos con más facilidad: los datos generales, los
datos del interesado principal, los datos de su representante (si lo tiene), otros interesados que pueda
tener el expediente, los emplazamientos y datos particulares correspondientes al tipo de expediente.
Todos estos datos, normalmente, varían poco a medida que se va tramitando el expediente.
De todos ellos, hay que destacar un cambio que introduce PIAE respecto al Seguimiento de
Expedientes en relación con los interesados: en PIAE todo interesado del expediente deberá estar
registrado, ya sea porque realmente lo es, o porque he tenido que notificarle algo relativo a este
expediente, pero realmente no es interesado.
Dicho de otro modo, en PIAE toda notificación colgará de una actuación, y ésta de un expediente
o de un OT, y estará asociada a un interesado que, previamente deberá estar dado de alta en el
expediente, bien como interesado principal, bien como múltiple interesado.
Para distinguir los interesados reales del expediente de los que realmente no lo son, en PIAE existirá
una marca en cada uno que indicará este hecho. Por ejemplo, dentro de un expediente que estemos
tramitando, puede ocurrir que se deba notificar algo a alguna Conselleria. Pues bien, para hacer esto
en PIAE, esa Conselleria deberá estar previamente como múltiple interesado del expediente, antes de
poderle hacer la notificación. Pero claro, esa Conselleria (un representante legal de la misma, claro),
si accede a través de la Sede Electrónica con su certificado digital, en la relación de los expedientes
le aparecerían muchos en los que realmente no tiene el carácter legal de interesado. Para eso sirve
esta marca que discrimina un interesado legal del que no lo es.
En la pestaña correspondiente al Interesado, se nos muestran los siguientes datos de este:
•
•
•
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Nombre, Tipo persona (física o jurídica) y documento identificador. Si antes, con el
Seguimiento de Expediente ya lo era, ahora con PIAE es importantísimo introducir
correctamente el documento identificador.
Datos de contacto: lengua, teléfono, fax, correo electrónico, etc.
Dirección a efectos de notificación. Aunque el ciudadano elija querer ser notificado por medios
electrónicos, se debe facilitar un domicilio para los casos en que impedimentos técnicos
impidan proceder con la notificación electrónica. En PIAE podremos validar las direcciones en
el momento de su grabación o en cualquier momento, por ejemplo, cuando tengamos que
notificar. Esta validación se realiza accediendo a la base de datos de territorio.
Como se ha comentado en el párrafo anterior, hay un dato con los de los interesados. Se trata
de la posibilidad de notificar por medios electrónicos al interesado o a su representante.
La notificación por medios electrónicos, además de ser un derecho del ciudadano reconocido en la
LPAC y en nuestra ordenanza de Administración Electrónica, es un medio potentísimo que nos
permitirá reducir el tiempo de tramitación y ahorrar en gasto postal. PIAE se encargará de
notificar electrónicamente al interesado cuando proceda, así como de recibir también
automáticamente la fecha y el documento del acuse de recibo de dicha notificación.
6.4. Datos de tramitación
Como ya se ha comentado anteriormente, en este grupo de datos de la "Vida del expediente" se
encuentran todos los datos del expediente que se van generando durante su tramitación, excepto los
documentos, que se muestran en el grupo llamado "Datos documentales".
La información de los datos de tramitación se muestra dividida en distintas pestañas:
•
“Actuaciones”. Se muestra un listado con información de las actuaciones realizadas, anuladas
o pendientes que se hayan iniciado sobre el expediente. Es importante destacar que PIAE
mantiene en el expediente todo lo que se hace, es decir, todas las actuaciones, sus datos y
sus documentos, aunque éstos se hayan anulado y aunque algunos documentos no formen
parte del foliado del expediente. Será responsabilidad del gestor del expediente el determinar
qué actuaciones se anulan y qué documentos pertenecen al foliado del expediente, de forma que
estos salgan o no en el índice. Si se marcan todos los documentos de una actuación como que
no pertenecen al foliado, esa actuación desaparecerá del índice del expediente, pero siempre
estará en la "Vida del expediente".
•
“Movimientos”. Se muestran los movimientos papel que se han producido antes de la entrada
de PIAE, más los nuevos que se hagan después por hacerse con documentos papel. Si los nuevos
expedientes tienen todos sus documentos en soporte electrónico, estos no tendrán movimientos.
Se incorpora un botón "Consultar" para poder ver qué documentos del expediente están
relacionados con este movimiento, tal y como se puede observar en la imagen que ponemos a
continuación.
