Correo electrónico: conceptos elementales y funcionamiento

Contenido GENÉRICO, común a cualquier cliente de correo. No describe menús ni atajos de un programa concreto: cuando el programa oficial de una oposición nombra un cliente (Outlook, Thunderbird…), esa materia va en el contenedor de ESE cliente.

Qué es

El correo electrónico es un servicio de red que permite intercambiar mensajes entre usuarios identificados por una dirección de correo. Es un servicio asíncrono: no exige que emisor y receptor estén conectados a la vez, porque el mensaje queda almacenado en el servidor del destinatario hasta que este lo recoge.

La dirección de correo

Tiene la forma buzón@dominio:

• La parte anterior a la arroba identifica el buzón dentro del dominio.

• La parte posterior identifica el dominio (la organización o el proveedor que gestiona ese buzón).

La arroba (@) separa ambas partes y es obligatoria. Las direcciones no distinguen mayúsculas de minúsculas en la parte del dominio.

Cómo viaja un mensaje

Intervienen dos familias de protocolos, y conviene no confundirlas:

La diferencia práctica entre POP3 e IMAP es dónde vive el correo: con POP3 en el equipo, con IMAP en el servidor. Por eso IMAP es el adecuado cuando se consulta el mismo buzón desde varios dispositivos.

El entorno de trabajo

Un cliente de correo organiza los mensajes en carpetas, y estas son comunes a todos:

• Bandeja de entrada: los mensajes recibidos.

• Bandeja de salida: los que están pendientes de enviarse.

• Elementos enviados: copia de los ya enviados.

• Borradores: los redactados y no enviados.

• Elementos eliminados / Papelera: los borrados, hasta su vaciado definitivo.

• Correo no deseado / Spam: los que el filtro considera basura.

Campos de un mensaje

• Para: destinatario o destinatarios principales.

• CC (con copia): destinatarios en copia. Todos los receptores ven estas direcciones.

• CCO (con copia oculta): destinatarios en copia cuyas direcciones NO ve el resto. Es el campo que debe usarse al escribir a muchas personas que no se conocen entre sí, porque evita difundir sus direcciones.

• Asunto: resumen del contenido.

• Cuerpo: el texto del mensaje.

• Datos adjuntos: ficheros que acompañan al mensaje.

Enviar, recibir, responder y reenviar

• Responder dirige la contestación solo al remitente.

• Responder a todos la dirige al remitente y a todos los destinatarios de «Para» y «CC» (no a los de CCO, que no son visibles).

• Reenviar manda el mensaje a un tercero que no lo había recibido; a diferencia de responder, conserva los datos adjuntos.

Reglas y filtros

Una regla (o filtro) es una acción automática que el cliente aplica a los mensajes que cumplen una condición: mover a una carpeta, marcar, reenviar, eliminar o avisar. Se compone de:

1. Una o varias condiciones (remitente, destinatario, palabras del asunto o del cuerpo, presencia de adjuntos, tamaño…).

2. Una o varias acciones a ejecutar.

3. Opcionalmente, excepciones que impiden aplicarla.

Las reglas se ejecutan en orden, y ese orden importa: una regla anterior puede mover o eliminar un mensaje antes de que otra llegue a verlo.

Gestión de contactos

La libreta de direcciones almacena los contactos con sus datos (nombre, una o varias direcciones, teléfono, organización). Permite:

• Dar de alta contactos manualmente o desde un mensaje recibido.

• Agruparlos en listas de distribución (o grupos de contactos), que envían a todos sus miembros escribiendo un único nombre.

• Importar y exportar la libreta, habitualmente en formato vCard (.vcf) o CSV.

Firma

La firma es un bloque de texto (nombre, cargo, datos de contacto) que el cliente añade automáticamente al final de los mensajes nuevos, para no tener que escribirlo cada vez. Puede configurarse más de una firma y elegir cuál se usa por defecto en mensajes nuevos y cuál en respuestas o reenvíos, que suele ser más breve. La firma se inserta al redactar; si se modifica después de enviado un mensaje, los ya enviados no cambian.

