Los formatos de la nómina se ajustarán, indistintamente, a las medidas UNE A4 (297 por 210 milímetros) o UNE A3 (297 por 420 milímetros) y se adecuarán, en lo posible, a los modelos que, a continuación, se indican:
Cuerpo de la nómina (anexo IV): Modelo N1. Nómina de personal, para reclamar todas las retribuciones.
Resúmenes de nómina (anexo V): Modelo RN. Hoja resumen de nómina.
Modelo RRD. Resumen de retribuciones y de deducciones.
Modelo RRX. Resumen de retribuciones y deducciones por conceptos.
Modelo REN. Reintegros en nómina.
Estados justificativos de la nómina (anexo VI): Modelo VR1. Variación mensual de retribuciones-Altas.
Modelo VR2. Variación mensual de retribuciones-Bajas.
Modelo VR3. Variación mensual de retribuciones-Modificaciones.
Modelo VR4. Variación mensual de retribuciones-Resumen.
Modelo VD1. Variación mensual de deducciones-Altas.
Modelo VD2. Variación mensual de deducciones-Bajas.
Modelo VD3. Variación mensual de deducciones-Modificaciones.
Modelo VD4. Variación mensual de deducciones-Resumen.
5.1 Cuerpo de la nómina: Se cumplimentará teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
5.1.1 El orden en el que han de figurar en las distintas nóminas los perceptores, numerados correlativamente a partir de la unidad, será el alfabético de apellidos y nombre.
5.1.2 Información de cabecera: Los campos existentes en la cabecera se cumplimentarán del siguiente modo:
Ministerio/Organismo: Con el literal del Ministerio u Organismo.
Habilitación: Con el literal de la Habilitación.
Clase de nómina: Con uno de los literales siguientes, de acuerdo con el tipo de personal a que corresponda la nómina:
Funcionarios.
Funcionarios en el extranjero.
Contratados laborales.
Contratados laborales en el extranjero.
Número de nómina: Con el número correspondiente.
Mes-año-agrupación: Con los numerales del mes y año a que corresponde la nómina y, en su caso, con el literal que identifique la agrupación de perceptores incluidos en la nómina, permitiendo así la realización de nóminas independientes dentro de la misma clase de nómina.
Habilitado: Con el nombre y apellidos del habilitado.
Suplente: Se consignará, en su caso, el nombre y apellidos del habilitado suplente.
Período de liquidación: Con la fecha del inicio y finalización del mes de devengo.
Presupuesto: Con el numeral del año del presupuesto correspondiente.
5.1.3 Datos personales: En esta columna existirán, obligatoriamente, las siguientes líneas:
Apellidos y nombre.
Número del documento nacional de identidad y número de Registro de personal.
Según el tipo de personal se imprimirá, en caso de significación, la siguiente información:
a) Funcionarios: Clase de funcionario, número de trienios por grupo, Cuerpo o Escala, grupo, nivel de complemento de destino, grado personal y puesto de trabajo que ocupa.
b) Contratados laborales: Clase de contrato, número de trienios, convenio colectivo, categoría profesional, nivel retributivo y puesto de trabajo que ocupa.
Asimismo, se imprimirá, en caso de significación, el número de afiliación a la Seguridad Social, el código de cuenta de cotización, el epígrafe de accidentes y el grupo de tarifa.
5.1.4 Retribuciones: Las columnas comprendidas en este grupo, se cumplimentarán del siguiente modo:
Código: Con la clave asignada a cada retribución.
Concepto: Con el literal correspondiente a cada retribución.
Aplicación presupuestaria: Con la que corresponda a la naturaleza de la retribución, mediante 17 dígitos con las separaciones oportunas entre Sección, Organismo, Servicio, programa y subprograma, concepto y subconcepto. Deberá ser única para cada perceptor y concepto retributivo durante la totalidad del período de liquidación.
Las claves asignadas a las retribuciones son las siguientes:
01: Sueldo.
02: Antigüedad (trienios).
03: Paga extraordinaria.
04: Complemento de destino.
05: Complemento específico.
06: Complemento de productividad.
07: Gratificación por servicios extraordinarios.
08: Complemento personal transitorio.
09: Indemnización por residencia.
10: Compensación por calidad de vida y equiparación del poder adquisitivo.
11: Complemento por Placas, Cruces o Medallas.
12: Complemento de productividad. Componente ordinario.
13: Complemento de productividad. Componente excepcional.
20: Complemento específico. Componente general.
21: Complemento específico. Componente singular.
22: Complemento específico. Componente por formación permanente.
23: Complemento específico. Componente por méritos docentes.
24: Complemento específico. Componente particular.
30: Plus convenio.
60: Horas extraordinarias.
80: Prestación familiar por hijos a cargo.
82: Incapacidad laboral transitoria (Reglamento General de la Seguridad Social).
Para las retribuciones no contempladas en la tabla anterior, se estará a lo que se indique en las disposiciones que las establezcan y, en su defecto, se utilizarán las claves no reservadas de la 14 a la 29, para retribuciones de personal funcionario. En cuanto a las retribuciones de personal laboral, se utilizarán las claves no reservadas, de la 31 a 59 sin perjuicio de la utilización, en caso de coincidencia, de las claves asignadas al personal funcionario.