•
“Propuestas Res/Acu”. Se muestran todas las propuestas de resolución o de acuerdo que se
hayan iniciado en el expediente, así como el resultado de estas. Se trata de los datos, no de los
documentos. PIAE introduce un cambio que el Seguimiento de Expedientes no puede reflejar
correctamente: sobre una propuesta de acuerdo podrán recaer varios dictámenes o
acuerdos, y estos estarán enganchados a la propuesta inicial. Por ejemplo, sobre una propuesta
realizada por un servicio que deba ir primero a una Comisión y luego a Pleno, en esta pestaña
en PIAE veremos que hay una propuesta sobre la que ha recaído un dictamen y luego un
acuerdo.
•
“Notificaciones”. Se muestra la relación de los datos de todas las notificaciones que han nacido
de este expediente. Desde allí también podremos acceder al documento de cada una de ellas.
Estos documentos también estarán en el grupo de "Datos documentales". Como se puede ver,
en PIAE se ve a qué actuación (acto administrativo) pertenece cada notificación.
Aunque el gestor tenga la tarea “Tramitar Expediente” asociada a él, no se habilitará el botón
de “Modificar datos Acuse” si se trata de una notificación electrónica. Par el resto de las
notificaciones que tengan la tarea registrar acuse, el botón “Modificar datos Acuse” no se
habilitará hasta que no se haya finalizado dicha tarea. Al pulsar sobre la opción “Modificar
datos Acuse” se nos abrirá una pantalla para modificar si ha sido positiva o negativa, los
documentos y fechas.
•
“Acciones”. Para los expedientes que se dieron de alta en Seguimiento de Expedientes y que se
han migrado a PIAE, en esta pestaña se muestra la información que lo que en Seguimiento se
llamaba Actuaciones realizadas. Para que no se confundan en PIAE, a estas las llamamos
Acciones. El usuario podrá añadir en PIAE nuevas acciones al expediente si así lo considera
oportuno.
•
“Anotaciones”. En esta pestaña se muestra el listado de todas las anotaciones realizadas por el
usuario sobre el expediente. Las anotaciones son como observaciones.
•
“Agrupaciones”. En esta pestaña se muestran todas las agrupaciones actuales o que haya
habido, es decir, los expedientes que estén agrupados o que se hayan agrupado en algún
momento al expediente actual.
•
“Instancias aportadas”. En esta pestaña se muestra la relación de instancias (solo datos)
aportadas al expediente. Al aportar una instancia al expediente, automáticamente el interesado
(y su representante) pasa a ser múltiple interesado del expediente.
•
“Relaciones”. Se muestran las relaciones con otros expedientes. A diferencia de las
agrupaciones que implican una agrupación física de dos expedientes (es decir, se unen dos
expedientes en uno solo), las relaciones son como ventanas entre expedientes, de forma que
habilitar una relación de un expediente A con otro expediente B significará que desde el
expediente A se podrá consultar el expediente B, pero no al revés (para ello habría que habilitar
una relación entre el B y el A).
•
“Estado”. Se muestra el estado actual del expediente. Simplemente informa de cuál su unidad
gestora y los datos de contacto de esta.
•
“Referencias de gestión”. Son identificadores (referencias) de otras aplicaciones de gestión que
están relacionados con el expediente. Por ejemplo, un expediente contable del Sistema
Económico del Ayuntamiento (SEDA), un contrato menor de la aplicación del Registro de
Contratos Menores, una operación patrimonial del Sistema de Gestión Patrimonial (SIGESPA),
etc. De esta forma se consiguen automatismos como, por ejemplo, en el caso de una referencia
de un contrato menor, que cuando se adopte la resolución de adjudicación en el expediente de
PIAE, PIAE llama a la aplicación del Registro de Contratos Menores con los datos de dicha
resolución y esta aplicación pasa automáticamente el contrato menor al estado adjudicado. Y
en ese mismo momento, los datos de dicho contrato son consultables en el portal de
transparencia de la web municipal.
De toda esta información, quizás la más importante sea la que podremos ver en la pestaña
"Actuaciones".
6.5. Actuaciones del expediente
En la primera imagen que acompaña al apartado anterior podemos ver que en esta pestaña se nos
muestra la información de la tramitación del expediente. Nos aparece una lista de actuaciones y se
nos muestran los siguientes datos de cada una de ellas:
•
Un indicador que nos dice si la actuación ya ha finalizado (check verde), está anulada (aspa
roja) o está pendiente (reloj de arena).