Respuesta automática (fuera de oficina)

La respuesta automática (también llamada aviso de ausencia o «fuera de oficina») es un mensaje que el cliente envía por sí solo, sin intervención del usuario, a quien escribe mientras está activada. Suele configurarse con una fecha de inicio y otra de fin, y con un texto distinto según el remitente sea de la propia organización o externo. A diferencia de una regla ordinaria, no reenvía ni copia el mensaje original: solo avisa al remitente de que la respuesta se demorará. Por eso conviene desactivarla al volver: si se olvida, sigue respondiendo automáticamente aunque el usuario ya esté leyendo el correo con normalidad.

Buenas prácticas y seguridad

• Usar CCO para envíos masivos a personas que no se conocen entre sí: es una obligación de protección de datos, no una cortesía.

• Desconfiar de mensajes que piden credenciales o datos bancarios con urgencia (phishing), aunque parezcan de un remitente conocido.

• No abrir adjuntos inesperados: son la vía habitual de entrada de código malicioso.

• Un mensaje enviado no se puede dar por retirado: la recuperación solo funciona en condiciones muy concretas y dentro de la misma organización.

Creación de mensajes

Al crear un mensaje se rellenan su encabezado (los campos) y su cuerpo. El formato de un mensaje de Internet lo fija un estándar común a todos los clientes (RFC 5322), y lo que sigue vale para cualquiera de ellos.

Campos obligatorios. Según ese estándar, los únicos campos obligatorios de un mensaje son la fecha de origen y el remitente. Todos los demás —incluidos los destinatarios y el asunto— son opcionales para el estándar, aunque el cliente avise si se envía sin asunto.

Responder a. Además de «Para», «CC» y «CCO», un mensaje puede llevar el campo «Responder a» (Reply-To): indica la dirección o direcciones a las que el autor sugiere que se envíen las respuestas, cuando no quiere que vayan a la dirección del remitente.

Qué pasa con CCO al enviar. El estándar admite varias formas de tratar la línea CCO al enviar. En la más habitual, la línea se elimina del mensaje, aunque todos los destinatarios —también los de CCO— reciben una copia. En cualquiera de ellas, los destinatarios de «Para» y «CC» no pueden ver quién iba en copia oculta.

Texto sin formato o HTML. El cuerpo puede escribirse en texto sin formato (solo caracteres) o en un formato enriquecido como HTML (negritas, colores, imágenes, enlaces). Es habitual que el cliente envíe las dos versiones del mismo contenido dentro del mensaje, como partes alternativas; el cliente del destinatario muestra la más rica que sea capaz de mostrar, salvo que el usuario haya elegido ver solo el texto sin formato.

Por qué un adjunto hace crecer el mensaje. El correo nació para transportar solo texto, así que los ficheros adjuntos se codifican como texto dentro del propio mensaje. Con la codificación habitual (Base64), cada 3 bytes del fichero se convierten en 4 caracteres, de modo que el adjunto ocupa aproximadamente un tercio más de lo que ocupa el fichero. El tamaño máximo admitido no lo fija el estándar, sino cada servidor de correo; y algunos clientes aplican además su propio límite a los adjuntos.

Confirmación de entrega y confirmación de lectura. Son dos avisos distintos que el remitente puede pedir:

• La confirmación de entrega la genera el sistema de correo e informa de si el mensaje se entregó, falló o se está retrasando. Dice que el mensaje llegó, no que se haya leído.

• La confirmación de lectura se solicita al destinatario, y es solo una petición: su cliente puede ignorarla sin avisar al remitente. Por eso no recibirla no prueba que el mensaje no se haya leído, y recibirla tampoco es una garantía.

Gestión del buzón: marcas, carpetas y búsqueda

Recibir el correo no termina al descargarlo: el buzón se organiza marcando los mensajes, moviéndolos a carpetas y buscándolos. Cuando el buzón se consulta por IMAP, esta organización vive en el servidor; lo que sigue lo fijan el estándar IMAP (RFC 9051) y su extensión de carpetas de uso especial (RFC 6154), comunes a cualquier cliente.

Las marcas de un mensaje. Cada mensaje lleva una lista de marcas (en inglés, flags) que el cliente pone o quita. El estándar define cinco marcas de sistema en uso (una sexta, \Recent, está obsoleta):

• Leído (\Seen): el mensaje se ha leído.

• Respondido (\Answered): el mensaje se ha respondido.