5.1.5 Deducciones formalizables: Son las deducciones cuyo ingreso se realiza en formalización en el Tesoro Público. Las columnas comprendidas en este grupo se cumplimentarán de la siguiente forma:
Código: Con el código asignado a cada deducción.
Concepto: Con el literal correspondiente a cada deducción.
Base: En su caso, con la base a considerar.
Porcentaje: En su caso, con el porcentaje a aplicar a la base.
Importe: Con el importe de la deducción.
5.1.6 Deducciones no formalizables: Se cumplimentarán de la forma indicada en el punto anterior.
5.1.7 Los códigos asignados a las deducciones son los siguientes:
01: IRPF.
02: Derechos pasivos.
03: MUFACE.
04: ISFAS.
05: MUNPAL.
06: MUGEJU.
09: Cuota obrera del RGSS.
20: Anticipo reintegrable.
21: Retención judicial.
22: Reintegro de préstamo de MUFACE.
Para las deducciones no contempladas en la tabla anterior, se utilizarán los códigos 23 a 98.
5.1.8 En la primera línea de cada perceptor, se cumplimentarán las columnas de los importes íntegro, líquido y neto, de la siguiente forma:
Importe íntegro: Con la cantidad resultante de sumar los importes de todas las retribuciones.
Importe líquido: Con la cantidad resultante de restar al importe íntegro la suma de los importes de todas las deducciones formalizables.
Importe neto: Con la cantidad resultante de restar al importe líquido la suma de los importes de todas las deducciones no formalizables.
5.2 Resúmenes de nómina: La hoja resumen de nómina se cumplimentará en la forma que se deduce de su propia estructura. Los importes íntegro, líquido, y neto serán iguales a los correspondientes de totales de la nómina. Deberá ir firmada por el Habilitado y el Jefe del Centro o de la Dependencia correspondiente.
En el resumen de retribuciones y deducciones figurarán las contenidas en la nómina, ordenadas las primeras por aplicaciones presupuestarias, de acuerdo con el orden marcado en los Presupuestos Generales del Estado.
En el resumen de retribuciones y deducciones por conceptos, figurarán las contenidas en la nómina, ordenadas las primeras por orden creciente de claves.
En el listado de reintegros en nómina figurarán en el orden establecido en el cuerpo de la nómina los perceptores a los que se les hubiere practicado reintegros y se cumplimentará en la forma que se deduce de su propia estructura.
5.3 Estados justificativos de la nómina: Se cumplimentarán estos estados en la forma que se deduce de su propia estructura, figurando sólo cantidades íntegras.
En los modelos correspondientes a altas se relacionarán los perceptores que sean alta en nómina con las retribuciones y deducciones por conceptos que figuran en la nómina.
En los modelos correspondientes a bajas se relacionarán los perceptores que sean baja en nómina con las retribuciones y deducciones por conceptos que figuraban en la nómina del mes anterior.
En los modelos correspondientes a modificaciones se relacionarán los perceptores que hayan experimentado aumento o disminución en las retribuciones o deducciones acreditadas en la nómina con respecto a las que figuraban en la nómina del mes anterior.
Los perceptores figurarán en el orden establecido para el cuerpo de la nómina. Serán numerados correlativamente a partir de la unidad. En los modelos correspondientes a modificaciones, el número de orden correlativo a partir de la unidad, sólo se asignará a los perceptores que hayan experimentado en sus retribuciones o deducciones las siguientes modificaciones:
Modificaciones en retribuciones:
a) Transitorias.
b) Definitivas que no se deben a modificaciones transitorias producidas en el mes anterior.
Modificaciones en deducciones: En todos los casos, salvo que la modificación sea debida únicamente a la mera modificación de las retribuciones.
La columna de variación se cumplimentará únicamente en el caso de los modelos correspondientes a modificaciones y en ella se deberá consignar:
MD-A: Cuando se trate de modificación definitiva-Aumento.
MD-D: Cuando se trate de modificación definitiva-Disminución.
MT-A: Cuando se trate de modificación transitoria-Aumento.
MT-D: Cuando se trate de modificación transitoria-Disminución.
Cuando se trate de modificaciones definitivas debidas a la baja del perceptor en la nómina del mes siguiente, se consignará en la columna de variación BD-D en caso de disminución y BD-A en caso de aumento.
5.4 Los justificantes deberán acompañar a los estados justificativos y habrán de ir numerados con el número correlativo y la clave del estado de variaciones que les corresponda (ejemplo: 3/VR1 ó 235/VR3) y ordenados de acuerdo con esta numeración.
5.5 Las nóminas ordinarias tendrán asignado 01 como número de nómina y comprenderán para cada perceptor, al menos, las remuneraciones fijas en su cuantía y periódicas en su vencimiento, incluyendo, asimismo, en el mes de devengo correspondiente las pagas extraordinarias de junio y diciembre.
Existirá una única nómina ordinaria para cada mes de clase de nómina y, en su caso, agrupación de perceptores.
Las restantes nóminas que se confeccionen durante el mes tendrán asignado un número de nómina a partir del 02 y todos los perceptores incluidos en las mismas, a efectos de los estados justificativos, serán considerados como altas en nómina.