•
La unidad que ha iniciado la actuación. Normalmente será la gestora del expediente, pero hay
que tener en cuenta que ésta puede cambiar. Por ejemplo, un expediente de investigación
urbanística que esté llevando el servicio de Disciplina Urbanística puede derivar en una sanción
para lo cual, el expediente lo deberá continuar el Servicio del Procedimiento Sancionador.
Entonces se podrá observar en este listado que hay unas actuaciones (las iniciales) que las hizo
Disciplina Urbanística, y otras (las finales) que las ha hecho el Servicio del Procedimiento
Sancionador.
•
El nombre de la actuación. Todas las actuaciones posibles que se pueden ejecutar en un
expediente tienen un nombre establecido por PIAE, aunque será posible parametrizar estas
actuaciones para generar versiones propias de las mismas pero adaptadas a los requerimientos
de cada unidad administrativa.
•
La descripción que complementa la actuación que ayuda a clarificar de qué se trata.
•
Fecha en la que se inicia la actuación y la fecha en la que finaliza. Es decir, se inicia con la
primera tarea de esta y termina cuando termine la última tarea.
El detalle de cada actuación se obtiene a través del botón “Ver Trámites”:
En esta ventana se nos muestra la información de la actuación del expediente en dos listas: trámites
de la actuación y tarea de cada trámite.
En el primer listado, el de los trámites, se muestran los siguientes datos:
•
El estado, con el mismo significado que en las actuaciones.
•
La unidad que ha realizado el trámite. Por ejemplo, en la actuación "Solicitar informe", la inicia
una unidad administrativa A y realizará todas las tareas del primer trámite ("Elaborar
solicitud"), pero cuando éstas terminen, aparecerá el segundo trámite de la actuación ("Elaborar
informe") que deberá realizarlo la unidad a la cual se le solicita el informe.
•
El nombre del trámite.
•
Las fechas de inicio y fin del trámite.
En el segundo listado, el de las tareas, se muestran los siguientes datos:
•
El estado y la unidad, igual que en los casos anteriores.
•
El nombre de la tarea.
•
Una descripción que amplía el detalle de la tarea.
•
Las fechas de inicio y fin de esta.
•
El grupo de trabajo que tiene o que ha realizado la tarea.
•
El usuario que tiene o que ha finalizado la tarea.
En muchas de las actuaciones del listado se activará el botón consultar para que se pueda consultar
información más detallada sobre la tarea que tengamos seleccionada en el listado.
El usuario podrá realizar las siguientes acciones:
Acciones que puede realizar el usuario
•
Si el usuario tiene asignado el expediente y la situación de tramitación en la que se encuentre
lo permite, se activará el botón "Nueva" y se podrán iniciar nuevas actuaciones. Pero hay
ciertos momentos en la tramitación de un expediente en los que PIAE impedirá lanzar nuevas
actuaciones. Por ejemplo, no se podrá realizar una actuación de cambio de unidad gestora si
hay actuaciones pendientes; deberemos esperar primero a que todas las actuaciones que
hayamos iniciado terminen.
•
El botón "Tareas pendientes" es útil cuando hay varias actuaciones en paralelo, porque nos
presentará una relación de qué tareas hay pendientes en cada momento, en qué unidades
administrativas, la descripción que tengan, desde cuándo y qué usuarios las tienen asignadas.
•
El botón "Consulta Notif." nos muestra todas las notificaciones nacidas de la actuación
seleccionada. Incluso podremos acceder al documento de cada una. También nos muestra la
relación de comunicaciones realizadas, es decir, las notificaciones hechas a otros servicios o
unidades administrativas del ayuntamiento.
•
El botón "Consulta Agrup.", estando sobre una actuación “Agrupado a expediente” de un
expediente hijo de una agrupación, presenta una relación de las actuaciones realizadas en el
expediente al cual estaba agrupado mientras ha durado dicha agrupación.
•
El botón “Expedientes hijos” se activa en las actuaciones de tipo “Resolución colectiva”, y
muestra el listado de los expedientes implicados en dicha actuación.
•
El botón “Ver Trámites” nos abre la ventana que nos muestra los trámites de la actuación
seleccionada y las tareas de cada uno de los trámites. Es decir, nos permite consultar la
tramitación completa de una actuación en concreto.
•
El botón “Cambiar Descripción” permite cambiar la descripción de una actuación.
•
El botón “Ver Documentos” nos muestra una lista con los documentos del expediente de una
actuación en concreto. Nos muestra una lista de estos, permitiendo consultar cada uno de ellos.