• Marcado o destacado (\Flagged): el mensaje requiere atención urgente o especial.

• Eliminado (\Deleted): el mensaje está marcado para borrarse después.

• Borrador (\Draft): el mensaje no ha terminado de redactarse.

Además de estas, el servidor puede admitir otras marcas, llamadas palabras clave, que no empiezan por barra invertida; por ejemplo, la que indica que el mensaje se ha reenviado ($Forwarded).

Leído y no leído. Al abrir el contenido de un mensaje, la marca de leído se pone sola. Existe una forma de consultar el mensaje que no la pone, y quitarla a mano devuelve el mensaje a «no leído». Si el servidor guarda la marca de forma permanente, que es lo habitual, un mensaje leído en el móvil aparece también como leído en el ordenador.

Eliminar en dos pasos. Marcar un mensaje como eliminado todavía no lo borra: el borrado definitivo lo hace una operación aparte (en inglés, expunge, «purgar»), que suprime de una vez todos los mensajes de la carpeta que llevan la marca de eliminado. Hasta entonces, quitar la marca recupera el mensaje.

Carpetas propias. Además de las carpetas comunes, el usuario puede crear sus propias carpetas, renombrarlas y borrarlas. La Bandeja de entrada (INBOX) es especial: es el buzón principal del usuario, no puede crearse de nuevo ni borrarse, y su nombre no distingue mayúsculas de minúsculas.

Mover y copiar. Copiar deja el mensaje en la carpeta de origen y pone una copia al final de la de destino. Mover lo coloca al final de la carpeta de destino y lo quita de la de origen en una sola acción: el efecto es el de copiarlo y borrar definitivamente solo ese original, sin que pase por el estado de marcado como eliminado. El estándar recomienda que, al copiarlo o moverlo, el mensaje conserve sus marcas.

Carpetas de uso especial y archivado. Cada servidor puede dar un nombre distinto a sus carpetas de enviados, borradores o papelera, así que el estándar permite que el servidor indique qué carpeta cumple cada función (RFC 6154): enviados, borradores, papelera, correo no deseado, archivo y otras. La carpeta de archivo sirve para sacar mensajes de la bandeja de entrada y quitarlos de en medio sin dejar de tenerlos accesibles; qué significa exactamente «archivar» depende del servidor.

Búsqueda. Se buscan los mensajes de una carpeta que cumplan uno o varios criterios: el remitente, el asunto o el texto contenido, la fecha, el tamaño o las marcas (por ejemplo, los no leídos o los marcados). Cuando se escriben varios criterios juntos, el resultado son los mensajes que cumplen todos a la vez. En campos como el remitente o el asunto, un criterio de texto encuentra el mensaje aunque lo buscado sea solo una parte de la palabra; en el cuerpo del mensaje, en cambio, el servidor puede exigir la palabra completa. Con las letras sin tilde ni eñe (caracteres ASCII), el estándar recomienda no distinguir mayúsculas de minúsculas.

Reglas en el servidor y contactos: los estándares Sieve y vCard

Lo que sigue amplía dos apartados del epígrafe —«Reglas/Filtros de mensaje» y «Gestión de contactos»— con lo que fijan dos estándares abiertos que cualquier programa puede implementar: el lenguaje de filtrado Sieve (RFC 5228, con su extensión de rechazo, RFC 5429) y el formato de contactos vCard (RFC 6350).

Dónde se aplican las reglas. Un filtro puede aplicarse en el programa de correo del usuario o en el servidor. Sieve es un lenguaje estándar para filtrar los mensajes en el momento de la entrega final, pensado para poder usarse tanto en un cliente como en un servidor, e independiente del protocolo con el que se consulte el buzón. Su lenguaje básico no tiene variables ni bucles, y no puede ejecutar programas externos: por eso puede ofrecerse en servidores donde el usuario no tiene permiso para ejecutar programas propios.

Condiciones. Una regla comprueba condiciones sobre el mensaje: una dirección (por ejemplo, la del remitente o la de un destinatario), el contenido de una cabecera (como el asunto), si una cabecera existe o el tamaño del mensaje. Varias condiciones se combinan de dos formas: que se cumplan todas a la vez (un «y» lógico) o que se cumpla al menos una (un «o» lógico); también puede invertirse una condición (un «no»).

Formas de comparar un texto. Al comparar, por ejemplo, el asunto con una palabra, hay tres formas:

• Igual a (:is): el texto tiene que ser exactamente el buscado. Es la forma que se usa cuando no se indica otra.

• Contiene (:contains): basta con que el texto buscado aparezca dentro.

• Coincide con un patrón (:matches): se usan comodines; el asterisco sustituye a cualquier número de caracteres (también a ninguno) y la interrogación, a un solo carácter.

Salvo que se indique otra cosa, la comparación no distingue mayúsculas de minúsculas en las letras sin tilde ni eñe (caracteres ASCII).

Condición de tamaño. Se comprueba si el mensaje, medido en octetos (bytes), es mayor que un límite o menor que un límite. Un mensaje que mida exactamente el límite no cumple ninguna de las dos.

Acciones. El estándar define cuatro acciones básicas:

• Guardar (keep): hace con el mensaje lo que se haría si no hubiera ningún filtro; normalmente, dejarlo en el buzón principal.

• Archivar en una carpeta (fileinto): entrega el mensaje en la carpeta indicada. Es una acción recomendada, no obligatoria, para quien implementa el estándar.

• Redirigir (redirect): envía el mensaje a otra dirección sin cambiar el cuerpo ni las cabeceras que ya tiene, aunque puede añadir cabeceras nuevas. No es un reenvío como el que hace el usuario desde su programa, que crea un mensaje nuevo, con otro remitente, que envuelve al original.

• Descartar (discard): cancela la acción implícita de guardar (ver más abajo) de forma silenciosa: no puede devolver ningún aviso de no entrega. Si se combina con otra acción (por ejemplo, archivar en una carpeta), esa otra acción se ejecuta igualmente.

Una extensión opcional añade el rechazo (reject): a diferencia de descartar, rechazar niega la entrega del mensaje indicando un motivo. Normalmente la negativa se devuelve a la dirección de retorno del mensaje, bien con un aviso de no entrega, bien rechazándolo durante la propia transmisión. No se envía aviso si esa dirección de retorno está vacía, y puede omitirse si el mensaje parece correo basura.

La acción por defecto. Para que un caso que las reglas no han previsto no haga perder el mensaje, existe una acción implícita de guardar: si ninguna regla ha archivado, redirigido, guardado, descartado ni rechazado el mensaje, este se guarda igualmente (normalmente, en el buzón principal). Una redirección que el servidor ignore por su política no cancela esta acción.

El orden y cómo parar. Las condiciones pueden encadenarse como «si…, si no, si…, si no…»: dentro de esa cadena se ejecuta solo el primer bloque cuya condición se cumple. Una orden de parada (stop) termina todo el filtrado; si hasta ese momento no se ha cancelado la acción implícita de guardar, el mensaje se guarda.

El formato de los contactos: vCard. Los contactos pueden intercambiarse como tarjetas vCard, en ficheros con extensión .vcf (o .vcard). En la versión 4.0 del formato:

• El juego de caracteres es siempre UTF-8, sin posibilidad de cambiarlo.

• La tarjeta empieza por BEGIN:VCARD, y justo después tiene que ir la versión del formato, que es obligatoria.

• El nombre tal como se muestra (FN) es obligatorio. El nombre desglosado en sus partes (apellidos, nombre…) es opcional, aunque se recomienda incluirlo cuando el contacto es una persona con nombre y apellidos.

• Un contacto puede tener varias direcciones de correo. Para indicar cuál se prefiere se usa un número de preferencia del 1 al 100: cuanto más bajo, más preferida, y el 1 es la preferida. Una dirección sin número se considera la menos preferida, y el número solo tiene sentido comparado con el de las demás direcciones de la misma tarjeta.

• La tarjeta puede indicar qué clase de contacto describe: una persona o entidad individual (la clase por defecto si no se indica), un grupo, una organización o un lugar.

• Solo una tarjeta de grupo puede enumerar miembros, que pueden ser otras tarjetas o, por ejemplo, direcciones de correo; una tarjeta de organización no puede tenerlos. Los datos de una tarjeta de grupo son del grupo entero: su dirección de correo puede ser, por ejemplo, la de una lista de distribución.