En la consulta de “Datos de Tramitación”, solo se mostrará el usuario que ha realizado una
determinada tarea si la unidad administrativa responsable de realizar la tarea es la misma que la unidad
desde la que se está consultando la tramitación de este. Es decir, no se verán los usuarios que hayan
realizado las tareas que se realicen fuera de la propia unidad administrativa.
Por ejemplo, si una Unidad Administrativa lanza una actuación de “Solicitud de Informe”, desde esa
unidad solo se podrá ver los usuarios que han hecho las tareas correspondientes a los trámites de la
actuación que hayan realizado dentro de la unidad: la solicitud del informe y la revisión de este. No
podrán ver el usuario que haya realizado la elaboración de ese informe, que es de otra unidad
administrativa.
6.6. Datos documentales
En este grupo de datos es donde se pueden consultar todos los documentos del expediente, tanto si
pertenecen al foliado del expediente como si no (por ejemplo, los documentos anulados o los
documentos de trabajo).
En el listado de documentos se muestran los siguientes datos:
•
El nombre de la actuación donde se generó el documento (todo documento de un expediente
está enganchado a una actuación).
•
El expediente origen. Normalmente estará vacío porque son documentos que nacieron o se han
aportado al expediente actual, pero puede ocurrir que se aporten documentos de otro expediente
o bien que se generen documentos mediante una actuación colectiva de otro expediente (por
ejemplo, una resolución o una publicación que agrupa a varios expedientes).
•
La fecha en que se aportó al expediente. El orden de los documentos en los expedientes de PIAE
es, primero por fecha de inicio de la actuación y luego por fecha de aportación del documento.
De esta forma, todos los documentos que justifiquen una misma actuación estarán juntos,
aunque entre medio de ellos se hubieran aportado otros documentos de otras actuaciones
tramitadas en paralelo.
•
La descripción del documento. Este dato podrá ser editado por el gestor del expediente cuando
sea necesario. De esta forma, cuando se obtenga el índice del expediente las descripciones de
los documentos serán más claras.
•
El tipo de soporte. Un documento puede estar en tres soportes:
-
“Físico”. Indica que es un documento papel, un DVD, una cinta de vídeo, etc. Y por lo tanto
deberá generar relación de envío cada vez que se mueva entre unidades.
“Digital”. Indica que el documento ha sido obtenido del sistema de archivos de un
ordenador.
“Digitalización certificada”. Indica que el documento original está en papel, pero ha sido
convertido a digital por medio de la aplicación Digitalización Certificada.
•
Icono que nos dirá si el documento contiene alguna firma electrónica o no.
•
Icono que nos dirá si el documento pertenece al foliado del expediente o no.
•
Icono que nos indicará si el documento es visible solo internamente o también es visible por los
interesados a través de la sede electrónica.
•
A veces aparece un icono de un ojo (como en la imagen) para informar al gestor que ese
documento ha sido visto por uno o varios interesados legales del expediente a través de la sede
electrónica.
Mediante la botonera que aparece con la lista de documentos podremos:
•
“Descargar”. Permite descargar el documento al ordenador del usuario.
•
"Propiedades". Permite modificar algunas propiedades del documento: su descripción, si forma
parte del foliado o no y configurar su visibilidad en la sede electrónica (para todos los
interesados legales, para algunos o par ninguno). Solo se activa si el usuario es el gestor del
expediente.
•
El botón "Digitalizar" permitirá cambiar un documento en soporte físico (papel) por su copia
auténtica en soporte "Digitalización Certificada".
•
El botón "Pasar a Soporte Físico" se utilizará para que un documento previamente digitalizado
se pueda volver a digitalizar. Esto será necesario si en el proceso de digitalización se produjo
algún error y el documento actual es erróneo o está incompleto, o bien porque se tiene que
digitalizar con otros parámetros (resolución o color).
•
“Consultar”. Permite ver el contenido del documento seleccionado. La consulta de un
documento firmado se deberá hacer con el visor de documentos firmados del Ayuntamiento, ya
que éstos no son PDF's.
•
“Descargar CV”. En aquellos documentos firmados electrónicamente que se haya generado una
copia verificable del mismo (CV), con este botón se podrá consultar la misma. Se denomina
copia verificable a un documento que sale del ayuntamiento mediante una notificación o
comunicación a otro organismo, se registra de salida y en destino se puede cotejar su
autenticidad a través de la sede electrónica (otros sistemas lo llaman CSV).